Die 7 besten Projektzeiterfassung im Vergleich

Warum “eine” Lösung zur Projektzeiterfassung für alle nicht existiert

Bevor wir zu den konkreten Tools kommen, muss du wissen: Projektzeiterfassung wird je nach Branche völlig unterschiedlich gelebt. Es gibt zwei Welten, die kaum unterschiedlicher sein könnten: 

1. Die mobile “abstrakte” Erfassung: Hier geht es darum, dass Mitarbeiter viel unterwegs sind (z.B. auf der Baustelle oder im Service), ihre Zeiten mit einem Klick dokumentieren. Der Fokus liegt nicht auf der zehnten Nachkommastelle, sondern auf der einfachen Handhabung und der Kombination mit Fotos und Notizen direkt vom Einsatzort. 
2. Die detaillierte “Controlling”-Erfassung: Diese Welt ist für Teams gedacht, die am Schreibtisch sitzen. Hier wird jede Minute exakt einer Teilleistung zugeordnet. Oft hängen hier komplexe Themen wie Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher oder detaillierte Budget-Hierarchie mit dran. 

Suchst du also ein Werkzeug für “Macher” an der Front oder für “Analysten” im Büro? Im folgenden Vergleich findest du für jedes Szenario den passenden Partner. 

Die Top-Tools für Projektzeiterfassung in der Übersicht 

clockin – Projektzeiterfassung für Teams, die mobil arbeiten

Wer Projektzeiterfassung kennt, denkt oft an Stoppuhren im Browser und Excel-Reports am Schreibtisch. clockin dreht das Modell um: Die Projektzeiten werden dort erfasst, wo sie entstehen – auf der Baustelle, beim Kunden, direkt im Einsatz. Jeder Mitarbeiter stempelt direkt per App auf das Projekt, solange er dort ist. Daraus entstehen fertige, lückenlose Projektdokumentation – wenn gewünscht, inklusive Fotos, Checklisten und Notizen.

Das klingt einfach, weil es das ist. Und genau darin liegt der entscheidende Unterschied zu Desktop-Tools: clockin funktioniert, weil dein Team braucht. Die Nutzungsrate bleibt hoch, die Datenlage vollständig.

• Projektzeiterfassung per App: Mitarbeiter buchen Zeiten direkt auf Projekte und Aufträge – mobil, offline-fähig, mit zwei Klicks.
• Digitale Projektakte: Fotos, Skizzen, Checklisten und Notizen lassen sich beweissicher direkt am Auftrag speichern. So hast du immer eine vollständige Projektdokumentation, auf die du auch vom Büro aus zugreifen kannst.
• Projektauswertung auf Knopfdruck: Wieviel Zeit wurde auf welches Projekt gebucht? Welche Auträge laufen profitabel und welche nicht? clockin liefert diese Übersicht ohne manuellen Aufwand direkt aus den erfassen Projektzeiten.
• Automatische Rechnungserstellung: Über direkte Schnittstellen zu sevDesk und Lexware Office werden erfasste Projektzeiten ohne Zwischenschritt in Rechnungen verwandelt.
• Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung inklusive: clockin erfüllt gleichzeitig alle Anforderungen an die Arbeitszeitdokumentation.
• Fazit: clockin ist das Projektzeiterfassungstool für Unternehmen, bei denen der große Teil der Arbeit nichtam Schreibtisch stattfindet. Wer seine Projektzeiten sauber erfassen, transparent auswerten und direkt abrechnen will – ohne seinen Teams komplizierte Software zuzumuten … findet in clockin die passende Lösung.

ZEP – Der Spezialist für Professional Services 

ZEP ist der Experte für die kaufmännische Verwaltung von Dienstleistungen. Die Software ist ideal, wenn von Schreibtisch aus gearbeitet wird und die Abrechnungen komplexer werden. 

• Zielgruppe: Beratungs-, Planungs- und Dienstleistungsunternehmen 
• Projektstruktur: Erfasse Zeiten detailliert auf Teilprojekte und spezifische Tätigkeiten für maximale Transparenz. 
• Planung & Controlling: Behalte Budgets, Ressourcen und Kapazitäten durch Soll-Ist -Vergleiche jederzeit im Griff. 
• Reisekostenmanagement: Spesen, Verpflegungsmehraufwand und Kilometergelder werden direkt im Projektkontext rechtssicher abgerechnet. 
• Fazit: ZEP spielt seine Stärken aus, wenn komplexe Abrechnungsmodelle wie Tagessätze und Reisekosten deinen Alltag bestimmen. 

Clockodo – Die Referenz für Dienstleister

Clockodo ist die erste Wahl für alle, die ihre Zeit primär am Computer verkaufen. Die Software überzeugt durch eine sehr aufgeräumte Optik und mächtige Auswertungstools. 

• Zielgruppe: Startups, Agenturen und Dienstleister (z.B. in Architekturbüros) 
• Budget & Berichte: Behalte Budgets in Echtzeit im Blick. Dank visueller Warnungen und dem flexiblen Berichts-Baukasten siehst du sofort, welche Stunden fakturierbar sind und welche nicht. 
• Automatischer Workflow: Zeiten fließen im Hintergrund direkt ins richtige Projekt – egal ob via PC oder App. Über Schnittstellen zu Lexware Office oder easybill ist die Abrechnungen in Sekunden erledigt. 
• Fazit: Clockodo ist ideal für alle, die Zeit am Computer verkaufen und ihren Kunden gegenüber mit professionellen Berichten volle Transparenz bieten wollen. 

