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Was KI-gestützte Schichtplanung ist
Hinter dem Begriff stecken in der Praxis verschiedene Dinge. Manche Programme prüfen feste Regeln und warnen dich, wenn etwas nicht passt. Andere rechnen aus deinen alten Plänen einen Vorschlag aus. Außerdem gibt es Chat-Assistenten, denen du in normaler Sprache sagst, was du brauchst.
Die Tabelle zeigt dir, was die vier Wege können und wo ihre Grenzen liegen.
| Weg | Was du bekommst | Wo die Grenze liegt |
|---|---|---|
| Regelprüfung | Du bekommst Warnungen bei Doppelbelegung, Abwesenheit oder zu vielen Stunden. | Du besetzt trotzdem jede Schicht selbst. |
| Vorschlags-KI | Du bekommst einen fertigen Besetzungsvorschlag für offene Schichten. | Die KI braucht bisherige Pläne als Grundlage. |
| Chat-Assistent im Planungsprogramm | Du bekommst einen Plan nach deinen Anweisungen, mit den echten Daten deines Teams. | Du musst klar beschreiben, was du willst. |
| ChatGPT und ähnliche Programme | Du bekommst einen groben Entwurf als Text oder Tabelle. | Das Programm kennt weder Abwesenheiten noch Stundenkonten deines Teams. |
Am meisten hilft dir KI, wenn sie auf die Daten zugreift, mit denen du ohnehin planst.
Offene Schichten per Vorschlag besetzen
Stell dir einen ambulanten Pflegedienst mit 20 Mitarbeitenden vor. Für die nächste Woche sind noch sechs Früh- und Spätdienste offen. Bisher hat die Pflegedienstleitung dafür alte Pläne verglichen, Stunden nachgerechnet und herumtelefoniert.
Mit der KI-Schichtplanung in clockin lässt sie sich für die offenen Schichten einen Vorschlag machen. Die KI nutzt dafür die bisherigen Pläne und berücksichtigt die Soll- und Ist-Zeiten der Mitarbeitenden. Die Pflegedienstleitung prüft den Vorschlag, ändert bei Bedarf einzelne Schichten und gibt den Plan frei. Nach der Freigabe sieht das Team die Änderungen in Echtzeit in der App.
Tipp: Du musst nicht bei null anfangen. In clockin bekommst du schon zum Start Schichtplan-Vorschläge passend zu deiner Branche. Mit jedem eigenen Plan, den du danach erstellst, werden die Vorschläge genauer.
Den Schichtplan per Chat schreiben mit clocki
Manchmal weißt du genau, wie die Woche aussehen soll, und musst es nur aufschreiben. Dafür gibt es clocki, den KI-Assistenten in clockin. Du nutzt clocki überall in clockin, also auch für deinen Schichtplan. Du schickst clocki deine Anweisungen im Chat, zum Beispiel: „Plane Ayşe und Tom nächste Woche nur im Frühdienst ein und lass Max am Freitag für den Spätdienst frei.“ Aus deinen Anweisungen erstellst du mit clocki den passenden Plan.
Der wichtigste Unterschied zu ChatGPT liegt in den Daten. Mit clocki arbeitest du direkt mit den Abwesenheiten und Mitarbeiterdaten, die schon in clockin liegen. Du musst also nicht erst aufschreiben, wer im Urlaub ist oder wer zu deinem Team gehört. So passt der Plan von Anfang an zu deinem echten Team, und du gibst ihn nach deiner Prüfung frei.
KI-Schichtplanung
Besetze offene Schichten per Vorschlag und gib den Plan mit einem Klick frei
Mit clockin lässt du dir Vorschläge für offene Schichten machen oder schreibst deinen Plan per Chat mit clocki.
- Du bekommst Vorschläge auf Basis deiner bisherigen Pläne und der Soll- und Ist-Zeiten.
- Du erstellst Pläne per Anweisung im Chat mit clocki.
- Du gibst jeden Plan selbst frei, und dein Team sieht Änderungen sofort in der App.
Warum ChatGPT allein keinen brauchbaren Dienstplan macht
Viele probieren zuerst ChatGPT aus. Für einen groben Entwurf funktioniert das auch. Das Problem ist, dass ChatGPT nichts über deinen Betrieb weiß. Es kennt weder die Urlaube noch die Stundenkonten deiner Mitarbeitenden. Alles, was die KI wissen soll, musst du selbst eintippen und nach jeder Änderung neu eingeben.
