Elektronische Entgeltunterlagen: Was dazugehört und was ab 2027 digital sein muss

Was sind Entgeltunterlagen?

Als Arbeitgeber musst du für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen führen. So steht es in § 28f Absatz 1 SGB IV, die Einzelheiten regelt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die Deutsche Rentenversicherung prüft mit diesen Unterlagen, ob du die Sozialversicherungsbeiträge richtig berechnet und abgeführt hast. Die Entgeltunterlagen bestehen aus zwei Teilen.

Teil 1: das Lohnkonto

Der erste Teil sind die Angaben aus § 8 Absatz 1 BVV. Dazu gehören Name, Geburtsdatum und Anschrift des Mitarbeiters sowie Beginn und Ende der Beschäftigung. Außerdem zählen das Arbeitsentgelt, der Beitragsgruppenschlüssel, die zuständige Krankenkasse und die Beitragsanteile pro Abrechnungszeitraum dazu. Diese Angaben stehen im Lohnkonto und kommen aus deinem Lohnprogramm oder von deinem Lohnbüro.

Teil 2: die begleitenden Nachweise

Der zweite Teil sind die Unterlagen aus § 8 Absatz 2 BVV. Das sind Nachweise, die eine Angabe im Lohnkonto belegen, zum Beispiel die Immatrikulationsbescheinigung einer Werkstudentin. Genau für diese Nachweise gilt die Pflicht zur elektronischen Form, um die es ab 2027 geht.

Was ohnehin schon digital läuft

Einen großen Teil deiner Entgeltunterlagen führst du schon heute elektronisch. Deine Lohnabrechnungen entstehen im Lohnprogramm und liegen dort digital vor. Meldungen zur Sozialversicherung schickst du über dein Lohnprogramm oder dein Lohnbüro elektronisch. Arbeitsunfähigkeitsdaten rufst du seit 2023 elektronisch bei der Krankenkasse ab. Lohnsteuerbescheinigungen übermittelst du elektronisch an das Finanzamt.

Personalfragebögen, Bankverbindungen, Zeugnisse oder Pfändungsunterlagen stehen nicht in der Liste der BVV. Sie gehören trotzdem in eine ordentliche Personalakte. Was dort alles hineingehört, liest du in unserem Artikel zur elektronischen Personalakte.

Was du ab 2027 elektronisch führen musst

Die Pflicht zur elektronischen Form gilt schon seit dem 1. Januar 2022. Bis zum 31. Dezember 2026 konntest du dich auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen (§ 8 Absatz 3 BVV). Diese Befreiung endet, ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für jeden Betrieb. Was das für die Umstellung bedeutet, liest du in unserem Artikel zur BVV-Pflicht 2027.

Die Pflicht gilt für Unterlagen ab dem 1. Januar 2022, bei einer Befreiung für Unterlagen ab dem 1. Januar 2027. Ältere Papierunterlagen musst du nicht nachträglich digitalisieren.

Diese Unterlagen fallen in den meisten Betrieben an

§ 8 Absatz 2 BVV zählt rund 20 Arten von Unterlagen auf. Die folgende Tabelle zeigt die Unterlagen, die in den meisten Betrieben anfallen.

Die übrigen Punkte der Liste betreffen Sonderfälle wie das Statusfeststellungsverfahren, die Seefahrt oder den Verzicht auf Entgeltansprüche. Wenn dein Betrieb mit keinem dieser Fälle zu tun hat, deckt die Tabelle deine Pflichtunterlagen ab.

Format und Dateiname

Die Sozialversicherungsträger haben in ihren Gemeinsamen Grundsätzen festgelegt, wie die Dateien aussehen müssen. Erlaubt sind PDF-Dateien und Bilddateien in den Formaten JPEG, PNG, BMP und TIFF. Ein eingescanntes Papierdokument erfüllt diese Vorgabe. Jedes Dokument liegt in einer eigenen Datei, und ein PDF darf keine Skripte, eingebetteten Dateien oder änderbaren Formularfelder enthalten.

