Die 7 besten Projektzeiterfassung im Vergleich

Warum “eine” Lösung zur Projektzeiterfassung für alle nicht existiert

Bevor wir zu den konkreten Tools kommen, muss du wissen: Projektzeiterfassung wird je nach Branche völlig unterschiedlich gelebt. Es gibt zwei Welten, die kaum unterschiedlicher sein könnten: 

1. Die mobile „abstrakte“ Erfassung: Hier geht es darum, dass Mitarbeiter viel unterwegs sind (z.B. auf der Baustelle oder beim Kunden) und Zeiten auf Projekte oder Aufträge buchen, ohne zwingend einen PC zu haben. Zeiterfassung ist hier Mittel zum Zweck: Die Daten sollen für Abrechnung und Controlling nutzbar sein. 
2. Die projekt- und aufgabenzentrierte Verwaltung: Hier steht das Projektmanagement im Vordergrund. Zeiten werden auf Tasks und Tickets gebucht – oft von Wissensarbeitern (Agenturen, Berater, IT), die ihre Arbeit in Workflows strukturieren. 

Für beide Welten gibt es gute Tools – aber sie lösen unterschiedliche Probleme. Deshalb zeigen wir dir zuerst, welche Lösung zu welchem Kontext passt, bevor wir die Tools im Detail vergleichen. 

Die Top-Tools für Projektzeiterfassung in der Übersicht

Eine kurze Übersicht, bevor wir in die Details gehen:

clockin – Projektzeiterfassung für Teams, die mobil arbeiten

Wer Projektzeiterfassung kennt, denkt oft an Stoppuhren im Browser und Excel-Reports am Schreibtisch. clockin dreht das Modell um: Die Projektzeiten werden dort erfasst, wo sie entstehen – auf der Baustelle, beim Kunden, direkt im Einsatz. Jeder Mitarbeiter stempelt direkt per App auf das Projekt, solange er dort ist. Daraus entstehen fertige, lückenlose Projektdokumentation – wenn gewünscht, inklusive Fotos, Checklisten und Notizen.

Das klingt einfach, weil es das ist. Und genau darin liegt der entscheidende Unterschied zu Desktop-Tools: clockin funktioniert, weil dein Team braucht. Die Nutzungsrate bleibt hoch, die Datenlage vollständig.

• Projektzeiterfassung per App: Mitarbeiter buchen Zeiten direkt auf Projekte und Aufträge – mobil, offline-fähig, mit zwei Klicks.
• Digitale Projektakte: Fotos, Skizzen, Checklisten und Notizen lassen sich beweissicher direkt am Auftrag speichern. So hast du immer eine vollständige Projektdokumentation, auf die du direkt in der App zugreifst – auf der Baustelle genauso wie im Büro.
• Projektauswertung auf Knopfdruck: Wieviel Zeit wurde auf welches Projekt gebucht? Welche Auträge laufen profitabel und welche nicht? clockin liefert diese Übersicht ohne manuellen Aufwand direkt aus den erfassen Projektzeiten.
• Automatische Rechnungserstellung: Über direkte Schnittstellen zu sevDesk und Lexware Office werden erfasste Projektzeiten ohne Zwischenschritt in Rechnungen verwandelt.
• Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung inklusive: clockin erfüllt die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes und des BAG-Urteils – du bist auf der sicheren Seite.

clockin ist kein Projektmanagement-Tool. Es gibt keine Gantt-Charts, keine Abhängigkeiten zwischen Tasks, keine agilen Boards. Das ist auch nicht das Ziel. clockin löst ein konkretes Problem: Dein Team soll einfach, zuverlässig und ohne Reibungsverluste Zeiten auf Projekte buchen – direkt da, wo die Arbeit stattfindet. 

clockin ist die richtige Wahl, wenn:

• Dein Team mobil arbeitet (Baustelle, Pflege, Außendienst)
• Du Projektzeiten für die Abrechnung brauchst – nicht für das Projektmanagement
• Du keine IT-Abteilung hast, die ein komplexes Tool einführt
• Deine Mitarbeiter nur ein Smartphone brauchen, um loszulegen

ZEP – Der Spezialist für Professional Services

ZEP ist seit über 20 Jahren auf dem Markt und richtet sich vor allem an Agenturen, IT-Unternehmen und Beratungen. Der Fokus liegt klar auf Projektcontrolling und der Verknüpfung von Zeit- und Projektdaten für die Abrechnung mit Kunden.

• Stärken: Detailliertes Projektcontrolling, starke Berichts- und Auswertungsfunktionen, etablierte Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware, hohes Maß an Anpassbarkeit
• Schwächen: Veraltete Benutzeroberfläche, keine native Mobile-App für Baustellen-Nutzung, hoäherer Einarbeitungsaufwand
• Preis: ab 9 €/Nutzer/Monat

ZEP passt für Dienstleister, die sehr detaillierte Projektberichte benötigen und Zeit als abrechenbare Einheit verwalten. Für Handwerk oder Bau ist es nicht gedacht. 

