Zeiterfassung & Dokumentation für Architekten &Ingenieure
Einfach. Digital. Effizient.
Mit clockin erfasst du Zeiten nach Projekt und Leistungsphase, dokumentierst deine Tätigkeiten lückenlos und schaffst klare Nachweise für Auftraggeber - ganz ohne Papierkram.
clockin begeistert bereits über 5.200 Unternehmen
Bringe Struktur in deine Projektteams
Kommt dir das bekannt vor?
- Projektzeiten werden nicht vollständig erfasst
- Tätigkeiten lassen sich im Nachhinein kaum nachvollziehen
- Viel Zeitverlust durch manuelle Stundenzettel & Excel-Listen
- Unklare Nachweise für Auftraggeber oder im Streitfall
Was du wirklich brauchst:
- Lückenlose und projektbezogene Zeiterfassung – auch unterwegs
- Klar dokumentierte Tätigkeiten für jede Leistungsphase
- Digitale Prozesse, die dir Zeit für deine eigentliche Arbeit lassen
- Verlässliche Nachweise für Abrechnung und Kundenkommunikation
Wo dein Betrieb Zeit und Geld gewinnen kann
Finde jetzt heraus, was dich die Zettelwirtschaft kostet mit unserem neuen Ersparnisrechner. Anhand deiner aktuellen Prozesse und basierend auf Aussagen unserer Kunden berechnen wir, wie du mit clockin nicht nur Zeit, sondern auch Bürokratiekosten sparen kannst.
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Projektzeiterfassung – direkt auf das richtige Bauvorhaben
Mit der Projektzeiterfassung von clockin buchen du und dein Team Arbeitszeiten direkt auf das passende Bauvorhaben – mobil, im Büro oder unterwegs. So erkennst du jederzeit, wie viel Zeit in welches Projekt fließt.
- Zeiten direkt beim Start der Arbeit einem Projekt zuweisen
- Zwischen Projekten wechseln per Klick
- Auswertungen für Planung, Abrechnung und Nachkalkulation
Tätigkeitsdokumentation – nachvollziehbar und transparent
Ergänze jede Zeiterfassung mit einer kurzen Beschreibung der ausgeführten Tätigkeit. Ob Baustellenbesuch, Planung oder Abstimmung – clockin speichert deine Einträge chronologisch und revisionssicher.
- Tätigkeiten direkt bei der Zeiterfassung angeben
- Einträge automatisch mit Datum und Uhrzeit versehen
- Lückenlose Nachweise für Auftraggeber und interne Dokumentation
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PDF-Berichte – auf Knopfdruck weitergeben
Generiere automatisch strukturierte PDF-Berichte mit allen erfassten Zeiten und Tätigkeiten – ideal für die Weitergabe an Bauherren, zur internen Auswertung oder als Teil von Projektunterlagen.
- Zeitauswertungen im gewünschten Zeitraum erzeugen
- Inhalte flexibel nach Projekt oder Mitarbeitenden filtern
- Export als PDF für Dokumentation und Abrechnung
Projekt-Cockpit – alle Projekte und Zeiten zentral im Blick
Im clockin Büro-Center laufen alle Fäden zusammen: Verwalte Projekte, kontrolliere Zeitaufwände und behalte dein Team im Blick – in Echtzeit und datenschutzkonform.
- Übersicht über alle aktiven Projekte und Zeitbuchungen
- Live-Status deiner Mitarbeitenden und laufender Tätigkeiten
- Einfaches Monitoring und Planung durch zentrale Datenbasis
Unsere zufriedenen Kunden
„Ich möchte von vorne bis hinten sauber sein und ich bin auch gerne überprüfbar. Das wird man mit clockin und schafft zeitgleich Vertrauen und eine Planungssicherheit für mich.“
Welche Funktionen sind in welchem Paket enthalten?
Digitale Stechuhr
DS
Projekt-Zeiterfassung
Proj.
Zeiterfassung & Doku
Z&D
Browser-Zeiterfassung
Stempeln von Arbeitszeit, Dienstgang und Pause direkt im Internet-Browser.
Korrektur
Mit der Korrektur kannst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter einfach anpassen. Stempelfehler lassen sich auf diese Weise einfach korrigieren
Eigene Zeiten einsehen
Deine Mitarbeiter können über ihren persönlichen Mitarbeiter-Login die eigenen Ist- und Sollstunden einsehen.
Arbeitspläne für Mitarbeiter erstellen
Mit Arbeitsplänen können alle Arbeitszeitmodelle abgebildet werden und individuelle Pausenregelungen definiert werden. Auch Feiertags-, Wochenends- und Nachtarbeit können in der Zeiterfassung individuell berücksichtigt werden.
