Zeiterfassung für Bildungseinrichtungen

Alle Zeiten im Griff.

Schulen und Bildungseinrichtungen haben gemischte Teams: Lehrkräfte mit flexiblen Arbeitszeiten, Verwaltung, Hausmeister. Mit clockin erfasst du Arbeitszeiten für alle Rollen in einer App – rechtssicher, ohne Zettelwirtschaft.

  • DSGVO
  • 100 % Made in Germany
  • EuGh-konform
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Kommt dir das bekannt vor?

  • Stundenzettel für Lehrer, Verwaltung, Hausmeister – getrennt
  • Urlaubsanträge per E-Mail und Zettel – unübersichtlich
  • Überstunden werden nirgends festgehalten
  • Kein Überblick, wie sich die Arbeitszeit verteilt

Du wünschst dir:

  • Alle Rollen stempeln per App – eine Lösung
  • Urlaubsanträge digital genehmigt – in Sekunden
  • Überstunden automatisch erfasst und sichtbar
  • Auswertung pro Rolle – auf Knopfdruck

Zeiterfassung gemacht für Bildungseinrichtungen

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Mockup der clockin App mit Überblick über Abwesenheiten und Urlaubsanträge für Bildungseinrichtungen

Abwesenheiten & Urlaub

Urlaub, Krankheit & Überstunden zentral verwalten

Du behältst den Überblick über alle Abwesenheiten in deiner Einrichtung – vom Schulleiter bis zur Aushilfskraft. Anträge kommen digital rein, du genehmigst per Klick.

  • Digitale Urlaubsanträge und Genehmigung per Dashboard
  • Krankheitsmeldungen direkt per App
  • Überstunden automatisch berechnet und übertragbar an DATEV
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Mockup der clockin App für die Zeiterfassung von Verwaltung und Hausmeister an Schulen

Zeiterfassung für alle Rollen

Verwaltung, Hausmeister & Co. immer dabei

Nicht nur Lehrkräfte – auch Sekretariat, Reinigung und Hausmeister erfassen ihre Zeiten in derselben App. Stationär per Tablet im Büro oder mobil per Smartphone, je nachdem was passt.

  • Zentrales Tablet als Stempelgerät für alle Mitarbeitenden
  • Individuelle Arbeitszeitmodelle pro Person
  • Ein System für alle Rollen im Haus
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Mockup der clockin App mit Zeiterfassung für Lehrkräfte an einer Bildungseinrichtung

Zeiterfassung für Lehrkräfte

Per Knopfdruck – egal wo du gerade bist

Lehrkräfte erfassen ihre Arbeitszeit mit einem Klick, ob in der Schule, im Home-Office oder auf dem Weg zur Fortbildung. Keine Zettelwirtschaft, keine nachträglichen Schätzungen.

  • 1-Klick-Zeiterfassung per App oder Browser
  • Pausen und Fahrzeiten separat erfassen
  • Offline-fähig, Daten werden bei WLAN-Verbindung synchronisiert
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Schnittstellen

Nahtlos verbunden mit deinen Tools

clockn übergibt zeiten direkt an deine bestehenden Systeme – kein manueller Export, keine Doppelareit.

Weitere Funktionen

Alles, was dein Betrieb braucht, an einem Ort.

Alle Funktionen entdecken

Arbeitspläne

  • Feste oder flexible Arbeitszeiten einfach planen
  • Überstunden & Abwesenheiten automatisch berechnen
  • Arbeitszeiten individuell anpassbar – ganz ohne Aufwand
zu den Arbeitsplänen

Persönlicher Mitarbeiterbereich

  • Als Arbeitgeber Transparenzpflichten nachkommen
  • Self-Service Bereich für Mitarbeiter
  • Arbeitszeiten einsehen, Korrekturen & Anträge verwalten
zum Mitarbeiterbereich

Schichtplanung

  • Intuitive Erstellung durch Drag-and-Drop und Mitarbeiter Self-Service
  • Live-Updates für dein Team dank clockin App
  • Automatischer Soll-Ist-Abgleich bei der Schichtplanerstellung
zur Schichtplanung

