1. clockin – für mobile Teams die stärkste Kombination
Wer einen Betrieb führt, in dem Mitarbeitende täglich wechselnde Einsätze haben – ob in der Pflege, im Einzelhandel, in der Gastronomie oder in der Pflege –, kennt das Problem: Der Einsatzplan steht, aber wer krank ist, Urlaub hat oder doppelt eingeplant wurde, fällt oft erst im letzten Moment auf.
clockin setzt genau hier an. Die Personaleinsatzplanung zeigt auf einen Blick, wer an welchem Tag tatsächlich verfügbar ist. Abwesenheiten, Urlaubsanträge und Krankmeldungen fließen automatisch in die Planung ein. Schichten lassen sich per Drag & Drop besetzen, bei Konflikten warnt das System automatisch, bevor die falsche Person eingeplant wird.
Was clockin von einfachen Personaleinsatzplanungs-Tools unterscheidet: Die Planung ist direkt mit Zeiterfassung, Mitarbeiter-App und Dokumentation verknüpft. Mitarbeiter sehen ihren persönlichen Einsatzplan in der App, erhalten Push-Benachrichtigungen bei Änderungen und müssen nicht mehr auf WhatsApp-Nachrichten warten. Wer mehrere Standorte oder Filialen betreibt, kann diese getrennt planen und behält trotzdem den Gesamtüberblick.
Die wichtigsten Funktionen:
- Einsatzplanung mit Drag & Drop, inklusive automatischer Warnung bei Doppelbelegung oder Stundenüberschreitung
- Abwesenheiten und Urlaub fließen automatisch in die Planung ein
- Mitarbeiter-App mit persönlichem Einsatzplan und Push-Benachrichtigungen
- Soll-Ist-Abgleich zwischen geplantem und tatsächlichem Einsatz
- Mehrere Standorte und Bereiche getrennt planbar
Preis: Zeiterfassung ab 3,19 €/Nutzer/Monat; Schichtplanung als Ad-on ab 24 €/Monat.
Geeignet für: Betriebe mit mobilen oder wechselnden Teams – Pflege, Einzelhandel, Gastronomie, Gebäudereinigung, Service und alle anderen Branchen, in denen nicht alle Mitarbeiter am Schreibtisch sitzen.
Personaleinsatzplanung mit clockin
Wer wann wo – immer im Blick
Mit clockin planst du deinen Personaleinsatz digital: Schichten besetzen, Abwesenheiten berücksichtigen und dein Team per App informieren – alles in einem System.
- Abwesenheiten & Urlaub automatisch in der Planung
- Push-Benachrichtigungen bei Planänderungen
- Soll-Ist-Abgleich mit der Zeiterfassung
Das sagen Kunden
2. Aplano – günstig einsteigen, mit Einschränkungen
Aplano ist eine cloudbasierte Lösung für Dienstplanung und Zeiterfassung. Der Einstiegspreis ist niedrig. Wer jedoch Urlaub, Schichttausch, Vorlagen oder automatische Dienstplanung braucht, landet schnell in einem höheren Tarif. Den passenden Preisplan sollte man deshalb vor dem Start genau prüfen.
Die wichtigsten Funktionen:
- Schichten per Drag & Drop
- Mitarbeiter-App
- Urlaub und Abwesenheiten in höheren Tarifen
- Schichttausch
- Automatische Dienstplanung im Pro-Tarif
Preis: Ab 0,50 €/Mitarbeiter/Monat.
Geeignet für: Kleine bis mittelständische Unternehmen mit einfachem Planungsbedarf.
3. gastromatic – spezialisiert auf die Gastronomie
gastromatic richtet sich klar an Restaurants, Cafés, Bars und Hotels. Das Tool unterstützt Betriebe mit vielen Teilzeitkräften, wechselnden Schichten und saisonalen Schwankungen – typische Herausforderungen der Branche.
Die wichtigsten Funktionen:
- Dienstplanung mit Team-Sharing
- Stationäre Zeiterfassung per Tablet
- Mitarbeiter-App
- Digitale Personalakte
- Erweiterte Gastro-Funktionen in höheren Paketen
Preis: Ab 6,96 €/Mitarbeiter/Monat.
Geeignet für: Gastronomie, Hotellerie und Betriebe mit gastrotypischem Schichtbetrieb.