Mitarbeiterdaten
Damit deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mit clockin erfassen können, musst du ihnen in deinem clockin-Account ein Profil mit ihren wichtigsten Daten anlegen.
Arbeitszeitverwaltung
Lege Arbeitszeitpläne für dein Team an. Hier kannst du die Soll- und Pausenzeiten tagesgenau vorgeben.
Stundenübersicht
Du hast in Echtzeit einen Überblick über alle Ist- und Sollstunden des aktuellen Monats deiner Mitarbeiter. Fallen Überstunden an, warnt dich clockin.
Prozentuale Stundenbalken
Mit den prozentualen Stundenbalken deiner Mitarbeiter hast du jederzeit einen Überblick darüber, wie viel in einem Monat schon gearbeitet wurde.
Dashboad
Das Dashboard ist deine Managementzentrale. Alle mit clockin erfassten Informationen fließen hier zusammen.
Protokoll
Das Protokoll dokumentiert genau, welche Stempelungen ein Mitarbeiter von dir an einem Tag vorgenommen hat. Damit die Zeiterfassung von clockin auch revisionssicher ist, kannst du hier zwischen Protokollen mit korrigierten Zeiten und originalen Protokollen unterscheiden.
Stundenzettel-Export
Die Stundenzettel der Mitarbeiter einfach per Klick als Excel- oder CSV-Datei exportieren und für die Lohnabrechnung nutzen.
Auswertung
Grafische Aufbereitung der Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter. Hier kannst du die. Zeiträume beliebig wählen.
Zeiterfassung per App
Einfaches An- und Abmelden. Dienstgänge, Fahrtzeiten, Ladezeiten und Pausen direkt auf dem Smartphone oder Tablet.
Zeiterfassung per App am Tablet als Terminal
Einfaches An- und Abmelden aller Mitarbeiter, Stempeln von Arbeitszeit, Dienstgang und Pause über das Tablet als Terminal z.B. für Büroräume.
Mitarbeiter Self-Service
Mitarbeiter können mit ihrem Zugang ihre eigenen Zeiten korrigieren und der Vorgesetzte wird benachrichtigt. Diese Option muss von dir freigeschaltet werden.
Abwesenheiten verwalten
Hier hast du alle Abwesenheiten wie z. B. Urlaube oder Krankheiten deiner Mitarbeiter im Blick. Mitarbeiter können diese selber beantragen und Dokumente anhängen. Der Vorgesetzte kann die Anträge annehmen oder ablehnen.
Digitale Personalakte
In der digitalen Personalakte können umfangreiche Informationen wie Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Verträge usw. für Mitarbeiter gespeichert werden.
Berechtigungen
Du kannst deinen Mitarbeitern flexibel Berechtigungen vergeben. So kannst du entscheiden welche Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen oder die eigenen Zeiten korrigieren können. Auch der Zugriff auf Abteilungen und bestimmte Daten im Büro-Center können hier vergeben werden.
Kalender
Hier hast du alle Abwesenheiten wie z. B. Urlaube oder Krankheiten deiner Mitarbeiter im Blick. Mitarbeiter können diese selber beantragen und Dokumente anhängen. Der Vorgesetzte kann die Anträge annehmen oder ablehnen.
Zeiterfassung auf Projektbasis
Stempeln von Projekten & Unterprojekten im Browser oder per App
Rechnungsstellung mit Lexware Office-Integration
Erfasste Projektzeiten einfach an lexoffice übertragen und im Handumdrehen abrechnen.
Projektübersicht
In der Projektübersicht siehst du alle deine Projekte. Hier kannst du neue Projekte anlegen und den aktuellen Status der Projekte live mitverfolgen.
Unterprojekte
Für alle Projekte können auch Unterprojekte angelegt werden, die den Projekten zugeordnet werden. So kannst du z. B. Termine, die zu einem wiederkehrenden Projekt gehören einzeln erfassen.
Projektdaten hinterlegen
Für jedes Projekt kannst du deinen Mitarbeitern alle wichtigen Informationen wie z. B. Kunden, Projektorte und Ansprechpartner in der App hinterlegen.
Projekt-Kalkulation
Für die Projekte können auch Informationen zu der geplanten Zeit, der Projektleitung und der Kalkulation für Soll-Stunden, geplante Personalkosten und Stundensätze hinterlegt werden.
Projektplaner
Du kannst Projekte direkt über den Kalender anlegen. Hier siehst du auch alle Projekte und Unterprojekte/Termine, die zeitlich eingetragen sind.
Actionbuttons in der App
Wenn Mitarbeiter im Projekt eingestempelt sind, sehen sie nicht nur Projektinformationen, sondern können sich auch über den Actionbutton „Karte“ zum Projektort navigieren lassen oder über den Actionbutton „Telefon“ direkt aus der App heraus den Ansprechpartner vor Ort anrufen.
