BVV-Pflicht 2027: Diese Unterlagen musst du elektronisch führen

Was die BVV ist und was sie regelt

Die Beitragsverfahrensverordnung regelt das Verfahren rund um die Beiträge zur Sozialversicherung. Für dich als Arbeitgeber ist vor allem § 8 wichtig. Dort steht, welche Unterlagen du zu jedem Beschäftigten führen musst und in welcher Form.

Im Gesetz heißen diese Unterlagen Entgeltunterlagen. Dahinter stecken die Papiere, die belegen, warum ein Mitarbeiter genau so abgerechnet wird, wie er abgerechnet wird. Dazu zählt zum Beispiel der Nachweis, warum jemand weniger Beitrag zahlt, ob er überhaupt arbeiten darf und wie lange er gearbeitet hat.

Entgeltunterlagen und Personalakte: was zusammengehört

In vielen Betrieben liegen diese Unterlagen längst zusammen mit allem anderen in der Personalakte: Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Bescheinigungen, Krankmeldungen. Die BVV interessiert sich nur für einen Teil davon, nämlich für die Unterlagen aus § 8 Absatz 2.

Für dich heißt das zweierlei. Du musst wissen, welche Papiere in deiner Akte unter die Verordnung fallen. Und du musst sie so ablegen, dass du sie bei einer Prüfung einzeln herausziehen kannst, ohne die restliche Akte vorzulegen.

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Viele Betriebe hören gerade zum ersten Mal von der BVV-Pflicht und halten sie für ein neues Gesetz. Das ist sie nicht. Der Zeitstrahl sieht so aus:

Neu ist also allein, dass die Ausnahme wegfällt. Betroffen sind die Vorgänge, die ab Januar 2027 neu entstehen. Unterlagen, die du vorher auf Papier abgelegt hast, bleiben davon unberührt. Eine rückwirkende Digitalisierung verlangt die Verordnung nicht.

Was bei der Betriebsprüfung verlangt wird

Geprüft wird die Einhaltung bei der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung. Sie findet mindestens alle vier Jahre statt (§ 28p Absatz 1 Satz 1 SGB IV). Der Prüfer verlangt einzelne Unterlagen und nicht deinen kompletten Ordner. Deshalb kommt es darauf an, dass du jede einzelne Unterlage sofort findest.

Aufbewahren musst du die Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Prüfung folgt (§ 28f Absatz 1 SGB IV). Fehlen Unterlagen, reicht der Bußgeldrahmen bis zu 50.000 Euro (§ 111 Absatz 1 Nummer 3 in Verbindung mit Absatz 4 SGB IV).

Fehlende Unterlagen haben noch eine zweite Folge. Kann der Prüfer wegen lückenhafter Aufzeichnungen nicht feststellen, welche Beiträge angefallen wären, darf er sie schätzen (§ 28f Absatz 2 SGB IV). Du zahlst dann auf eine Summe nach, die du selbst nicht mehr nachrechnen kannst.

Gilt die BVV-Pflicht für deinen Betrieb?

Die Verordnung grenzt nicht nach Betriebsgröße oder Branche ab. Sie knüpft daran an, wen du beschäftigst. Eine Unterlage fällt für jeden Mitarbeiter an, alles Weitere hängt von der Beschäftigungsart ab.

Für jeden Mitarbeiter

Du brauchst den Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen (§ 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV). In den meisten Betrieben erfüllt der Arbeitsvertrag diese Pflicht. Elektronisch vorliegen muss eine Kopie davon, und das unterschriebene Original bewahrst du weiter auf Papier auf.

Für Mitarbeiter mit Kindern

Dazu kommt der Nachweis der Elterneigenschaft (§ 8 Abs. 2 Nr. 11 BVV). Meistens ist das die Geburtsurkunde des Kindes, ein bestimmtes Dokument schreibt das Gesetz nicht vor. Davon hängt die Höhe des Pflegeversicherungsbeitrags ab. Fehlt der Nachweis, rechnest du ab, als hätte dein Mitarbeiter keine Kinder.

Für Minijobber und kurzfristige Aushilfen

Hier fallen fünf Unterlagen an:

• Der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (Nr. 4a). Auf dem Antrag muss der Tag dokumentiert sein, an dem er bei dir eingegangen ist.
• Der Antrag auf Aufhebung dieser Befreiung (Nr. 4b), ebenfalls mit dokumentiertem Eingangstag.
• Die Erklärung über weitere Beschäftigungen (Nr. 7). Dein Mitarbeiter erklärt dir schriftlich, ob er noch andere Jobs hat.
• Der Nachweis des Krankenversicherungsschutzes (Nr. 7a) bei kurzfristiger Beschäftigung.
• Die Arbeitszeitaufzeichnungen (Nr. 13). Die Pflicht dazu steht in § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz und gilt für Minijobber in jeder Branche.