Clockify – Der Standard für digitale Teams

Clockify ist die Lösung für alle, deren Arbeit primär im Browser am Schreibtisch stattfindet. Die Stärke des Tools liegt in seiner extremen Offenheit gegenüber anderen Programmen und der detaillierten Analyse von Kosten und Umsatz. 

• Zielgruppe: Freelancer, Agenturen, Entwickler etc. 
• Projekt- und Budgetstatus: Überwache den Fortschritt visuell über Dashboards und nutze die intelligente Prognose-Funktion, um vorherzusagen, wann ein Projekt abgeschlossen ist und ob das Budget hält. 
• Nahtlose Integration: Verbinde deine Zeiterfassung mit über 80 Web-Apps wie Asana, Trollo oder Jira und starte den Timer direkt aus deinen Aufgaben heraus. 
• Fazit: Clockify ist geeignet für Teams, die ihre Budgets analytisch überwachen wollen und bereits Tools wie Asana oder Jira nutzen. 
• Aber Achtung: Clockify ist ein amerikanisches Tool mit Servier-Sitz in den USA. 

Timr – Die Lösung für Vielfahrer

timr ist die ideale Wahl, wenn dein Team viel unterwegs ist und nicht nur Zeiten, sondern auch Kilometer dokumentieren muss. Die App bündelt alle wichtigen Daten für den Außendienst an einem Ort. 

• Zielgruppe: KMUs, die ihre Projektzeiten mobil verwalten wollen
• Ziel & Weg: Erfasse Zeiten und nutze das integrierte finanzamts-konforme Fahrtenbuch. Dank GPS-Option und Geofencing behältst du auch bei Außendienst-Einsätzen den vollen Überblick. 
• Projektkontrolle: Behalte die Wirtschaftlichkeit deiner Aufträge durch Budget-Hinterlegung und Soll-Ist-Vergleiche jederzeit unter Kontrolle. 
• Fazit: timr ist eine gute Lösung, wenn es um die Verschmelzung von Projektzeiterfassung und Fahrtenbuch in einer mobilen App geht. 

HRworks – Die All-in-one-Suite für HR-Profis

Wenn du Projektzeiten nicht isoliert, sondern als Teil deiner gesamten Personalverwaltung sehen willst, ist HRworks der richtige Weg. Das Tool verbindet die Zeiterfassung direkt mit deiner HR-Struktur. 

• Zielgruppe: Dienstleister und der gehobene Mittelstand (z.B. Beratung oder IT), die eine ganzheitliche Lösung für Personal, Reisekosten und Projekte suchen. 
• HR-Power & Projektkontrolle: Bilde komplexe Projekthierachien ab und lass dich bei kritischen Budgets automatisch warnen.
• Fazit: Die unangefochtene Lösung für Unternehmen, die Projektzeiterfassung als festen Teil der Personalverwaltung sehen und alles – von der Spesenquittung bis zum Zeitstempel – in einem System abwickeln wollen. 

Awork – Das Betriebssystem für Agenturen

awork verbindet Projektmanagement und Zeiterfassung so nahtlos, dass das Nachtragen von Stunden entfällt. Es ist die ideale Lösung für Teams, die Kreativität und Wirtschaftlichkeit ohne Excel-Chaos vereinen wollen. 

• Zielgruppe: Agenturen und professionelle Dienstleister, die ihr Geschäft auf Kundenprojekten aufbauen. 
• Flexibles Tracking & PM: Erfasse Zeiten so, wie du arbeitest – ob per Time, Drag & Drop im Kalender oder durch automatischen Import von Terminen.
•  Wirtschaftlichkeit: Behalte die Abrechenbarkeit durch Live-Budgetkontrollen immer im Blick und verwandle Stunden dank Schnittstellen zu Rechnungstools mit wenigen Klicks in Rechnungen. ‍
• Fazit: awork ist ideal für Teams, die Projektmanagement und Zeitmessung in einem System bündeln wollen, um die Abrechenbarkeit zu steigern und Zeitverluste zu vermeiden.

Fazit: Welches Tool passt zu dir?

Am Ende entscheidet dein Arbeitsalltag:

• Bist du mit deinem Team beim Kunden vor Ort (Handwerk, Bau, Pflege, Service)? Dann ist clockin die stärkste Wahl: Projektzeiten werden direkt am Einsatzort auf den Auftrag gebucht, die Projektakte ist sofort vollständig und Rechnungen schreiben sich fast von selbst.
• Bist du ein Berater und viel unterwegs? Dann schau dir ZEP (wegen der Reisekosten) oder timr (wegen des Fahrtenbuchs) an.
• Arbeitest du in einer Agentur primär am Schreibtisch? Dann sind Clockodo oder awork ideale Begleiter.

Kleiner Tipp zum Schluss: Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase von 14 Tagen an. Probier es einfach kurz mit deinem Team aus – man merkt meistens schon nach zwei Tagen, ob das Tool zum eigenen Workflow passt.