Einfache digitale Personalakte

  • Rechtskonformes Sichern von Vertragsdaten
  • Dokumentation von Personalentwicklung & Vereinbarungen
  • Sicherer Dokumenten-Upload nach DSGVO-Standards
zur Personalakte

Analyse, Korrektur und Auswertung

  • Umfassende Personal- und ggf. Projektanalysen
  • Einfache Korrekturmöglichkeiten
  • Automatisch generierte Stundenlisten
zur Analyse
Das sagen 9.000+ Kunden über clockin
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Stand: Juni 2026
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Unser Umsetzungspartner für Privatschulen

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Die Triargos GmbH aus Freiburg ist ein Unternehmen, das sich auf Softwarelösungen und Dienstleistungen für Schulen in freier Trägerschaft spezialisiert hat. Seit 2023 führt das Unternehmen in privaten Schulen wie z.B. Waldorf- oder Montessori-Schulen die clockin Software ein.

  • 1-Klick-Zeiterfassung für alle Einsätze.
  • Pausen- und Fahrzeiten einfach stempeln.
  • Entwickelt für den Außendienst, verständlich für alle.
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FAQ

Häufig gestellte Fragen

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Schulen und Bildungseinrichtungen?

Ja – und zwar ohne Ausnahme. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass alle EU-Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat das im September 2022 für Deutschland konkretisiert: Die Pflicht ergibt sich aus §3 Arbeitsschutzgesetz und gilt branchenübergreifend. Das Bundesarbeitsministerium hat ausdrücklich klargestellt, dass es keine Ausnahmen für Lehrkräfte gibt.

Für Schulen in freier Trägerschaft gilt dasselbe wie für jeden anderen Arbeitgeber: Sie können und müssen jetzt handeln. An staatlichen Schulen liegt die Entscheidung beim jeweiligen Bundesland – einzelne Länder wie Bremen starten bereits Pilotprojekte. Wer als Träger abwartet, geht ein rechtliches Risiko ein.

Wie erfassen Lehrkräfte ihre Arbeitszeit, wenn sie auch im Home-Office arbeiten?

clockin funktioniert per App auf dem Smartphone oder im Browser – egal ob die Lehrkraft in der Schule, im Home-Office oder auf dem Weg zu einer Fortbildung ist. Ein Klick zum Starten, ein Klick zum Stoppen. Standort spielt keine Rolle.

Können verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden – Teilzeit, Vollzeit, Minijob?

Ja. In clockin hinterlegst du für jede Person das passende Arbeitszeitmodell – Vollzeit, Teilzeit, Minijob oder Springerkraft. Überstunden und Abwesenheiten werden automatisch auf Basis des jeweiligen Modells berechnet.

Wie beantragen Lehrkräfte Urlaub oder melden sich krank?

Direkt über die clockin App: Lehrkräfte stellen Urlaubsanträge digital ein, die Schulleitung genehmigt per Klick im Dashboard. Krankmeldungen werden ebenfalls digital erfasst – kein Papierkram, keine langen E-Mail-Ketten.

Wie aufwendig ist die Einführung in einer Schule?

Sehr gering. clockin ist in der Regel innerhalb weniger Stunden eingerichtet. Mitarbeitende brauchen keine technischen Vorkenntnisse – die App ist auf jedem Smartphone nutzbar. Wer mag, kann den clockin-Einrichtungsservice in Anspruch nehmen.

Kann ich die erfassten Zeiten an DATEV übergeben?

Ja. clockin hat eine direkte DATEV-Schnittstelle. Du übergibst die Stunden deiner Mitarbeitenden per Knopfdruck an dein Steuerbüro – ohne manuelle Eingaben oder Exporte per Hand.

Braucht jede Lehrkraft ein eigenes Smartphone?

Nein. Du kannst clockin auch auf einem zentralen Gerät (z. B. einem Tablet im Lehrerzimmer) nutzen. Mehrere Personen können sich dort ein- und ausstempeln. Eine eigene SIM-Karte ist nicht nötig – die App funktioniert auch per WLAN.

Wo werden die Daten gespeichert – ist clockin DSGVO-konform?

Ja. Alle Daten werden auf ISO-zertifizierten deutschen Servern gespeichert. clockin ist vollständig DSGVO- und EuGH-konform und wurde in Deutschland entwickelt.

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