.png)
Was ist Workforce Management? Definition und Abgrenzung
Workforce Management ist der Oberbegriff für alle Prozesse, mit denen ein Betrieb seine Belegschaft plant, einsetzt und auswertet. Der Begriff kommt ursprünglich aus dem Call-Center-Umfeld der 1980er-Jahre, wird heute aber branchenübergreifend verwendet – überall dort, wo Personal nach Bedarf eingeteilt werden muss.
Personaleinsatzplanung wird in der Praxis häufig mit Workforce Management gleichgesetzt, ist aber nur ein Baustein davon. Die Tabelle zeigt die Abgrenzung im Detail:
Kurz gesagt: Personaleinsatzplanung ist einer von mehreren Bausteinen, aus denen Workforce Management sich zusammensetzt.
Die Ziele von Workforce Management
Workforce Management sorgt dafür, dass:
- die richtige Anzahl an Mitarbeitern
- zum richtigen Zeitpunkt
- am richtigen Ort
- mit der passenden Qualifikation
- die anfallenden Aufgaben erledigt.
Fehlt einer dieser Punkte, entstehen Überstunden, Leerlauf oder Lücken im Schichtplan. Genau das soll Workforce Management verhindern.
Die Bausteine von Workforce Management
Bedarfsanalyse und Personalbedarfsermittlung
Am Anfang steht die Frage, wie viel Personal zu welcher Zeit gebraucht wird. Bei einem Pflegedienst hängt das von der Zahl der Patienten ab, im Einzelhandel, vom Kundenaufkommen, im Handwerk, von der Auftragslage. Wer diese Muster kennt, kann den Personalbedarf vorausschauend planen.
Personaleinsatzplanung und Schichtplanung
Aus dem Bedarf wird ein Plan. Wer arbeitet wann, an welchem Standort, mit welcher Qualifikation? Das ist der Baustein, der bei den Betrieben am meisten Zeit kostet, gerade wenn Krankmeldungen oder kurzfristige Änderungen den Plan über den Haufen werfen. Wie eine gute Schichtplanung in der Praxis aussieht, zeigt unser Beitrag zur Schichtplan-Software.
Zeiterfassung
Der Plan zeigt, was passieren soll. Die Zeiterfassung zeigt, was tatsächlich passiert ist. Beide Werte zusammen ergeben erst ein vollständiges Bild, etwa um Überstunden zu können oder Stundenabrechnungen korrekt vorzubereiten.
Abwesenheitsmanagement
Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub: All das muss in die Planung einfließen, sonst ist der schönste Schichtplan hinfällig. Ein zentrales Abwesenheitsmanagement zeigt sofort, wer verfügbar ist und wer nicht.
Auswertung und Controlling
Am Ende jedes Zyklus steht die Frage: Hat der Plan funktioniert? Kennzahlen wie Überstundenquote, Fluktuationsrate oder Fehlzeitenquote zeigen, wo nachgebessert werden muss. Ohne diesen Schritt bleibt Workforce Management ein einmaliger Plan statt eines laufenden Prozesses.
Workforce Management für mobile Teams
Die meisten Erklärungen zum Workforce Management denken vom Büro aus. Doch gerade Betriebe mit mobilen Teams haben die größten Herausforderungen: Mitarbeiter sind unterwegs, an wechselnden Standorten, oft ohne festen Schreibtisch.
Ein Beispiel: Ein Pflegedienst mit 40 Mitarbeitern plant Einsätze bei Patienten an unterschiedlichen Orten. Fällt eine Pflegekraft kurzfristig aus, muss der Einsatz sofort neu verteilt werden, ohne dass ein Termin ausfällt. Ohne ein System, das Schichtplanung, Zeiterfassung und Verfügbarkeiten in Echtzeit zusammenführt, passiert das über Telefonate und Zuruf, fehleranfällig und zeitaufwendig.
Dasselbe gilt für Handwerksbetriebe mit wechselnden Baustellen, für den Einzelhandel mit mehreren Filialen oder für die Gastronomie mit schwankendem Gästeaufkommen. Workforce Management für mobile Teams braucht deshalb mehr als eine Excel-Tabelle: eine App, die auf dem Smartphone funktioniert, unabhängig vom Standort.
Vorteile von Workforce Management
- Weniger Überstunden und Leerlauf, weil Personal nach tatsächlich Bedarf eingeteilt wird
- Rechtssichere Zeiterfassung, die die aktuellen und kommenden gesetzlichen Vorgaben erfüllt
- Weniger Fluktuation, weil Mitarbeiter seltener an ihre Kapazitätsgrenzen geraten
- Schnellere Reaktion auf Ausfälle, weil Verfügbarkeiten sofort sichtbar sind
- Bessere Planungsgrundlage, weil Ist-Daten aus der Zeiterfassung in die nächste Planung einfließen
- Zufriedenere Kunden, weil immer genug qualifiziertes Personal verfügbar ist
So setzt du Workforce Management mit clockin um
Die drei zentralen Bausteine von Workforce Management, Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement, deckt clockin in einer App ab, die für mobile Teams gebaut ist. Das System funktioniert direkt auf dem Smartphone, ohne Excel-Chaos und ohne Zuruf-Planung, egal ob dein Team im Pflegedienst, auf der Baustelle oder in der Filiale unterwegs ist.
Workforce Management mit clockin
Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten in einer App
Mit clockin steuerst du deinen gesamten Personaleinsatz aus einer App: Schichten planen, Zeiten erfassen, Abwesenheiten verwalten, alles zentral und in Echtzeit. Auch wenn dein Team unterwegs ist.
- Schichtplanung per Drag & Drop, live abgeglichen mit Verfügbarkeiten
- Zeiterfassung per App, auch von unterwegs und ohne Empfang
- Abwesenheiten und Urlaub zentral verwalten und sofort einsehbar
Das sagen Kunden
.avif)
.avif)