Clockodo – Die Referenz für Dienstleister

Clockodo ist eine einfache, deutsche Lösung mit guter UX. Der Fokus liegt auf Zeiterfassung nach Projekten und Mitarbeitern – sauber, übersichtlich, solide. 

• Stärken: Sehr einfache Bedienung, gute Berichtsfunktionen, DSGVO-konform, made in Germany
• Schwächen: Keine Offline-Funktion für die App, kein GPS-Tracking, keine Baustellendokumentation
• Preis: ab 5 €/Nutzer/Monat

Clockodo ist für remote arbeitende Teams oder digitale Dienstleister gut geeignet. Für mobile Mitarbeiter ohne Schreibtisch fehlen entscheidende Funktionen. 

Clockify – Der Standard für digitale Teams

Clockify ist das bekannteste kostenlose Zeiterfassungs-Tool weltweit. Es unterstützt Projektzeiterfassung, Teamberichte und einfaches Aufgabenmanagement. 

• Stärken: Komplett kostenlos für unbegrenzt viele Nutzer, gute Benutzerfreundlichkeit, starke Integrationen
• Schwächen: Keine mobile Offline-Nutzung, keine Baustellenfunktionen, keine GPS-Zeiterfassung, eingeschränkter Support im kostenlosen Plan
• Preis: ab 0 € (Free), kostenpflichtige Pläne ab 4,99 €/Monat

Clockify ist ideal für Remote-Teams und Agenturen mit niedrigem Budget. Für Betriebe mit mobilen Mitarbeitern fehlt die notwendige Baustellen-Funktionalität. 

Timr – Die Lösung für Vielfahrer

timr kombiniert Zeiterfassung mit Fahrtenbuch. Das macht es zu einer relevanten Lösung für Außendienst-Teams, Servicetechniker oder alle, die viel im Auto sitzen. 

• Stärken: Integriertes Fahrtenbuch, GPS-Tracking, Projektzeiterfassung, gute mobile App
• Schwächen: Kein Fokus auf Baustellendokumentation, keine Fotos oder Checklisten in Projekten, keine direkte Rechnungsschnittstelle
• Preis: ab 6 €/Nutzer/Monat

Timr ist für Unternehmen mit vielen Fahrten eine sinnvolle Wahl – wenn Projektdokumentation keine Rolle spielt. 

HRworks – Die All-in-one-Suite für HR-Profis

HRworks richtet sich an HR-Abteilungen in kleinen und mittleren Unternehmen. Zeiterfassung ist hier ein Modul unter vielen. 

• Stärken: Starke HR-Funktionen (Urlaub, Abwesenheiten, Personalakten), solide Zeiterfassung, gute Benutzerverwaltung
• Schwächen: Keine Projektzeiterfassung für mobile Teams, kein Bau- oder Handwerksfokus, eher Desktop-orientiert
• Preis: ab 4 €/Nutzer/Monat

HRworks ist für Unternehmen mit klassischer Büroarbeit und HR-Anforderungen gut geeignet – aber kein Werkzeug für mobile Baustellen-Teams. 

Awork – Das Betriebssystem für Agenturen

awork ist ein modernes Projektmanagement-Tool mit integrierter Zeiterfassung. Es richtet sich klar an Agenturen, Kreativteams und digitale Dienstleister.

• Stärken: Modernes UI, starke Projektmanagement-Funktionen, gute Team-Kollaboration, Zeiterfassung integriert
• Schwächen: Kein Offline-Modus, keine Baustellenfunktionen, keine GPS-Zeiterfassung, teurer als viele Alternativen
• Preis: ab 10 €/Nutzer/Monat

awork passt für digitale Teams, die Projektmanagement und Zeiterfassung in einem Tool haben wollen. Für mobile Mitarbeiter auf der Baustelle ist es nicht geeignet. 

Fazit: Welches Tool passt zu dir?

Du hast gesehen: Es gibt kein Tool, das für alle passt. Entscheidend ist, in welcher Welt du arbeitest.

Wenn dein Team mobil arbeitet, auf der Baustelle oder beim Kunden: clockin ist hier die klare Empfehlung. Keine andere Lösung in dieser Liste ist so konsequent auf mobile Teams ausgerichtet, die Zeiten direkt vor Ort auf Aufträge buchen und sauber abrechnen möchten. 

Wenn dein Team am Schreibtisch arbeitet und Projekte nach Aufgaben tracken möchte: Clockodo oder awork sind besser geeignet – je nach Budget und Komplexität. 

Wenn du Fahrtzeiten und Projektzeiterfassung kombinieren möchtest: timr ist die sinnvollste Wahl. 

Tipp: Viele dieser Tools bieten eine kostenlose Testphase an. Nutze sie, bevor du kaufst – und prüfe immer, ob das Tool im echten Arbeitsalltag deines Teams funktioniert.