Hausmeister Ben hat den Kopf wieder frei
Knapp 300 Gebäude, 22 Mitarbeiter und Touren zwischen Kreis Steinfurt, Coesfeld und dem Emsland. Früher lief das alles über Auftragszettel, Aktenordner und eine selbstgebaute Datenbank.
Heute stehen Einsätze, Zeiten und Fotos in der clockin App, direkt am Gebäude erfasst.
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Gelernt hat Benjamin Pape IT-Systemkaufmann. Glücklich wurde er damit nicht. Er wechselte in den Gartenbau und übernahm nebenbei die Hausmeisterstelle in seiner Wohnanlage. Daraus wurde ein Betrieb mit über 20 Mitarbeitern.
Als die Organisation mitwachsen musste, half ihm sein Software-Hintergrund. Er entschied sich schnell für clockin.
Das ist Hausmeister Ben
Wohnanlagen, Mehrfamilienhäuser, Arztpraxen und Büros: Das Team aus Rheine kümmert sich um alles rund ums Gebäude. Von der Gartenpflege über die Treppenhausreinigung bis zum Winterdienst. Dazu kommen Entrümpelungen und genau die Aufträge, für die sonst kaum ein Fachbetrieb rausfährt.
In der Region kennt fast jedes Wohnviertel Hausmeister Ben. Auch im Team stimmt der Zusammenhalt: Ehemalige Mitarbeiter kommen zurück, und nach Feierabend geht’s gemeinsam ins Fitnessstudio.
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ANGEPACKT – Der Podcast von clockin
Wie wird ein Gefallen zum Betrieb?
Eigentlich wollte Ben nur einen Gefallen tun und mähte an einem Samstag den Rasen seiner Wohnanlage. Kurz darauf bot ihm die Hausverwaltung den Hausmeister-Job an.
Im Gespräch mit Caro erzählt Benjamin Pape, wie aus Zettelwirtschaft ein digitaler Betrieb wurde und warum bei ihm oft schon der Wille zu arbeiten reicht.
Hier kann wirklich jeder stempeln
Im Team arbeiten Reinigungskräfte, Gärtner und Quereinsteiger, manche Kollegen können nicht lesen. Deshalb hängt in jedem Hausflur ein QR-Code:
- Ein Code pro Gebäude: Jedes Objekt hat seinen eigenen QR-Code im Hausflur
- Einfach scannen: Die Zeit läuft automatisch auf das richtige Objekt
- Ohne Lesen bedienbar: Handy dran, fertig, dafür muss niemand Text verstehen
„Bei uns arbeiten auch Mitarbeiter mit der App, die gar nicht lesen können. Das funktioniert wunderbar, weil in den Hausfluren einfach die QR-Codes hängen. Zack, eingescannt, fertig. Besser geht’s gar nicht.”
— Benjamin Pape, Inhaber & Geschäftsführer von Hausmeister Ben
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Aufträge in der App statt im Kopf
Lange hatte Ben jeden Auftrag im Kopf. Mit jedem neuen Kunden wurde das schwieriger. Heute legt er jeden Kunden als Projekt in clockin an, und das ganze Team sieht es:
- Projekt pro Kunde: Ein neuer Kunde ist in wenigen Klicks angelegt
- Tour in der App: Jeder sieht morgens in der clockin App, wo es hingeht
- Vertretung ohne Rückfrage: Wer einspringt, findet alle Infos zum Objekt im Projekt
„Ich hatte alle Aufträge im Kopf. Ich wusste genau, wo wir hinmüssen, was hier ist, was da ist. […] Irgendwann muss man da eine Softwarelösung für haben.”
— Benjamin Pape, Inhaber & Geschäftsführer von Hausmeister Ben
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Das Büro fährt im Auto mit
Zwischen Kunden, Einsätzen und Büro sitzt Ben oft im Auto, und das Telefon klingelt ständig. Deshalb gilt: Alles kommt digital an, und alles Wichtige steht in clockin:
- App und Browser: Projekte, Zeiten und Fotos sind im Auto genauso da wie im Büro
- Fotos und Notizen vom Team: Was die Kollegen vor Ort festhalten, sieht Ben sofort im Projekt
- Alles steht im Projekt: Das Team weiß, was zu tun ist – auch ohne Anruf
„Jedem Anrufer, der mich im Auto erwischt sage ich: "Bitte eben eine Mail schicken". Bis ich im Büro bin habe ich noch drei Gespräche geführt und dann wäre sonst alles weg”
— Benjamin Pape, Inhaber & Geschäftsführer von Hausmeister Ben
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