Der Dateiname soll die Art der Unterlage, den Mitarbeiter und den Zeitraum nennen. Wenn der Prüfer Unterlagen anfordert, darf er höchstens 64 Zeichen lang sein und keine Umlaute, kein ß, keine Leerzeichen, Punkte, Kommas oder Sonderzeichen enthalten. Am einfachsten benennst du jede Datei gleich so, zum Beispiel ImmatrikulationMuellerJanWS2027.pdf. Der Prüfer muss jedes Dokument sofort finden und lesen können.

Die Unterlagen sollen dich nach § 8 Absatz 3 BVV schon elektronisch erreichen. Deine Werkstudentin schickt dir die Immatrikulationsbescheinigung also am besten direkt als PDF.

Arbeitszeitaufzeichnungen: wann sie zu den Entgeltunterlagen gehören

Arbeitszeitaufzeichnungen sind nur in bestimmten Fällen Entgeltunterlagen. Nummer 13 der BVV-Liste nennt die Aufzeichnungen nach § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz und nach § 19 Absatz 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung aus dem Arbeitszeitgesetz dient dem Arbeitsschutz und macht deine Stundenzettel nicht zu Entgeltunterlagen.

Für wen die Aufzeichnungspflicht gilt

§ 17 Mindestlohngesetz gilt für alle Minijobber und kurzfristig Beschäftigten, außer in Privathaushalten. Außerdem gilt er für alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Dazu zählen unter anderem Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsdienste sowie Friseur- und Kosmetikbetriebe. § 19 Arbeitnehmer-Entsendegesetz greift, wenn für deine Beschäftigten Mindestarbeitsbedingungen nach diesem Gesetz gelten, die der Zoll kontrolliert, zum Beispiel ein Branchenmindestlohn.

Für Beschäftigte mit einem regelmäßigen Monatsverdienst von mehr als 4.461 Euro brutto entfällt die Pflicht. Die Grenze sinkt auf 2.974 Euro, wenn du diesen Verdienst nachweislich für die letzten zwölf vollen Monate gezahlt hast (§ 1 Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung). Für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers entfällt die Pflicht ebenfalls. Aufzeichnen musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum siebten Tag nach dem Arbeitstag.

Warum Stundenzettel die meisten Unterlagen ausmachen

Eine Immatrikulationsbescheinigung legst du einmal pro Semester ab. Arbeitszeiten fallen für jeden betroffenen Mitarbeiter an jedem Arbeitstag an. Ein Gebäudereiniger mit 20 Beschäftigten sammelt so in einem Monat mehrere hundert Einträge. Handschriftliche Stundenzettel musst du danach einzeln einscannen, benennen und ablegen.

Mit der clockin-Zeiterfassung stempeln deine Mitarbeiter per App auf der Baustelle oder im Objekt ein und aus. Beginn, Ende und Pausen liegen damit sofort digital vor. Die Stundenzettel exportierst du als PDF- oder Excel-Datei und übergibst die Zeiten über die Schnittstelle zu DATEV an dein Lohnbüro.

Unterschrift und Papieroriginale

Vier Unterlagen der Liste brauchen eine Unterschrift des Mitarbeiters: der Befreiungsantrag des Minijobbers, die Erklärung zum Verzicht auf die Auszahlung von Entgelt, die Erklärung zur Pflegezeit und der Verzicht auf Versicherungsfreiheit nach Nr. 19. Elektronisch gilt die Unterschrift nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 36a Absatz 2 SGB I). Ohne diese Signatur nimmst du das Dokument auf Papier entgegen. Eine nicht unterschriebene Erklärung darfst du nicht einfach als PDF ablegen.

Das unterschriebene Papier scannst du ein und legst die Datei ab, denn nach § 9 Absatz 5 BVV musst du Papierdokumente in ein elektronisches Format umwandeln. Versiehst du den Scan mit deiner fortgeschrittenen elektronischen Signatur, darfst du das Papier laut den Gemeinsamen Grundsätzen vernichten. Dafür kannst du das Zertifikat aus dem Meldeverfahren zur Sozialversicherung nutzen, das du oder dein Lohnbüro für die Meldungen verwendet. Ohne diese Signatur bewahrst du das Original zusätzlich auf, bis die nächste Betriebsprüfung abgeschlossen ist.