Digitale Projektakte
Mit der digitalen Projektakte gibt clockin dir ein zentrales Tool an die Hand, dass dir dabei hilft den Überblick über deine Aufträge zu behalten. Hier werden alle mit clockin erfassten Informationen zum jeweiligen Projekt übersichtlich in einer Zeitleiste gespeichert. So kannst du Projektverläufe jederzeit nachvollziehen, mit dem Kopf in mehreren Aufträgen gleichzeitig sein und mit deinen Mitarbeitern darüber chatten.
Projekt-Export für Kunden
Um deine Auftraggeber auf dem Laufenden zu halten, kannst du die Projektakte jederzeit exportieren. clockin generiert dir dazu eine PDF-Datei mit dem Logo und den Farben deines Unternehmens, die du per E-Mail an deinen Kunden verschicken kannst.
Projektnotizen erstellen
Per App oder am PC Notizen zum Projekt hinzufügen, um Arbeitsanweisungen oder Fortschritte schnell durchzugeben.
Foto-Funktion
In der clockin App kann dein Team per Smartphone-Kamera Aufträge und Fortschritte dokumentieren. Wie alle anderen Dokumente speichert clockin auch Fotos automatisch in der jeweiligen Projektakte ab.
Skizzen erstellen
In der App schnell & einfach Skizzen auf Fotos oder neutralen Hintergründen erstellen.
Checklisten
Mit dem Checklisten-System kannst du deinen Mitarbeitern Arbeitsschritte vorgeben und deine Prozesse standardisieren. Dank des modularen Systems kannst du die Checklisten perfekt an deine Prozesse anpassen.
Kommunikation festhalten
Kurze Telefonate und mündliche Absprachen schnell in der digitalen Projektakte festhalten.
Digitale Formulare
Digitale Formulare wie Grundrisse, Arbeitsanweisungen etc. in die Projektakte hochladen und Mitarbeitern mobil als Anhänge in der digitalen Projektakte zur Verfügung stellen.
Digitale Kundenbestätigung
Digitale Unterschriften von Mitarbeitern oder Kunden einholen und Leistungsnachweise oder Abnahmen rechtssicher dokumentieren.
FAQ
Wie hilft clockin bei der Projektzeiterfassung in Planungsbüros?
Mit clockin kannst du Arbeitszeiten direkt einzelnen Projekten zuordnen – auch mobil von unterwegs. So behältst du stets den Überblick über Zeitaufwand, Projektfortschritt und Ressourceneinsatz. Die Daten helfen dir bei der internen Steuerung und bieten eine fundierte Grundlage für Abrechnung oder Nachweise gegenüber Auftraggebern.
Ist clockin auch für kleinere Architekturbüros geeignet?
Ja! clockin ist ideal für kleine und mittlere Büros, die ohne großen IT-Aufwand eine einfache und digitale Lösung für Zeiterfassung und Dokumentation suchen. Die intuitive Bedienung ermöglicht einen schnellen Einstieg – auch für Teams ohne technische Vorkenntnisse.
Können Mitarbeitende von unterwegs Zeiten erfassen?
Absolut. Über die App können Zeiten mobil erfasst werden – etwa bei Ortsterminen, auf Baustellen oder im Kundengespräch. Die Einträge sind sofort im System sichtbar und lassen sich nach Projekt und Tätigkeit differenzieren.
Ich springe oft zwischen Projekten – kann ich Zeiten flexibel splitten?
Ja. Du kannst beliebig viele Zeitbuchungen pro Tag anlegen und flexibel wechseln – z. B. von Bauleitung vor Ort zurück ins Büro für Planung oder Kundenbesprechungen.
Ist clockin auch für kleine Architekturbüros sinnvoll?
Ja. Gerade kleine Büros profitieren von der einfachen Abrechnung, klarer Zeiterfassung und professionellem Projekt-Controlling – ohne aufwendige Softwarelösungen.
Wie sicher sind unsere Daten?
clockin arbeitet DSGVO-konform und speichert alle Daten auf sicheren Servern in Deutschland. Nur autorisierte Personen in deinem Unternehmen haben Zugriff auf die Daten – du behältst die volle Kontrolle.
Welche Vorteile bietet clockin gegenüber manuellen Methoden wie Excel oder Stundenzetteln?
Mit clockin sparst du Zeit, vermeidest Fehler und schaffst Transparenz: Zeiten werden zuverlässig erfasst, Tätigkeiten dokumentiert und Berichte automatisch erstellt. Das reduziert Rückfragen, vereinfacht Abrechnungen und gibt dir mehr Zeit für deine Projekte.
