Elektronische Personalakte: Was hineingehört und was sie können muss

Was eine elektronische Personalakte ausmacht

Eine Personalakte sammelt alle Unterlagen zu einem Mitarbeiter an einem Ort. Vorgeschrieben ist sie in keinem Gesetz. Sie hat sich eingebürgert, weil sonst niemand mehr weiß, wo ein Dokument liegt, wenn es gebraucht wird.

Elektronisch heißt, dass jede Unterlage als eigene Datei vorliegt. Ob das Dokument von Anfang an digital war oder du ein Papier eingescannt hast, spielt dabei keine Rolle. Entscheidend ist, dass es als Datei existiert, zum richtigen Mitarbeiter gehört und sich wiederfinden lässt.

Was in die elektronische Personalakte gehört

In die Personalakte gehört alles, was das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters betrifft. Die folgende Tabelle sortiert die Unterlagen nach dem Zeitpunkt, an dem sie bei dir ankommen.

Im Handwerk ist der Bereich Qualifikationen oft der wichtigste. Wenn ein Kunde einen Nachweis verlangt oder ein Führerschein abläuft, findest du das Dokument sofort beim richtigen Mitarbeiter.

Was nicht in die Personalakte gehört

In die Akte gehört nur, was du für das Arbeitsverhältnis brauchst. Private Notizen oder Unterlagen ohne Bezug zur Arbeit haben darin nichts zu suchen. Gesundheitsdaten legst du nur so weit ab, wie du sie wirklich brauchst, und schützt sie mit besonders engen Zugriffsrechten.

Welche Unterlagen ab 2027 elektronisch sein müssen

Eine Personalakte als Ganzes verlangt kein Gesetz von dir. Ab dem 1. Januar 2027 müssen aber die Entgeltunterlagen nach § 8 Absatz 2 der Beitragsverfahrensverordnung elektronisch vorliegen. Dazu gehören zum Beispiel der Nachweis der Arbeitsbedingungen, die Immatrikulationsbescheinigung deiner Werkstudenten und bei Minijobbern, kurzfristig Beschäftigten und in bestimmten Branchen die Arbeitszeitaufzeichnungen.

Für deine Personalakte heißt das: Sobald ein Teil davon elektronisch vorliegen muss, führst du in der Praxis eine elektronische Personalakte. Für diesen Teil ist sie Pflicht, für alles andere freiwillig. Welche Unterlagen genau betroffen sind und welche Formate gelten, liest du im Artikel zu den elektronischen Entgeltunterlagen. Was die Umstellung für deinen Betrieb bedeutet, findest du in unserem Artikel zur BVV-Pflicht 2027.

Wer die Personalakte einsehen darf

Deine Mitarbeiter dürfen ihre eigene Personalakte einsehen. Das regelt § 83 Betriebsverfassungsgesetz. Wer möchte, kann dazu ein Betriebsratsmitglied mitnehmen und eine eigene Stellungnahme zur Akte geben, die du dann mit ablegst. Daneben haben deine Mitarbeiter nach Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung ein Recht auf Auskunft über die Daten, die du über sie speicherst.

Alle anderen sehen nur, was sie für ihre Arbeit brauchen. In der Praxis löst du das über Rollen: Wer den Dienstplan schreibt, braucht keinen Blick in die Abmahnungen.

Der zweite Punkt ist der Speicherort. Die Verantwortung für die Daten deiner Mitarbeiter bleibt bei dir, auch wenn sie nicht auf deinem eigenen Rechner liegen. Wenn du die Personalakte über eine Software führst, gehört die Frage dazu, wo diese Software deine Daten speichert, also etwa ob die Server in Deutschland oder im EU-Ausland stehen.

Der dritte Punkt wird oft übersehen: die Nachvollziehbarkeit. Wer wann etwas an einem Dokument geändert hat, sollte sich im Nachhinein feststellen lassen. Ein Protokoll über die Änderungen hilft bei Rückfragen genauso wie bei einer Prüfung.

Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Eine einheitliche Frist für die Personalakte gibt es nicht. Jede Unterlage folgt der Regel, aus der sie stammt. Diese drei Fristen betreffen fast jeden Betrieb:

• Entgeltunterlagen: bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Absatz 1 SGB IV). Weil die Deutsche Rentenversicherung mindestens alle vier Jahre prüft, hältst du damit in der Regel die letzten Jahre vor.
• Lohnkonten: bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Absatz 1 Satz 9 EStG).
• Arbeitszeitaufzeichnungen: mindestens zwei Jahre ab dem Tag, für den sie gelten (§ 17 Absatz 1 MiLoG). Aufzeichnen musst du spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag.

Für den Rest der Akte gilt der Grundsatz der Datenschutz-Grundverordnung: Du bewahrst die Unterlagen so lange auf, wie du sie für einen Zweck brauchst. Fällt der Zweck weg, gehören sie gelöscht. Die genauen Fristen für deinen Betrieb klärst du am besten einmal mit deinem Steuerberater oder deinem Lohnbüro.

