Urlaubsplanung - das sind die gesetzlichen Regelungen

Was ist Urlaubsplanung und welchen Zweck erfüllt sie? 

Die Urlaubsplanung dient dazu, die urlaubsbedingten An- und Abwesenheiten deiner Mitarbeiter zu organisieren. Eine gute Urlaubsplanung ermöglicht eine reibungslose Ressourcenplanung. Das bedeutet, dass es im Betrieb im Idealfall durch Urlaub nicht zu Personalengpässen kommt. 

Bei der Urlaubsplanung geht es aber nicht nur um die Ressourcenplanung. Sie sollte auch immer einen fairen und transparenten Umgang mit Mitarbeitern deines Unternehmens gewährleisten. 

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Welche rechtlichen Vorgaben gelten für die Urlaubsplanung? 

Die rechtlichen Vorgaben der Urlaubsplanung sind im BUrlG festgelegt, oder Bundesurlaubsgesetz. Hier sind alle Rechte zum Urlaubsanspruch und Urlaubsregelungen aufgeführt. 

Folgende Punkte legt das Bundesurlaubsgesetz fest: 

• Arbeitnehmer haben grundsätzlich ein Recht auf mindestens 20 Urlaubstage (bei einer 5-Tage-Woche) pro Jahr.
• Ein Urlaubsanspruch besteht erst, nachdem die ersten sechs Monate des Arbeitsverhältnisses verstrichen sind.
• Arbeitnehmer haben ein Recht auf mindestens einmal zwei Wochen Urlaub am Stück pro Jahr. Das soll verhindern, dass Urlaubstage zerstückelt werden”. 
• “Die Urlaubswünsche” der Arbeitnehmer müssen bei der Urlaubsplanung berücksichtigt werden. 
• Gleichzeitig musst du als Arbeitgeber nicht jeden Urlaub genehmigen. 
• Arbeitgeber dürfen unter gewissen Voraussetzungen Urlaub auch anordnen. Das nennt sich dann “Betriebsurlaub”.
• Der Arbeitgeber darf eine Frist setzen, bis zu der Beschäftigte ihre Urlaubsanträge einreichen müssen. Er kann dies damit begründen, dass das Unternehmen so früh wie möglich Ressourcen planen möchte. 

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Unter welchen Umständen darf der Arbeitgeber den Urlaub verweigern? 

Wenn betriebliche Gründe vorliegen, darf der Arbeitgeber Urlaubsanträge auch ablehnen. Das heißt, ein willkürliches Ablehnen geht zwar nicht, sollten aber andere vorhersehbare Gründe vorliegen, darf der Arbeitgeber den Antrag verweigern. 

Betriebliche Gründe können zum Beispiel 

• saisonale Hochphasen, 
• personelle Engpässe, 
• neue Aufträge, 
• Inventuren, 
• Kollidierenden mit Urlaubswünschen von Kollegen

sein. 

Kann bereits genehmigter Urlaub zurückgenommen werden?

Bereits genehmigter Urlaub darf nicht zurückgenommen werden. Nur in absoluten Ausnahmefällen darf der Arbeitgeber Beschäftigte aus ihrem Urlaub zurückrufen. In diesen Fällen muss er für zusätzliche Kosten wie Reisekosten aufkommen. 

Dasselbe gilt allerdings auch für Arbeitnehmer: Ist der Urlaub genehmigt, können Arbeitnehmer nicht einfach entscheiden, ihn doch nicht zu nehmen. Das geht nur nach Absprache mit dem Arbeitgeber. 

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Wer hat Vorrang bei der Urlaubsplanung?

In der Urlaubsplanung haben vor allem Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern Vorrang. Wollen diese Urlaub zu den regionalen Schulferien nehmen, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese Wünsche zu bevorzugen. 

Außerdem kann auch mit berücksichtigt werden, wenn der Partner des Beschäftigten nur in einem bestimmten Zeitraum Urlaub genehmigt bekommt. Das gilt zum Beispiel für Lehrer. 

