Dienstplan Software Vergleich 2026: 5 Tools im Überblick

Was du wissen solltest, bevor du ein Tool wählst

Wer heute ein Team ohne feste Schreibtischarbeitsplätze führt, weiß: Die Dienstplanung ist oft der erste Prozess, der aus dem Ruder läuft. Schichten werden per WhatsApp koordiniert, Urlaubsanträge kommen per Zettel und der aktuelle Plan hängt irgendwo in einer Excel-Datei, die drei Versionen alt ist. Das kostet nicht nur Zeit – es führt zu Fehlern, Frust im Team und im schlimmsten Fall zu ArbZG-Verstößen, die keiner auf dem Schirm hatte.

Dienstplan-Software löst genau das. Aber der Markt ist unübersichtlich: Manche Tools beschränken sich auf den reinen Schichtplan, andere möchten die gesamte Personalverwaltung abbilden, wieder andere gehen noch einen Schritt weiter und decken den operativen Betriebsalltag ab. Die Wahl des falschen Tools bedeutet entweder zu wenig Funktionen für den tatsächlichen Bedarf oder zu viel Komplexität für ein Team, das einfach nur wissen will, wer wann wo arbeitet.

clockin – das Betriebssystem für alle, die anpacken

clockin denkt Dienstplanung anders: nicht als isoliertes HR-Modul, sondern als Teil einer operativen Plattform, die Büro, Team und Kunde zusammenbringt. Neben Zeiterfassung und Schichtplanung deckt clockin Bereiche ab, die andere Tools nicht anfassen: mobile Projektdokumentation, digitale Checklisten, Kundenverwaltung, Rechnungsstellung und KI-gestützte Funktionen wie automatische Videodokumentation, Gesprächsnotizen und einen KI-Telefonassistenten. Die App funktioniert online wie offline.

Das macht clockin besonders für Betriebe interessant, bei denen die Mitarbeiter nicht am Schreibtisch sitzen – Pflegedienste, Einzelhandelsteams, Baugewerbe, Gebäudereinigung, Gastronomie. Überall dort, wo Zeiterfassung allein nicht reicht, weil der operative Alltag komplexer ist.

Stärken: Kein anderes Tool im Vergleich geht so weit über reine Dienstplanung hinaus – mobile-first, KI-Funktionen im Kern und offline-fähig, macht clockin zur umfassenden Lösung für Teams, die nicht am Schreibtisch sitzen.

Preis: Dienstplanung ab 24 €/Monat, Zeiterfassung ab 3,59 €/Monat/Mitarbeiter, Projektdokumentation ab 8,99 €/Monat/Mitarbeiter

Erfahre mehr über die Dienstplanung bei clockin →

gastromatic – Personalmanagement mit integrierter Lohnabrechnung

gastromatic vereint Personalverwaltung, Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung in einer Plattform. Enthalten sind ein Auto-Planer, ein Dokumentencreator mit E-Signatur-Funktion und eine digitale Personalakte. Gastromatic bietet keine Schnittstelle zu DATEV, aber ein Lohn-Expertenteam, das das externe Lohnbüro ersetzen soll.

Funktionsumfang: Dienstplanung mit Auto-Planer, Zeiterfassung, digitale Personalakte, Dokumentenmanagement, Mitarbeiter-App und Open API.

Preis: Starter ab 6,95 €/Mitarbeiter/Monat

Ordio – Personalsoftware für Schichtbetriebe

Ordio deckt neben Schichtplanung und Zeiterfassung auch Personalakte, Dokumentenmanagement, Checklisten und Payroll-Aufbereitung ab. Ein KI-Assistent ist in die Schichtplanung integriert. Das Preismodell ist standortbasiert und nicht, wie bei vielen anderen Anbietern, lizenzbasiert.

Funktionsumfang: Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten, digitale Personalakte, Checklisten, Payroll-Automatisierung, Mitarbeiter-App, KI-Assistent.

Preis: Ab 89 €/Standort/Monat

Planovo – Dienstplanung und Zeiterfassung

Planovo ist ein browserbasierter Dienstplaner mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Stempeluhr und Stundenkonto. Mitarbeiter können über die App auf Android ihren Plan einsehen, Verfügbarkeiten eintragen und Abwesenheitsanträge stellen. Der Serverstandort liegt in Deutschland, das Tool ist DSGVO-konform und TÜV-geprüft.

Funktionsumfang: Dienstplanung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung mit Stempeluhr, Stundenkonto, Mitarbeiter-App, Kommunikation im Team. HR-Funktionen, Auto-Planer und tiefere Auswertungen sind nicht enthalten. Eine direkte Schnittstelle zu Lohnbuchhaltungssoftware wie DATEV gibt es nicht.

Preis: Schichtplanung ab 2,50 €/Mitarbeiter/Monat (in 10er-Lizenzschritten)

Aplano – Schichtplan und Zeiterfassung

Aplano ist eine cloudbasierte Lösung für Schichtplanung und Zeiterfassung, die per Browser, Tablet und Smartphone nutzbar ist. Die Planung erfolgt per Drag & Drop, offene Schichten können über eine Schichtbörse von Mitarbeitern übernommen werden. Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Stundenkonto sind integriert, Datenexporte für die Lohnvorbereitung sind möglich.

Funktionsumfang: Drag-&-Drop-Schichtplanung, Zeiterfassung, Stundenkonto, Schichtbörse, Abwesenheitsverwaltung, Datenexporte, Mitarbeiter-App. Keine direkte DATEV-Schnittstelle verfügbar.

Preis: Zeiterfassung & Schichtplanung ab 4,50 €/Mitarbeiter/Monat

Fazit: Welches Tool passt zu dir?

Nicht jede Software passt zu jedem Betrieb. Wer die richtige Lösung sucht, sollte weniger auf den Funktionsumfang schauen als auf die eigene Betriebsstruktur.

gastromatic und Ordio sind die richtige Wahl, wenn du noch keine Lohnbuchhaltung hast und alle Personal-Themen über ein System abbilden möchtest. Aplano und Planovo decken die Grundlagen ab, kommen dadurch aber auch schneller an ihre Grenzen.

clockin geht einen anderen Weg: Der Funktionsumfang reicht weit über reine Dienstplanung hinaus. Das Tool ist aber modular aufgebaut und passt sich deshalb einer Vielzahl an Branchen reibungslos an. Wer den gesamten operativen Alltag mobiler Teams digitalisieren möchte, setzt neben der Dienstplanung auf Projektdokumentation, Zeiterfassung, Kundenverwaltung und KI-Telefonassistenten. Wer für seine Gastronomie nur Zeiterfassung und Schichtplan benötigt, erhält die beste Zeiterfassung (Trusted, 2026) mit einer kostengünstigen Schichtplanung.

Alle Preisangaben Stand Juni 2026, zzgl. MwSt. Preise können sich ändern – prüfe direkt beim Anbieter.