Unterschriebene Dokumente und Papieroriginale

Einige Entgeltunterlagen brauchen eine Unterschrift des Mitarbeiters, zum Beispiel der Befreiungsantrag eines Minijobbers oder die Erklärung zur Pflegezeit. Elektronisch gilt die Unterschrift nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 36a Absatz 2 SGB I). Ohne diese Signatur nimmst du das Dokument auf Papier entgegen und scannst es ein.

Versiehst du den Scan mit deiner fortgeschrittenen elektronischen Signatur, darfst du das Papier laut den Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherungsträger vernichten. Ohne diese Signatur bewahrst du das Original zusätzlich auf, bis die nächste Betriebsprüfung abgeschlossen ist (§ 9 Absatz 5 BVV). Für Unterlagen außerhalb der BVV, etwa einen unterschriebenen Arbeitsvertrag, gilt: Das Papier bleibt so lange im Schrank, wie du es als Nachweis brauchst.

6 Kriterien, die deine elektronische Personalakte laut BVV erfüllen muss

Ob du ein System aussuchst oder deine Ablage selbst aufbaust: Diese sechs Punkte musst du einhalten. Sie stehen in der BVV und in den Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherungsträger.

1. Jedes Dokument gehört zu einem Mitarbeiter. Eine Sammelablage für den ganzen Betrieb reicht nicht.
2. Jede Unterlage liegt als eigene Datei vor. Ein Sammel-PDF mit zwanzig Dokumenten erfüllt die Vorgabe nicht.
3. Erlaubt sind die Formate PDF, JPEG, PNG, BMP und TIFF. Ein PDF darf keine Skripte, eingebetteten Dateien oder änderbaren Formularfelder enthalten.
4. Der Dateiname sagt, worum es geht. Dokument, Mitarbeiter und Zeitraum müssen daraus hervorgehen. Wenn der Prüfer Unterlagen anfordert, darf der Name höchstens 64 Zeichen lang sein und keine Umlaute, Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten.
5. Du findest eine einzelne Unterlage sofort. Bei einer Prüfung wird ein bestimmtes Dokument verlangt, und das muss gleich da sein.
6. Bei drei Unterlagen hältst du den Eingangstag fest. Das betrifft den Befreiungsantrag von der Rentenversicherungspflicht, dessen Aufhebung und den Verzicht auf die Versicherungsfreiheit.

Was eine digitale Personalakte im Arbeitsalltag können muss

Die sechs Kriterien oben sind das Pflichtprogramm. Ob dir ein System im Alltag Arbeit abnimmt, entscheiden andere Punkte. Das gilt besonders, wenn deine Mitarbeiter auf der Baustelle, beim Kunden oder im Lager arbeiten und selten am Schreibtisch sitzen.

Eine große HR-Software kann all das, bringt aber oft Funktionen mit, die ein Betrieb mit 20 Leuten nie nutzt. Prüf deshalb zuerst, welche dieser Punkte du wirklich brauchst, und vergleich dann Preis und Aufwand.

Von Papier zur elektronischen Akte

Bis Januar 2027 muss jede Unterlage aus der Pflichtliste als Datei vorliegen. Gemeint ist alles, was ab Januar neu bei dir eingeht oder neu entsteht. Deine alten Ordner kannst du also stehen lassen, nachträglich einscannen musst du sie nicht.

Fang deshalb bei den neuen Dokumenten an und leg einen festen Ort für sie an. Ab diesem Tag landet jede neue Unterlage direkt in der elektronischen Akte, und der Papierstapel wächst nicht weiter.

Die Bestandsakten kannst du danach in Ruhe nachziehen. Viele Betriebe machen das beim nächsten Anlass, etwa wenn ohnehin ein neuer Vertrag oder eine neue Bescheinigung dazukommt.

So führst du Personalakten mit clockin

In clockin hat jeder Mitarbeiter seine eigene digitale Personalakte. Dort legst du alle Unterlagen ab, vom Arbeitsvertrag über die Bescheinigung bis zum Fortbildungsnachweis, und jedes Dokument ist dem Mitarbeiter eindeutig zugeordnet.

Die Unterlagen, die unter die BVV fallen, markierst du als Entgeltunterlagen. Für eine Betriebsprüfung ziehst du daraus einen BVV-konformen Export: Die Dokumente kommen im richtigen Dateiformat, korrekt benannt und sortiert abgelegt heraus.

Dazu vergibst du Zugriffsrechte pro Person und gibst einzelne Dokumente gezielt für den Mitarbeiter frei. Alle Änderungen landen im Sicherheitsprotokoll, sodass du nachvollziehen kannst, wer wann was gemacht hat. Die Daten liegen in deutschen Rechenzentren.

Die Arbeitszeitaufzeichnungen entstehen in derselben App. Deine Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten per Handy, und du übergibst die Daten über die Schnittstelle zu DATEV, Lexware Office oder Personio an dein Lohnbüro.

Dein nächster Schritt

Bevor du ein System aussuchst, brauchst du die Liste: Welche Unterlagen fallen in deinem Betrieb unter die elektronische Pflicht? Danach weißt du, was deine Akte mindestens können muss.

Geh dafür einmal durch, wen du beschäftigst. Minijobber, Werkstudenten, Mitarbeiter aus Nicht-EWR-Staaten und weiterarbeitende Rentner bringen jeweils eigene Unterlagen mit. Im Selbsttest bekommst du diese Liste in einer Minute, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.