Wie Hausmeister Ben mit clockin den Kopf frei hat
Knapp 300 Gebäude, 22 Mitarbeitende und Touren zwischen Kreis Steinfurt, Coesfeld und Emsland: Früher lief das alles über Auftragszettel, Aktenordnern und einer selbstgebaute Datenbank. Heute organisiert das Team Einsätze, Zeiten und Dokumentation digital mit clockin, direkt vor Ort.
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Gelernt hat Benjamin Pape IT-Systemkaufmann, glücklich wurde er damit aber nicht. Nach dem Wechsel in den Gartenbau übernahm er nebenbei die Hausmeisterstelle in seiner eigenen Wohnanlage, und aus dem Nebenjob wurde ein Betrieb mit über 20 Mitarbeitenden. Als die Organisation mitwachsen musste, half ihm sein Software-Hintergrund, und die Wahl fiel schnell auf clockin.
Das ist Hausmeister Ben
Wohnanlagen, Mehrfamilienhäuser, Arztpraxen und Büros: Das Team aus Rheine ist für alle da, die rund ums Gebäude Unterstützung brauchen, von Gartenpflege über Treppenhausreinigung bis zum Winterdienst. Dazu kommen Mülltonnenservice, Entrümpelungen und genau die Aufträge, für die sonst kaum ein Fachbetrieb rausfährt. Im Einsatz ist der Betrieb im Kreis Steinfurt, in Coesfeld und bis ins angrenzende Emsland. Es gibt kaum ein Wohnviertel, in dem Hausmeister Ben nicht bekannt ist. Auch intern stimmt der Zusammenhalt: Ehemalige Mitarbeitende kommen zurück, und nach Feierabend geht's gemeinsam ins Fitnessstudio oder eine Runde schwimmen.
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ANGEPACKT – Der Podcast von clockin
Wie wird ein Gefallen zum Betrieb?
Eigentlich wollte Ben nur einen Gefallen tun und mähte an einem Samstag den Rasen seiner Wohnanlage. Kurz darauf bot ihm die Hausverwaltung den Hausmeister-Job an, und aus dem spontanen Rasenschnitt wurde ein Betrieb, der heute knapp 300 Gebäude betreut. Im Gespräch mit Caro erzählt Benjamin Pape, wie aus Zettelwirtschaft ein digitaler Betrieb wurde und warum bei ihm oft schon der Wille zu arbeiten reicht.
Hier kann wirklich jeder stempeln
Im Team arbeiten Reinigungskräfte, gelernte Gärtner und Quereinsteiger ohne Ausbildung. Manche Kollegen können nicht lesen. Deshalb hängen in den Hausfluren QR-Codes. Handy dran, fertig: Die Arbeitszeit ist erfasst.
- QR-Code im Hausflur: Jedes Gebäude hat seinen eigenen Code
- Scannen und loslegen: Nichts tippen, nichts suchen, nichts lesen
- Richtig zugeordnet: Die Arbeitszeit landet automatisch beim passenden Gebäude
„Bei uns arbeiten auch Mitarbeiter mit der App, die gar nicht lesen können. Und das funktioniert natürlich wunderbar, indem in Hausfluren einfach die QR-Codes hängen. Zack, eingescannt, fertig. Besser geht's gar nicht.“
- Benjamin Pape, Inhaber & Geschäftsführer
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Aufträge in der App statt im Kopf
Wo muss das Team heute hin? Was ist schon erledigt, was noch offen? Lange hatte Ben alle Antworten im Kopf. Mit jedem neuen Kunden wurde das schwieriger. Heute stehen die Aufträge in clockin, und das ganze Team sieht sie.
- Touren ohne Rätselraten: Jeder sieht morgens, wo es hingeht
- Neuer Kunde, neues Projekt: In wenigen Klicks angelegt und sofort für alle sichtbar
- Vertretung ohne Fragezeichen: Wer einspringt, sieht direkt, was auf der Tour ansteht
„Ich hatte alle Aufträge im Kopf. Ich wusste genau, wo wir hinmüssen, was ist hier, was ist da. […] Irgendwann muss man da eine Softwarelösung für haben.“
- Benjamin Pape, Inhaber & Geschäftsführer
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Jede Info dabei, egal wo
Zwischen Kunden, Einsätzen und Büro sitzt Ben oft im Auto. Das Telefon klingelt ständig. Damit zwischendurch nichts verloren geht, gilt eine klare Regel: Alles kommt digital an. So hat er jede Info dabei, egal wo er gerade ist.
- Mail statt Zuruf: Anfragen gehen nicht zwischen zwei Telefonaten verloren
- Alles dabei: Ob Büro, Homeoffice oder Auto, die Daten sind per App und Browser da
- Das Team weiß Bescheid: Jeder weiß, was zu tun ist, auch ohne Anruf
„Deswegen sage ich auch mal jedem Anrufer, der mich im Auto erwischt, bitte eben eine Mail schicken, weil bis ich gleich im Büro bin, habe ich noch drei Gespräche geführt, dann ist das weg.“
- Benjamin Pape, Inhaber & Geschäftsführer
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