Elektronische Personalakte: Was ab 2027 Pflicht ist

Was ab dem 1. Januar 2027 gilt

Geregelt ist die elektronische Führung in der Beitragsverfahrensverordnung, kurz BVV. In § 8 Absatz 2 ist aufgezählt, welche Unterlagen du in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen nehmen musst.

Diese Pflicht besteht bereits seit dem 1. Januar 2022. Arbeitgeber konnten sich davon befreien lassen:

„Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“ — § 8 Absatz 3 Satz 2 Beitragsverfahrensverordnung

Ab dem 1. Januar 2027 gibt es diese Befreiung nicht mehr. Betriebe, die einen Antrag gestellt haben, haben bis zum Jahresende Zeit für die Umstellung.

Personalakte und Entgeltunterlagen: was zusammengehört

Deine Entgeltunterlagen sind ein Teil deiner Personalakte. Dazu gehören alle Nachweise, aus denen hervorgeht, wie ein Mitarbeiter bei Steuer und Sozialversicherung einzuordnen ist. Genau diese Unterlagen sieht sich der Prüfdienst der Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung an.

Eine Personalakte als Ganzes schreibt dir kein Gesetz vor. Sobald aber ein Teil davon elektronisch vorliegen muss, führst du in der Praxis eine elektronische Personalakte — für diesen Teil verpflichtend, für den Rest freiwillig.

Deshalb stellen viele Betriebe die Akte gleich vollständig um. Eine halb digitale und halb gedruckte Akte bedeutet zwei Ablagen, zwei Suchwege und doppelten Aufwand bei jeder Prüfung.

Diese Unterlagen musst du elektronisch speichern

Die folgende Tabelle zeigt die Unterlagen, die in einem durchschnittlichen Betrieb anfallen, und ob sie elektronisch vorliegen müssen.

Als Orientierung: Unterlagen, die die Einordnung bei Steuer und Sozialversicherung belegen, müssen elektronisch vorliegen. Unterlagen, die das Verhältnis zwischen dir und dem Mitarbeiter betreffen, kannst du weiter auf Papier führen.

Arbeitszeitaufzeichnungen musst du digital dokumentieren

Neben den Entgeltunterlagen musst du auch die Aufzeichnungen deiner Zeiterfassung elektronisch dokumentieren. So will es das Mindestlohngesetz, und die Beitragsverfahrensverordnung nimmt diese Aufzeichnungen ausdrücklich in ihre Liste auf.

Für wen die Aufzeichnungspflicht gilt

Die Pflicht aus § 17 des Mindestlohngesetzes trifft nicht jeden Betrieb. Sie gilt für alle geringfügig Beschäftigten und für Betriebe in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Dazu zählen unter anderem Bau, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung, Messebau, Forstwirtschaft, Fleischwirtschaft sowie Wach- und Sicherheitsdienste.

Für Beschäftigte ab einem bestimmten Monatsverdienst und für nahe Familienangehörige des Arbeitgebers entfällt die Pflicht. Ein Betrieb ohne Minijobber und außerhalb dieser Branchen fällt nicht unter § 17 — etwa ein Pflegedienst oder ein Einzelhandelsgeschäft mit festangestelltem Team.

Warum die Zeiterfassung der größte Posten ist

Der Unterschied zu den übrigen Unterlagen liegt in der Menge. Eine Immatrikulationsbescheinigung legst du einmal pro Semester ab. Arbeitszeiten fallen für jeden Mitarbeiter an jedem Arbeitstag an.

Handschriftliche Stundenzettel, Fotos auf einzelnen Handys und Excel-Tabellen erfüllen die Anforderungen in der Regel nicht, weil die Aufzeichnungen geordnet, sprechend benannt und sofort auffindbar sein müssen.

Der einfachste Weg führt über eine digitale Zeiterfassung, die die Aufzeichnungen direkt in der richtigen Form ablegt. Wie das mit clockin aussieht, liest du weiter unten.