Für Betriebe in bestimmten Branchen

In zehn Wirtschaftszweigen musst du die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter aufzeichnen, nicht nur die der Minijobber. Welche das sind, steht in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz:

• Baugewerbe
• Gastronomie und Beherbergung
• Personenbeförderung
• Spedition, Transport und Logistik
• Gebäudereinigung
• Auf- und Abbau von Messen
• Forstwirtschaft
• Fleischwirtschaft
• Schaustellergewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Für Werkstudenten

Du brauchst die Unterlagen zur Versicherungsfreiheit (Nr. 1), in der Praxis vor allem die Immatrikulationsbescheinigung. Diese Unterlage fällt jedes Semester neu an, und genau das wird in Betrieben am häufigsten vergessen.

Für Mitarbeiter von außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Hier kommen der Nachweis zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel (Nr. 1) und die Arbeitserlaubnis (Nr. 2) dazu. Aufenthaltstitel sind befristet, bei jeder Verlängerung entsteht ein neues Dokument. Die Arbeitserlaubnis muss vorliegen, bevor dein Mitarbeiter anfängt.

Für Altersrentner, die weiterarbeiten

Wer volle Altersrente bezieht und weiterarbeitet, zahlt keine eigenen Rentenbeiträge mehr. Er kann darauf verzichten und wieder einzahlen, damit seine Rente weiter steigt. Diesen Verzicht auf die Versicherungsfreiheit (Nr. 19) erklärt er dir schriftlich, und auch hier muss der Eingangstag dokumentiert sein.

Für Subunternehmer und Auslandseinsätze

Arbeitest du mit Subunternehmern, gehören die Unterlagen zum Statusfeststellungsverfahren dazu (Nr. 8). Dazu zählen Antrag, Bescheid und gutachterliche Äußerungen. Setzt du Mitarbeiter im Ausland ein, kommen die Unterlagen zur Entsendung hinzu (Nr. 1 und Nr. 18a).

Was „elektronisch führen“ konkret heißt

Die BVV stellt Anforderungen an Format, Benennung und Auffindbarkeit deiner Dateien. Diese sechs Punkte musst du einhalten:

1. Jede Unterlage liegt als eigene Datei vor. Ein Sammel-PDF mit zwanzig Dokumenten erfüllt die Vorgabe nicht.
2. Erlaubt sind die Formate PDF, JPEG, PNG, BMP und TIFF.
3. Der Dateiname sagt, worum es geht. Aus ihm muss hervorgehen, um welches Dokument es sich handelt, zu welchem Mitarbeiter es gehört und welchen Zeitraum es betrifft. Der Name darf höchstens 64 Zeichen lang sein.
4. Du findest jede einzelne Unterlage sofort. Bei einer Prüfung wird ein bestimmtes Dokument verlangt, und das muss gleich da sein.
5. Bei drei Unterlagen hältst du den Eingangstag fest. Das betrifft den Befreiungsantrag, dessen Aufhebung und den Verzicht auf die Versicherungsfreiheit.
6. Unterschriebene Dokumente bewahrst du zusätzlich auf Papier auf. Das gilt, wenn du sie nur eingescannt oder abfotografiert hast.

So setzt du die Vorgaben um

Für die Umsetzung brauchst du einen festen Ort für diese Unterlagen und eine Regel, wer sie dort ablegt. Ein Ordner auf dem Rechner ist erlaubt, solange du die sechs Punkte von oben einhältst. Die Arbeit machst du dann allerdings selbst, und zwar jedes Semester und jeden Arbeitstag neu.

Sprich die Liste einmal mit deinem Lohnbüro oder deinem Steuerberater durch. Dort liegt ein Teil der Unterlagen oft schon vor, und ihr klärt in einem Gespräch, wer welche Unterlage ablegt.

Wie du die Ablage praktisch aufbaust, welche Rolle die Dateinamen spielen und worauf du beim Export achtest, liest du im Artikel zur elektronischen Personalakte.

Dein nächster Schritt bis Januar

Der erste Schritt ist kleiner, als er klingt. Geh die Beschäftigungsarten in deinem Betrieb durch und markiere in diesem Artikel, was auf dich zutrifft. Danach weißt du, welche Unterlagen bei dir anfallen und welche davon heute nur auf Papier existieren.

Im Selbsttest bekommst du dieselbe Liste in einer Minute, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.