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Warum minutengenaue Zeiterfassung so wichtig ist
Lange Zeit war es üblich, Arbeitszeiten in Blöcken von 15 Minuten oder sogar halben Stunden zu erfassen. Gerade im Handwerk, in der Produktion oder im Außendienst haben viele Betriebe mit handschriftlichen Stundenzetteln gearbeitet, die dann auf volle Takte gerundet wurden. Was früher pragmatisch wirkte, ist heute rechtlich nicht mehr haltbar.
Der Europäische Gerichtshof hat bereits 2019 entschieden, dass die gesamte Arbeitszeit objektiv, verlässilich und zugänglich erfasst werden muss. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht 2022 bestätigt und die Bundesregierung hat sie im Koalitionsvertrag sowie mit einem Gesetzesentwurf konkretisiert. Damit ist klar: Zeiterfassung muss minutengenau erfolgen – egal ob am Schreibtisch, in der Werkstatt, auf der Baustelle oder im Homeoffice.
Was genau fordert das Gesetz?
Die Pflicht zur minutengenauen Zeiterfassung betrifft alle Unternehmen, unabhängig von Branchen oder Größe. Arbeitgeber müssen den Beginn, das Ende sowie die Pausen ihrer Beschäftigten exakt und manipulationssicher dokumentieren.
Einige zentrale Punkte:
- Digitale Pflicht: Ab 2025 sollen digitale Systeme zur Standardlösung werden, mit Übergangsfristen für kleinere Betriebe.
- Keine Rundungen: Erfasst werden muss so exakt wie möglich – eine pauschale Erfassung im 15- oder 5-Minuten-Takt ist nicht zulässig.
- Faire Bezahlung: Wer eine Minute arbeitet, muss auch für diese Minute bezahlt werden. Abzüge wie “eine Minute zu spät, 15 Minuten abgezogen” sind nicht erlaubt.
Warum Rundungen nicht mehr zulässig sind
Die Idee, Zeiten zu runden, stammt aus Zeiten der Stechuhr und Zettelwirtschaft. Heute gilt: Jede tatsächlich geleistete Minute zählt.
- Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt: entspricht nicht mehr dem Arbeitszeitgesetz.
- 5-Minuten-Rundungen: ebenfalls nicht zulässig, da die Arbeitszeit so präzise wie möglich erfasst werden muss.
- Abzüge bei Verspätung: rechtlich hochproblematisch und eine klare Benachteiligung der Beschäftigten.
Eine Rundung wäre nur dann denkbar, wenn sie Mitarbeiter nicht benachteiligt - in der Praxis lässt sich das aber kaum gerecht umsetzen.
Besonderheit: Umziehzeit und Arbeitsbeginn
Nicht jede Minute, die man im Betrieb verbringt, gilt automatisch als Arbeitszeit. Zwei Punkte sind hier besonders wichtig:
- Umziehzeit: Muss dokumentiert und bezahlt werden, wenn das Umziehen betrieblich vorgeschrieben ist – zum Beispiel bei spezieller Schutzkleidung in der Produktion oder im Gesundheitswesen. Wer sich einfach privat etwas länger fertigmacht, kann diese Zeit nicht anrechnen.
Mehr zum Theme Rüstzeiten findest du hier.
- Früher Arbeitsbeginn: Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, wie viele Minuten vor Schichtbeginn man anwesend sein muss. Entscheidend sind Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarungen oder gelebte betriebliche Praxis.
Mehr dazu, wann die Arbeitszeit beginnt, findest du hier.
Übersicht. Welche Arten der Zeiterfassung sind erlaubt?
Fazit: Pflicht und Chance zugleich
Die minutengenaue Zeiterfassung ist ab 2025 nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch eine Chance. Sie sorgt für faire Abrechnung, Transparenz und weniger Konflikte zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten. Wer schon jetzt auf digitale Systeme umstellt, ist klar im Vorteil: weniger Verwaltungsaufwand, sichere Daten und rechtlich Absicherung.
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