Anforderungen an die elektronische Ablage

Die Sozialversicherungsträger haben in ihren Gemeinsamen Grundsätzen festgelegt, wie die Unterlagen vorliegen müssen. Zugelassen sind PDF-Dateien und Bilddateien in den Formaten JPG, PNG, BMP und TIFF. Ein eingescanntes Papierdokument erfüllt die Anforderung.

Der Dateiname darf höchstens 64 Zeichen lang sein. Aus ihm sollen das Dokument, der Mitarbeiter und der Zeitraum hervorgehen, zum Beispiel immatrikulationsbescheinigung-mueller_jan-Wintersemester_2027.

Unterlagen, die eine Unterschrift erfordern, brauchen eine qualifizierte elektronische Signatur nach der EU-Verordnung 910/2014.

Aufbewahrung und Betriebsprüfung

Entgeltunterlagen bewahrst du bis zum Ablauf des Kalenderjahres auf, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. In dieser Zeit müssen sie jederzeit verfügbar und sofort lesbar sein.

Der Prüfdienst der Rentenversicherung prüft Betriebe in der Regel alle vier Jahre. Kann er die Versicherungs- oder Beitragspflicht anhand deiner Unterlagen nicht feststellen, darf er die Beiträge schätzen. Wer Entgeltunterlagen nicht führt oder nicht aufbewahrt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Der Bußgeldrahmen liegt bei bis zu 50.000 Euro.

Datenschutz in der Personalakte

Personaldaten unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung. Zugriff darf nur haben, wer die Daten für seine Aufgabe braucht. In der Praxis löst du das über Zugriffsrechte pro Rolle: Die Lohnbuchhaltung sieht andere Dokumente als die Einsatzplanung.

Ein zweiter Punkt ist der Speicherort. Bei einem Anbieter mit Rechenzentrum in Deutschland entfällt die Frage nach Datenübermittlungen in Drittländer.

So setzt du die Vorgaben mit clockin um

Für die Umstellung brauchst du zwei Bausteine: einen Ort für die Personalunterlagen und eine digitale Zeiterfassung, die die Arbeitszeitaufzeichnungen in der richtigen Form ablegt. Beides liegt in clockin in einem System.

Digitale Personalakte. In der digitalen Personalakte legst du alle Unterlagen zu einem Mitarbeiter ab — vom Arbeitsvertrag über die Krankmeldung bis zum Fortbildungsnachweis. Du vergibst die Zugriffsrechte pro Person und gibst einzelne Dokumente für den Mitarbeiter frei. Die Daten liegen in deutschen Rechenzentren.

Digitale Zeiterfassung. Deine Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten direkt vor Ort per App. Du siehst Überstunden und Urlaubstage in einer Übersicht, exportierst die Stundenzettel als PDF oder Excel-Datei und übergibst die Daten über die Schnittstelle zu DATEV, Lexware Office oder Personio an dein Lohnbüro.

Deine nächsten Schritte

Bevor du irgendetwas umstellst, brauchst du eine Liste: Welche Unterlagen sind in deinem Betrieb überhaupt betroffen? Der Test macht daraus in zwei Minuten eine konkrete Aufstellung.

‍Mit dieser Liste gehst du in drei Schritte:

1. Prüfe, ob dein Betrieb eine Befreiung beantragt hat. Sie endet am 31. Dezember 2026. Falls ja, weißt du, wie viel Zeit dir bleibt.
2. Geh eine echte Personalakte gegen deine Liste durch. Erst dann siehst du, wie viele Dokumente pro Mitarbeiter tatsächlich zusammenkommen — und wie viele davon heute nur auf Papier existieren.
3. Klär mit deinem Steuerberater oder Lohnbüro, wer was ablegt. Nimm die Liste mit ins Gespräch, dann dauert es zehn Minuten statt einer Stunde.

Entscheidend ist, dass ab Januar jeder neue Vorgang direkt in der elektronischen Ablage landet. Für alles, was danach kommt, hast du dann eine Struktur statt einer Sammlung. Teste clockin kostenlos und sieh dir an, wie Personalakte und Zeiterfassung in deinem Betrieb zusammenspielen.