Dazu kommt der Datenschutz. Namen, Arbeitszeiten und Krankmeldungen deiner Mitarbeitenden sind personenbezogene Daten. Angaben zu Krankheiten gelten sogar als besonders geschützte Gesundheitsdaten. Solche Daten solltest du nicht in ein öffentliches KI-Programm kopieren.
Gut zu wissen: Mit clockin bleiben alle Daten deines Betriebs auf Servern in Deutschland und sind nach DSGVO geschützt.
Gute Vorschläge brauchen gute Daten
Eine KI kann nur so gut planen wie die Daten, mit denen sie arbeitet. Wenn Arbeitszeiten fehlen oder Urlaube nur im Kopf der Chefin stehen, passt auch der Vorschlag nicht. Je mehr Pläne du in clockin erstellst und je sauberer deine Zeiten erfasst sind, desto besser werden die Vorschläge.
Diese drei Dinge solltest du vor dem Start geklärt haben:
- Deine Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten digital, zum Beispiel per App oder digitaler Stempeluhr.
- Urlaube und Krankmeldungen pflegst du im Abwesenheitsmanagement.
- Für jede Person ist hinterlegt, wie viele Stunden sie laut Vertrag arbeitet.
Die Freigabe bleibt bei dir: Was rechtlich gilt
Mit der Freigabe trägst du auch die Verantwortung für den Plan. Diese Regeln solltest du dabei im Blick behalten.
Arbeitszeitgesetz
Werktags dürfen deine Mitarbeitenden höchstens acht Stunden arbeiten. Bis zu zehn Stunden sind erlaubt, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen wieder bei acht Stunden liegt. Zwischen zwei Schichten müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen. In der Pflege und in der Gastronomie darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn du das innerhalb eines Monats mit einer längeren Ruhezeit ausgleichst.
Beim Prüfen helfen dir in clockin die automatischen Warnungen bei Doppelbelegung, Abwesenheit oder Stundenüberschreitung.
Betriebsrat
Hat dein Betrieb einen Betriebsrat, hat er bei Schichtplänen ein Mitbestimmungsrecht. Das steht in § 87 Absatz 1 Nummer 2 des Betriebsverfassungsgesetzes. Auch bei der Einführung von Software, die Verhalten oder Leistung überwachen kann, bestimmt er mit (Nummer 6). Sprich ihn deshalb an, bevor du mit KI-Planung startest.
Für welche Betriebe sich KI-Schichtplanung lohnt
KI-Schichtplanung bringt dir am meisten, wenn du regelmäßig viele Schichten besetzen musst.
Pflege: Im ambulanten Pflegedienst planst du Früh-, Spät- und Wochenenddienste und musst Ausfälle schnell auffangen. Ein Vorschlag auf Knopfdruck gibt dir eine fertige Grundlage für die Woche.
Gastronomie: Im Restaurant arbeitest du oft mit Aushilfen und schwankenden Stunden. Weil die KI Soll- und Ist-Zeiten berücksichtigt, behältst du die Stunden deiner Leute leichter im Blick.
Einzelhandel: Im Handel planst du oft mehrere Filialen. In clockin planst du jeden Standort getrennt und ordnest deine Leute zu.
Handwerk: Im Handwerk planst du zum Beispiel Bereitschafts- und Notdienste oder früh beginnende Schichten in der Backstube. Mit einem Vorschlag auf Knopfdruck verteilst du diese Dienste schneller auf dein Team.
Gebäudereinigung: In der Gebäudereinigung betreust du oft viele Objekte mit Früh- und Abendschichten. In clockin planst du jedes Objekt als eigenen Bereich und lässt dir für offene Schichten einen Vorschlag machen.
Physiotherapie: In der Physiopraxis deckst du lange Öffnungszeiten mit Voll- und Teilzeitkräften ab. Weil die KI Soll- und Ist-Zeiten berücksichtigt, behältst du die Stunden deiner Therapeutinnen und Therapeuten leichter im Blick.
Kindergarten: Im Kindergarten musst du die Öffnungszeiten mit Früh- und Spätdiensten abdecken und Ausfälle schnell auffangen. Ein Vorschlag auf Knopfdruck gibt dir eine fertige Grundlage, die du nur noch prüfst und freigibst.
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