Was muss eine gute Zeiterfassung können - 6 Kriterien
Die Entscheidung für das richtige Zeitverfassungstool kann schwerfallen. Der Markt ist nicht gerade klein, wächst zunehmend und wird immer diverser in den Punkten Funktion, Kosten und Benutzeroberfläche. Wir wollen dir einen Leitfaden an die Hand geben, wie du das richtige Tool für dich und dein Unternehmen findest.
Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.
Deine wichtigsten Fragen im Überblick
Wichtig ist, dass du deine eigenen Anforderungen, abhängig von deiner Unternehmensgröße, Branche, Arbeitsalltag, aber auch die rechtlichen Grundlagen im Blick behältst und ein Tool findest, dass diese Anforderungen im besten Fall kompromisslos erfüllt.
Vergleichsportale bieten dir einen guten Überblick über den Markt. Ein guter Start sind Vergleichsportale wie OMR oder Vergleich.org
Bei der Entscheidung für das richtige System zur Zeiterfassung solltest du folgenden Kriterien beachten:
- Was musst du rechtlich beachten?
- In welcher Branchen bist du tätig?
- Wie groß ist dein Team?
- Welche Anforderungen hast du?
- Was sollte das Tool außerhalb der Arbeitszeiterfassung noch können?
- Wie sieht dein Budget aus?
Je nachdem, wie deine Antwort auf diese Fragen ausfällt, kann sich das richtige Tool verändern:
1. Rechtliche Grundlage
Zunächst zur rechtlichen Grundlage: Die sieht für alle in Deutschland gleich aus, kann aber in einigen Fällen Zusatzleistungen erfordern.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
An oberster Stelle der rechtlichen Anforderungen steht die Arbeitszeiterfassungspflicht. Die, durch das Bundesarbeitsgericht im September 2022 ausgerufene, Pflicht, dass Unternehmen deutschlandweit die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen müssen, schreibt zunächst nur dies vor: Die Arbeitszeiten und damit auch Ruhe- und Pausenzeiten der Mitarbeitenden zu dokumentieren und archivieren.
Stützen tut es sich dabei auf die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Dieser ist nämlich dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass seine Mitarbeitenden und damit sein Unternehmen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes einhält.
Wie die Erfassung der Arbeitszeiten auszusehen hat, schreibt das BAG selber nicht vor.
Einen genaueren Einblick in derzeitig rechtliche Lage bekommst du hier.
Die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs
Anders sieht es bei den Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs aus, auf das sich das Urteil des Bundesarbeitsgerichts stützt. Dieses hat nämlich schon im Mai 2019 alle europäischen Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung zu verabschieden. Auch wenn das bisher in Deutschland nicht geschehen ist, können wir anhand des Urteils des EuGH voraussagen, wie ein solches Gesetz aussehen wird:
Der EuGH schreibt vor, dass ein System zur Zeiterfassung verlässlich, objektiv und zugänglich sein muss.
An diese Vorgaben muss sich auch der neue Gesetzesentwurf des Bundesarbeitsministeriums halten. Dieser soll für eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung sorgen, muss dafür aber erst verabschiedet werden.
Alle weiteren Informationen zum Gesetzesentwurf findest du hier.
Auswirkung auf ein System zur Zeiterfassung
Leider schließen dieser Vorgaben des EuGH schon einige Lösungen der Zeiterfassung aus. Gerade die Erfassung per Stift und Zettel oder Exceltabelle hält hier nicht mit. Stattdessen solltest du lieber aus Systeme der digitalen Zeiterfassung oder ein Chipsystem zurückgreifen.
Einen genauen Vergleich der verschiedenen Lösungen der Zeiterfassung findest du hier.
2. Branche
Je nachdem, ob du in der Handwerkbranche oder Versicherungsbranche arbeitest, kannst du unterschiedliche Lösungen benötigen. Als Garten-Landschaftsbauer profitierst du höchstwahrscheinlich von einer mobilen Lösung, während eine Zahnarztpraxis mit einem stationären Terminal auskommt.
Sind du und deine Mitarbeitenden viel unterwegs und darauf angewiesen, Arbeitszeiten flexibel erfassen zu können, empfehlen wir dir die digitale Zeiterfassung per App, die auch offline verfügbar ist. Dadurch können auch Pausen von der Baustelle aus erfasst werden und du kommst deiner Fürsorgepflicht als Arbeitgeber nach.
Für Unternehmen, die nicht auf die Erfassung in mobiler Form angewiesen sind, können auch Chiplese-Geräte funktionieren. Hier wird die Zeit durch Einchecken durch Chips erfasst. Dazu wird an der Arbeitsstelle ein Termin installiert und jeder Mitarbeiter erhält einen Chip oder eine Karte, mit der ein- und ausgecheckt wird.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Erfassen von Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit. Hier fallen gesonderte Anforderungen an die Erfassung und Änderungen des Arbeitszeitgesetzes an. Ein System sollte das erkennen können und dir nicht zusätzliche Arbeit verschaffen. Müssen deine Mitarbeitenden also beispielsweise auch nachts arbeiten, suche dir ein System, dass dich beim Verrechnen dieser speziellen Stunden unterstützt.
