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Was viele gerade falsch verstehen
Wenn du nach dem Thema suchst, findest du Überschriften wie „Digitale Personalakte wird 2027 Pflicht“. Das klingt nach einer neuen Vorschrift für alle Unterlagen deiner Leute. So steht es im Gesetz nicht.
Geregelt ist die Sache in der Beitragsverfahrensverordnung. Dort wird einzeln aufgezählt, welche Unterlagen du in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen nehmen musst. Die Personalakte kommt in dieser Aufzählung nicht vor.
Neu ist am 1. Januar 2027 auch nichts. Neu ist, dass eine Ausnahme wegfällt:
„Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“ — § 8 Absatz 3 Satz 2 Beitragsverfahrensverordnung
Diese Unterlagen musst du ab 2027 elektronisch führen
Die Aufzählung im Gesetz ist lang und wirkt sperrig. Für einen normalen Betrieb sind vor allem diese Punkte wichtig.
Die Faustregel dahinter: Alles, was zeigt, wie ein Mitarbeiter bei Steuer und Sozialversicherung einzuordnen ist, muss digital vorliegen. Alles, was nur euch beide betrifft, darf im Ordner bleiben.
Deine Stundenzettel sind der größte Brocken
Die meisten Unterlagen aus der Liste fallen ein paar Mal im Jahr an. Ein Minijobber wird eingestellt, eine Werkstudentin bringt ihre Bescheinigung. Das ist überschaubar.
Die Arbeitszeitaufzeichnungen fallen jeden Tag an, und sie stehen in derselben Aufzählung wie die Bescheinigungen. Ein Zettel im Auto, ein Foto im Handy des Vorarbeiters, eine Excel-Tabelle, die die Bürokraft am Monatsende abtippt: Eine geordnete elektronische Ablage ist das alles noch nicht.
Mit clockin erfassen deine Leute ihre Zeiten direkt auf der Baustelle, im Pflegezimmer oder im Laden. Du siehst Überstunden und Urlaubstage in einer Übersicht und exportierst die Stundenzettel als PDF oder Excel-Datei. Über die Schnittstelle zu DATEV, Lexware Office oder Personio gehen die Daten ohne Abtippen an dein Lohnbüro.
Was passiert, wenn du nichts machst?
Der Prüfdienst der Rentenversicherung kommt in der Regel alle vier Jahre in den Betrieb. Findet er die Unterlagen nicht, darf er die Sozialversicherungsbeiträge schätzen. Diese Schätzung fällt fast immer teurer aus als das, was du tatsächlich hättest zahlen müssen.
Dazu kommt ein Bußgeldrahmen. Wer Entgeltunterlagen gar nicht führt oder nicht aufbewahrt, riskiert bis zu 50.000 Euro.
Wie deine Ablage aussehen muss
Die Sozialversicherungsträger haben dafür gemeinsame Regeln festgelegt. Erlaubt sind PDF-Dateien und Bilddateien in den Formaten JPG, PNG, BMP und TIFF. Ein sauber eingescanntes Papierdokument reicht also aus.
Der Dateiname muss sprechend sein und darf höchstens 64 Zeichen haben. Aus dem Namen sollen das Dokument, der Mitarbeiter und der Zeitraum hervorgehen. Ein Beispiel ist immatrikulationsbescheinigung-mueller_jan-Wintersemester_2027.
Aufbewahren musst du die Unterlagen bis zum Ende des Jahres, das auf deine letzte Betriebsprüfung folgt. In dieser Zeit müssen sie jederzeit verfügbar und sofort lesbar sein.
Was du bis Januar machen solltest
- Prüfe, ob dein Betrieb sich hat befreien lassen. Falls ja, weißt du jetzt, dass die Befreiung Ende Dezember endet.
- Geh eine Personalakte beispielhaft durch und markiere die Unterlagen aus der Tabelle oben.
- Leg eine Ordnerstruktur mit einheitlicher Dateibenennung an oder nutze ein System, das dir die Struktur vorgibt.
- Sprich mit deinem Steuerberater oder Lohnbüro ab, wer welche Unterlage künftig ablegt.
Entscheidend ist, dass ab Januar jeder neue Vorgang direkt richtig abgelegt wird.
Lohnt sich die Umstellung überhaupt?
Für die reine Pflicht reichen ein Scanner und eine ordentliche Ordnerstruktur. Der eigentliche Gewinn liegt woanders: Wenn die Prüfung kommt, suchst du nicht drei Tage lang Papiere zusammen. Wer die Unterlagen ohnehin digital hat, kann sie in Minuten vorlegen.
Fang bei den Stundenzetteln an, weil sie täglich anfallen und weil sie ohnehin die Grundlage jeder Lohnabrechnung sind. Teste clockin kostenlos und schau dir an, wie deine Zeiten künftig beim Lohnbüro ankommen.
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