4. Shiftbase – Schichten, Zeiten und Kosten im Blick
Shiftbase verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung und Teamverwaltung. Wer neben der Schichtplanung auch Verfügbarkeiten und Personalkosten im Blick behalten will, findet hier ein solides Werkzeug. Für kleine Teams gibt es einen dauerhaft kostenlosen Tarif.
Die wichtigsten Funktionen:
- Schichten per Drag & Drop
- Digitale Zeiterfassung
- Verfügbarkeitsabfrage
- Schichttausch
- Kostenkontrolle während der Planung
- Planungswarnungen bei Konflikten
Preis: Free-Tarif für bis zu 15 Nutzer; Basic ab 30 €/Monat für 6 Nutzer, jeder weitere Nutzer 4 €/Monat.
Geeignet für: KMU mit regelmäßigem Schichtbetrieb.
5. Ordio – Standortlogik statt Kopfrechnen
Ordio rechnet nicht pro Mitarbeiter, sondern pro Standort ab. Das kann sich bei größeren Teams an einem Standort schnell lohnen. Neben der Schichtplanung bietet das Tool auch Personalakten, Dokumentenverwaltung und Urlaubsplanung.
Die wichtigsten Funktionen:
- Standortbasierte Schichtplanung
- Digitale Personalakte
- Abwesenheitsplanung
- Mitarbeiter-App
- Zeiterfassung und Checklisten je nach Tarif
Preis: Ab 89 €/Standort/Monat bei jährlicher Abrechnung
Geeignet für: Filialbetriebe, Gastronomie, Einzelhandel und Dienstleister mit vielen Teilzeitkräften.
6. Papershift – modular von der Zeiterfassung zur Dienstplanung
Papershift ist modular aufgebaut: Der günstigste Tarif deckt Zeiterfassung und Urlaubsplanung ab. Dienstplanung kommt erst im nächsten Paket dazu. Wer komplexere Anforderungen hat, findet im Professional-Paket auch automatische Planung.
Die wichtigsten Funktionen:
- Zeiterfassung per App, Tablet oder Browser
- Urlaubsplanung
- Digitale Personalakte
- Dienstplanung ab höheren Paketen
- Automatische Planung im Professional-Paket
Preis: Dienstplanung ab 6 €/Mitarbeiter/Monat.
Geeignet für: Wachsende Teams, die Zeiterfassung und Dienstplanung schrittweise digitalisieren wollen.
7. Crewmeister – Dienstplanung und Zeiterfassung für kleine Teams
Crewmeister kombiniert digitale Dienstplanung mit Zeiterfassung und Urlaubsplanung. Der Dienstplaner ist direkt mit der Zeiterfassung verknüpft, sodass sich geplante Schichten und tatsächlich geleistete Stunden gegenüberstellen lassen.
Die wichtigsten Funktionen:
- Online-Dienstplaner für PC, Tablet und Smartphone
- Digitale Zeiterfassung mit Dienstplanabgleich
- Urlaubsplanung
- Mitarbeiter-App
- Soll-Ist-Vergleich
Preis: Ab 1,05 €/Nutzer/Monat, Urlaubsplaner ab 1,40 €/Nutzer/Monat; Pro-Paket ab 2,10 €/Nutzer/Monat.
Geeignet für: Kleine Unternehmen, Gastronomie und Handwerk.
Fazit: Welches Tool passt zu welchem Betrieb?
Der Markt ist breit aufgestellt – von schlanken Dienstplan-Apps bis zu integrierten Betriebssystemen für mobile Teams. Die entscheidende Frage ist nicht, welches Tool die meisten Funktionen hat, sondern welches zum eigenen Arbeitsalltag passt.
Betriebe, deren Mitarbeiter täglich an wechselnden Einsatzorten arbeiten, brauchen mehr als einen digitalen Dienstplan. Wenn Schichten, Arbeitszeiten und Auftragsdokumentation nicht zusammenlaufen, entstehen Rückfragen, Medienbrüche und Mehrarbeit im Büro. Für diese Betriebe bietet clockin den umfassendsten Ansatz: Planung, Zeiterfassung, Dokumentation und Teamkommunikation in einem System.
Wer hingegen einfache Schichtplanung für ein kleines Team mit festen Arbeitszeiten sucht, fährt mit günstigeren Lösungen wie Crewmeister oder Aplano gut. Gastronomiebetriebe finden in gastromatic ein auf ihre Branche zugeschnittenes Werkzeug.
Am Ende gilt: Ein gutes Tool spart Zeit beim Planen und sorgt dafür, dass alle im Team wissen, wann sie wo gebraucht werden.
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