3. Unternehmensgröße
Nicht jedes System ist auf eine Unternehmensgröße von mehreren hundert Mitarbeitern ausgelegt. Und nicht jedes Unternehmen kann sich ein kostspieliges Tool leisten. Je nachdem, wie groß dein Unternehmen ist und von wie vielen Mitarbeitenden du die Arbeitszeiten erfassen musst, kann die richtige Lösung für dich variieren.
Ein kleines Unternehmen, mit zwei bis drei Mitarbeitenden, braucht vielleicht gar nicht die großen Analysetools und eine tolle Übersicht, da die erfassten Daten an sich schon recht übersichtlich sind. Dafür Geld auszugeben muss nicht sein. Aber vergiss nicht: Bestenfalls wächst dein Unternehmen mit der Zeit und dein Tool auch mit dir. Also entscheide dich lieber für ein flexibles Tool, statt in einem Jahr wieder umsteigen zu müssen.
Auf der anderen Seite kann für große Unternehmen ein unübersichtliches Tool mit einer benutzerunfreundlichen Oberfläche verheerende Folgen haben. Schnell den Überblick verlieren und sich aufgrund von ständig auftretenden Problemen in bürokratischem Aufwand zu verlieren kann nicht nur Zeit, sondern auch sehr viel Geld kosten. Wähle also auch hier ein Tool, dass deiner Unternehmensgröße standhält.
4. Anforderungen
Wir haben schon über Anforderungen auf Branchenseite und auf Grundlage der Unternehmensgröße gesprochen. Aber je nachdem, wie dein Alltagsgeschäft läuft, kann auch hier das richtige Tool variieren.
Arbeitest du beispielsweise viel mit Kundenrechnungen, basierend auf den geleisteten Stunden auf ein Projekt, kann die Projektzeiterfassung für dich ein wichtiges Tool sein. Hier erfassen die Mitarbeitenden parallel zu ihrer Arbeitszeit auch die Zeit, die sie für ein Projekt leisten. So kannst du Kundenrechnungen realistisch erstellen.
Genauso kann dir das richtige Tool auch das Verrechnen von Fahrzeiten abnehmen. Gerade in mobilen Apps geht das mit wenigen Klicks.
Eine Grundlage, gerade bei der digitalen Zeiterfassung, sollte allerdings der bürokratische Aufwand sein. Wenn du ein Tool testest und in deinem Unternehmen einführst, kann es gut sein, dass es in den ersten Wochen etwas Mehraufwand einfordert. Bleibt dieser allerdings konstant und kostet dich wichtige Arbeitszeit, hast du noch nicht das richtige Tool für dich gefunden. Gerade in Punkten Einsatzplanung, Abwesenheitsmanagement, Ressourcenplanung, Projektplanung und automatische, digitale Stundenzettel kann das richtige Tool dir sogar Arbeit abnehmen.
5. Zusatzleistungen
Dein Unternehmen arbeitet parallel mit anderer Software wie DATEV, Lexoffice oder anderen? Hier können dir Zusatzleistungen wie Schnittstellen in das System einiges an zusätzlichem Aufwand abnehmen.
Aber nicht nur das: Gerade in der Projektarbeit bietet das richtige System für dich die richtigen Zusatzleistungen. Per App alle wichtigen Informationen bereit haben, über eine App kommunizieren und den Status des Projektes langfristig zu dokumentieren, ermöglicht dir die digitale Projektakte. So sparst du dir und deine Mitarbeitenden nicht nur das Wühlen in unübersichtlichen Akten, sondern auch viele Telefonate, Missverständnisse und Verzögerungen durch fehlende Informationen.
6. Preis
Jetzt der wichtigste Punkt: Was kostet mich das? Auf dem Markt schwanken die Preise stark. Das ist aber auch abhängig von der Art des Systems: Entscheidest du dich für ein Chipsystem, hast du hohe Anschaffungskosten. Zettel und Stift oder eine Exceltabelle hingegen kostet dich fast nichts. Möchtest du aber auf der sicheren Seite sein und nicht in wenigen Monaten dein Zeiterfassungssystem umstellen müssen, weil es nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben entspricht, raten wir vom händischen Erfassen ab.
Mit Blick auf das Verhältnis von Preis und Leistung schneiden hier digitale Zeiterfassungssysteme mit Abstand am besten ab. Nicht nur, weil diese Systeme meist per Abo funktionieren und dir so die Möglichkeit bieten flexibel zu wechseln, sondern weil dir hier einzelne Anbieter ermöglichen, abhängig von der Mitarbeiterzahl das System zu erweitern. Du zahlst also für die Anzahl deiner Mitarbeitenden. Damit ist das System deutlich flexibler als ein Chipsystem.
Hinzukommt, dass du souveräne, digitale Tools oftmals für einen gewissen Zeitraum testen kannst.
Einen genaueren Überblick über die Kostenpunkte und einen ausführlichen Vergleich findest du hier.
Das richtige System für dich und dein Unternehmen
Das klingt jetzt nach ziemlich viel, was? Eine ganze Reihe an Dingen, die du bei deiner Wahl beachten musst. Ein System, was alle oben genannten Punkte abdeckt, branchenübergreifend und schnell einsetzbar ist, ist clockin.... Egal ob Handwerk oder Versicherung, egal ob mobil, stationär oder beides; egal ob für 100 Mitarbeitende oder fünf.
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