Aufbewahrung und Betriebsprüfung

Entgeltunterlagen bewahrst du bis zum Ablauf des Kalenderjahres auf, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Absatz 1 SGB IV). In dieser Zeit müssen sie jederzeit verfügbar sein und sich schnell lesbar machen lassen (§ 9 Absatz 5 BVV). Das gilt auch für die Arbeitszeitaufzeichnungen, die zu den Entgeltunterlagen gehören.

Der Prüfdienst der Rentenversicherung prüft deinen Betrieb mindestens alle vier Jahre (§ 28p Absatz 1 SGB IV). Die Abrechnungsdaten übermittelt dein Lohnprogramm oder dein Lohnbüro elektronisch. Die begleitenden Unterlagen stellst du nach Absprache mit dem Prüfer bereit.

Kann der Prüfer die Versicherungs- oder Beitragspflicht aus deinen Unterlagen nicht feststellen, darf er die Beiträge schätzen (§ 28f Absatz 2 SGB IV). Wer Entgeltunterlagen nicht erstellt oder nicht aufbewahrt, handelt ordnungswidrig. Dafür droht ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro (§ 111 Absatz 1 Nummer 3 und Absatz 4 SGB IV).

Welche Software du für elektronische Entgeltunterlagen brauchst

Für Software gibt es kein offizielles BVV-Siegel. In der Praxis brauchst du drei Bausteine, die oft in verschiedenen Programmen liegen.

Die Tabelle zeigt, dass ein Lohnprogramm allein meist nicht reicht. Die begleitenden Nachweise und die Stundenzettel entstehen im Alltag des Betriebs und landen oft gar nicht beim Lohnbüro.

Mit clockin deckst du die Ablage und die Zeiterfassung in einem System ab. In der digitalen Personalakte legst du Dokumente pro Mitarbeiter revisionssicher ab, vergibst Zugriffsrechte und gibst einzelne Dateien für den Mitarbeiter frei. Deine Entgeltunterlagen exportierst du BVV-konform für die Betriebsprüfung. Die Zeiten deiner Mitarbeiter übergibst du über den Lohnexport an DATEV, Lexware Office oder Personio. Die Lohnabrechnung selbst machst du weiter in deinem Lohnprogramm oder über dein Lohnbüro.

So bist du bis Januar startklar

Du brauchst für die Umstellung keine große Einführung. Diese drei Schritte reichen für die meisten kleinen Betriebe.

1. Mach eine Liste deiner Fälle. Prüfe, ob du Minijobber, Werkstudenten, kurzfristig Beschäftigte oder Mitarbeiter aus Nicht-EU-Staaten beschäftigst und ob dein Betrieb unter § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz fällt. Die Tabelle oben zeigt dir dann, welche Unterlagen bei dir anfallen. Schneller geht es mit unserem Selbsttest: Du beantwortest zwei Fragen zu deinem Betrieb und bekommst eine Liste der Unterlagen, die du elektronisch führen musst.
2. Richte eine Ablage pro Mitarbeiter ein. Leg ein festes Namensschema für die Dateien fest und sorg dafür, dass neue Nachweise ab Januar direkt als Datei ankommen.
3. Klär mit deinem Lohnbüro, wer was ablegt. Nimm deine Liste mit ins Gespräch, dann weiß jeder, welche Unterlagen bei dir und welche beim Lohnbüro liegen.

Wenn bei dir Stundenzettel unter die Pflicht fallen, stell die Zeiterfassung zuerst um, denn dort fallen die meisten Unterlagen an. Teste clockin 14 Tage kostenlos und sieh dir an, wie Zeiterfassung und Personalakte in deinem Betrieb zusammenspielen.

Alles hier ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung im Einzelfall.