In einigen Unternehmen werden kollidierende Urlaubswünsche anhand des Alters und der Betriebszugehörigkeit entschieden. 

In jedem Fall solltest du als Arbeitgeber gut abwägen, wie du mit Urlaubswünschen umgehst. Die Entscheidung sollte immer zugunsten der Beschäftigten fallen, die zum Beispiel im Vorjahr zurücktreten mussten. So stellst du eine allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit sicher. 

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Inwiefern können Arbeitnehmer ihren Urlaub frei wählen? 

Arbeitnehmer dürfen ihren Urlaub in der Regel frei wählen. Sie müssen sich aber auch darauf einstellen, dass nicht jeder Urlaub genehmigt werden kann. Gerade zu beliebten Urlaubszeiten, wie den Schulferien, kann es durchaus vorkommen, dass Urlaubsanträge abgelehnt werden müssen. 

Bei der Urlaubsplanung sollte aber auch beachtet werden, dass Arbeitgeber Fristen für den Antrag stellen können. Gesetzlich ist nicht vorgeschrieben, ab oder bis wann Urlaubsanträge gestellt werden dürfen, doch kann es intern Vorgaben geben. 

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Ist Selbstbeurlaubung zulässig? 

Ein Urlaubsantrag ist nur dann genehmigt, wenn die Bestätigung beim Arbeitnehmer schriftlich eingegangen ist. Die sogenannte “Selbstbeurlaubung” ist nicht zulässig und kann zu Abmahnungen und zur Kündigung führen. 

Deshalb gilt auch: Urlaub sollte erst gebucht werden, wenn der Antrag schriftlich bestätigt wurde. 

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‍Warum ist gute Urlaubsplanung so wichtig für dein Unternehmen?

Ressourcenmanagement

Wie bereits erklärt, geht es aus Arbeitgebersicht bei der Urlaubsplanung vor allem darum, Ressourcen zu planen. Gerade in den Sommermonaten, in denen das Interesse an Urlaub häufig am höchsten ist, ist es wichtig im Auge zu behalten, wann welche Mitarbeiter nicht abrufbar sind. Ebenso gilt es übrigens auch für die feiertagsreichen Monate Mai und Juni.

Zeitplanung und Deadlines

Wenn es um die Planung von Kundenprojekten geht, ist es immer hilfreich bei der Ausarbeitung von Zeiträumen und Deadlines die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter im Blick zu behalten. Nicht, dass es nachher zu vorhersehbaren Verspätungen bei der Vollendung kommt. 

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Mitarbeiterzufriedenheit

Deine vorausschauende Planung kommt gut bei deinen Mitarbeitern an. Wenn diese frühzeitig über Urlaubszeiten informiert werden, können sie ihre Arbeit und ihr Privatleben besser koordinieren. Mitarbeiterzufriedenheit steht im direkten Zusammenhang mit der Arbeitsleistung, deshalb sollte dieser Aspekt nicht unterschätzt werden.

Kundenkommunikation

Die Projektplanung für Kundenprojekte sollte vor allem auch deshalb realistisch sein, um mögliche Verzögerungen oder Einschränkungen im Voraus an den Kunden weitergeben zu können. Das verbessert die Kundenbeziehung und vermeidet Missverständnisse.

Effizienz und Produktivität

Nutze die vorausschauende Planung aber vor allem auch, um strategisch um die Urlaube deiner Mitarbeiter herumplanen zu können. Maximiere die Produktivität in deinem Unternehmen, indem du Arbeit und Ressourcen effizient einsetzt und potenzielle Unterbrechungen minimierst.

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Mit klarer Urlaubsplanung zu mehr Zufriedenheit und Effizienz

Eine gut durchdachte Urlaubsplanung bringt viele Vorteile: Sie sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe und zufriedene Mitarbeiter, sondern stärkt auch das Vertrauen im Team. Indem du gesetzliche Vorgaben kennst und digitale Tools sinnvoll einsetzt, kannst du die Urlaubsplanung stressfrei gestalten. 

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