Wie Hausmeister Ben mit clockin den Kopf frei hat
Knapp 300 Gebäude, 22 Mitarbeitende und Touren zwischen Kreis Steinfurt, Coesfeld und Emsland: Früher lief das alles über Auftragszettel, Aktenordnern und einer selbstgebaute Datenbank. Heute organisiert das Team Einsätze, Zeiten und Dokumentation digital mit clockin, direkt vor Ort.
Gelernt hat Benjamin Pape IT-Systemkaufmann, glücklich wurde er damit aber nicht. Nach dem Wechsel in den Gartenbau übernahm er nebenbei die Hausmeisterstelle in seiner eigenen Wohnanlage, und aus dem Nebenjob wurde ein Betrieb mit über 20 Mitarbeitenden. Als die Organisation mitwachsen musste, half ihm sein Software-Hintergrund, und die Wahl fiel schnell auf clockin.
Das ist Hausmeister Ben
Wohnanlagen, Mehrfamilienhäuser, Arztpraxen und Büros: Das Team aus Rheine ist für alle da, die rund ums Gebäude Unterstützung brauchen, von Gartenpflege über Treppenhausreinigung bis zum Winterdienst. Dazu kommen Mülltonnenservice, Entrümpelungen und genau die Aufträge, für die sonst kaum ein Fachbetrieb rausfährt. Im Einsatz ist der Betrieb im Kreis Steinfurt, in Coesfeld und bis ins angrenzende Emsland. Es gibt kaum ein Wohnviertel, in dem Hausmeister Ben nicht bekannt ist. Auch intern stimmt der Zusammenhalt: Ehemalige Mitarbeitende kommen zurück, und nach Feierabend geht's gemeinsam ins Fitnessstudio oder eine Runde schwimmen.
ANGEPACKT – Der Podcast von clockin
Wie wird ein Gefallen zum Betrieb?
Eigentlich wollte Ben nur einen Gefallen tun und mähte an einem Samstag den Rasen seiner Wohnanlage. Kurz darauf bot ihm die Hausverwaltung den Hausmeister-Job an, und aus dem spontanen Rasenschnitt wurde ein Betrieb, der heute knapp 300 Gebäude betreut. Im Gespräch mit Caro erzählt Benjamin Pape, wie aus Zettelwirtschaft ein digitaler Betrieb wurde und warum bei ihm oft schon der Wille zu arbeiten reicht.
Ein Scan im Hausflur genügt
Im Team arbeiten Reinigungskräfte, gelernte Gärtner und Quereinsteiger ohne Ausbildung, darunter auch Kolleg:innen, die nicht lesen können. Damit trotzdem alle ohne Hürde mitmachen, hängen in den Hausfluren der betreuten Gebäude QR-Codes. Ein Scan reicht, und die Arbeitszeit ist erfasst.
- QR-Code im Hausflur: Jedes Gebäude hat seinen eigenen Code
- Scannen & loslegen: Man muss nichts tippen, nichts suchen und nichts lesen können
- Für alle gemacht: Das gesamte Team nutzt clockin, egal wie technikaffin jemand ist
Bei uns arbeiten auch Mitarbeiter mit der App, die gar nicht lesen können. Und das funktioniert natürlich wunderbar, indem in Hausfluren einfach die QR-Codes hängen. Zack, eingescannt, fertig. Besser geht's gar nicht.
- Benjamin Pape, Inhaber & Geschäftsführer
Aufträge in der App statt im Kopf
Geplant waren drei Arbeitstage pro Woche und mehr Zeit für die Töchter. Gekommen ist ein Betrieb mit über 20 Leuten, und gerade entsteht ein neues Team. Bei so vielen Kunden passt nicht mehr alles in einen Kopf. Mit clockin muss es das auch nicht.
- Eine App für alle: Ob drei oder 22 Leute, alle arbeiten im selben System
- Neue Kollegen schnell dabei: Wer neu im Team ist, findet sich sofort zurecht
- Nichts hängt an einer Person: Aufträge und Einsätze sind für alle nachvollziehbar
„Natürlich hatte ich auch mal den Moment, wo man gesagt hat, verdammt noch mal, was ist hier so schnell gewachsen. Bestes Beispiel? clockin. Ich hatte alle Aufträge im Kopf.“
- Benjamin Pape, Inhaber & Geschäftsführer
Jede Info dabei, egal wo
Zwischen Kunden, Einsätzen und Büro sitzt Ben oft im Auto. Das Telefon klingelt ständig. Damit zwischendurch nichts verloren geht, gilt eine klare Regel: Alles kommt digital an. So hat er jede Info dabei, egal wo er gerade ist.
- Mail statt Zuruf: Anfragen gehen nicht zwischen zwei Telefonaten verloren
- Alles dabei: Ob Büro, Homeoffice oder Auto, die Daten sind per App und Browser da
- Das Team weiß Bescheid: Jeder weiß, was zu tun ist, auch ohne Anruf
„Deswegen sage ich auch mal jedem Anrufer, der mich im Auto erwischt, bitte eben eine Mail schicken, weil bis ich gleich im Büro bin, habe ich noch drei Gespräche geführt, dann ist das weg.“
- Benjamin Pape, Inhaber & Geschäftsführer
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