Teilzeitarbeit - Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheit richtig erfassen
Studium, Kinder, Zweitjob – es gibt eine ganze Reihe Mitarbeitende, die nicht in das klassische 9-5-Arbeitsmodell einzusortieren sind. Das erschwert neben der Zeiterfassung auch das Abwesenheitsmanagement: Wann wird eine Krankschreibung benötigt und wann nicht? Was wird als Urlaubstag gewertet und was nicht? Wir haben dir anhand eines Beispiels aufgezeigt, wie du diese Herausforderung in deinem Unternehmen überwinden kannst.
Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen. Dieser Artikel bezieht sich auf die in § 9-18 des Arbeitsgesetzes festgelegten Vorgaben.
Deine wichtigsten Fragen im Überblick
Im Grunde macht die Zeiterfassung keine Unterscheidung zwischen Teilzeit und Vollzeit, ihre Stunden müssen nach denselben Vorgaben erfasst werden. Die digitale Zeiterfassung bietet dir eine Lösung, die die Flexibilität deiner Mitarbeitenden dabei nicht einschränkt: Stempeln zu jedem Zeitpunkt von überall, sicher und unkompliziert.
Auch in der Teilzeitarbeit kommt dein Unternehmen leider nicht darum herum, Wochentagen Sollarbeitszeiten zuzuordnen, wenn es um das Abwesenheitsmanagement geht. Hier gibt es aber zwei verschiedenen Lösungen: Entweder jedem Wochentag gleichmäßig einen Zeitwert zuordnen (Wertmodell) oder konkrete Arbeitstage auswählen und Arbeitszeiten festlegen (Zeitmodell).
Wie kann Teilzeitarbeit aussehen?
Teilzeitarbeit kann unterschiedlich aussehen, denn strenggenommen ist es nur ein Überbegriff. Grundsätzlich lässt sich aber sagen: Bei der Teilzeit arbeiten die Mitarbeitenden mit reduzierter Arbeitsbelastung. Diese vier Ausprägungen sind denkbar:
- Fünf Arbeitstage pro Woche mit reduzierter Arbeitszeit
- Volle Arbeitszeit pro Tag, aber weniger Arbeitstage in der Woche
- Reduzierte Arbeitszeit am Tag und reduzierte Arbeitstage in der Woche
- Blockteilzeit: längere Freizeitblöcke in einem Jahr, aber Vollzeit in den restlichen Monaten
Als Möglichkeit zur Flexibilisierung passt sich Teilzeitarbeit den Bedürfnissen des Unternehmens und der Beschäftigten an. Mitarbeitenden erhalten mehr Zeit für Familie oder die Pflege von Angehörigen. Arbeitgebende können gleichzeitig leichter unterschiedlichen Auslastungssituation begegnen.
Teilzeitarbeit und Flexibilität
Wie du siehst, ist das Modell der Teilzeit in manchen Versionen sehr flexibel angelegt: Mitarbeitende, die Teilzeit arbeiten, lassen sich meist nicht auf acht Arbeitsstunden am Tag, fünf Tage die Woche einteilen. Stattdessen sind sie flexibler mit ihren Stunden und müssen ihre Sollarbeitszeiten nicht immer gleichmäßig abarbeiten.
Dieses Arbeitsmodell gewinnt im Rahmen von New Work und mehr Flexibilität am Arbeitsplatz immer mehr Verfechter. Doch es beißt sich leider auch ein wenig mit der Arbeitszeiterfassungspflicht.
Einige Mitarbeitende fühlen sich eingeengt und glauben sich nun wieder von der neu gewonnen Flexibilität lösen zu müssen.
Wie können Abwesenheiten bei Teilzeitarbeit funktionieren?
Die Teilzeitarbeit birgt allerdings noch eine weiteres Hindernis: Die Arbeitszeit kann nicht unbedingt den Wochentagen zugeordnet werden. Wie zuvor schon erwähnt, kann das zwei Ursprünge haben: Mitarbeitende haben keine zugeordnete Arbeitstage oder den Arbeitstagen sind keine Sollstunden zugeordnet (oder beides!).
Im normalen Arbeitsalltag ist das kein Hindernis, aber geht es um die Verbuchung und Vergütung von Abwesenheiten, kommt es hier schnell zu Schwierigkeiten: Wann muss ich mich krankschreiben? Wann wird mit ein Urlaubstag vergütet und wie viele Stunden kriege ich dann gutgeschrieben?
Für diese Herausforderung gibt es zwei simple, aber effektive Lösungswege:
Wertmodell
Beim Wertmodell wird, wie das beim klassischen 40-Stunden-Modell auch ist, jedem Arbeitstag ein Zeitwert zu geschrieben, abhängig von der Sollarbeitszeit pro Woche. Das bedeutet in der Praxis: Bei einer 20-Stunden-Arbeitswoche werden jedem Tag 4 Stunden Arbeitszeit zugeschrieben, auch wenn beispielsweise am Montag und Dienstag jeweils acht Stunden gearbeitet werden.
Die Mitarbeitenden behalten so also weiterhin ihre Flexibilität: Die Zuweisung der Arbeitsstunden muss nicht bedeutet, dass sich auch daran gehalten wird, sondern dient nur dem Abwesenheitsmanagement.
Das hat Vor- und Nachteile: Mitarbeitende, die gern sehr flexibel arbeiten möchte und sich keine festen Arbeitstage und -zeiten legen wollen, können weiterhin arbeiten, wie es ihnen am besten passt. Allerdings hat das auch zur Folge, dass an Tagen, an denen Mitarbeitenden grundsätzlich mehr arbeiten, dennoch bei Ausfällen nur vier Stunden gutgeschrieben werden.
In der Praxis bedeutet das: Marie ist Werkstudentin und arbeitet in der Woche 20 Stunden. Sie möchte sich gern ihre Woche flexibel halten und keine Arbeitstage festlegen, deshalb werden ihr jeden Wochentag vier Stunden zugeschrieben. Trotzdem kann sie aber auch an zwei Tagen sechs Stunden arbeiten und dafür einen anderen frei machen.
Marie beantragt für ein langes Wochenende Urlaub und möchte deshalb den Freitag und Montag freihaben. Montags arbeitet sie alle zwei Wochen allerdings sechs Stunden, weil sie in diesen Wochen dienstags neben der Uni nur zwei Stunden arbeiten kann. Sie bekommt für ihren Urlaub aber nur jeweils vier Stunden pro Tag gutgeschrieben. Das heißt, die zwei Stunden, die sie dienstags nicht arbeiten kann, muss sie an einem anderen Tag nachholen.
Das kann aber auch für die positiv ausfallen: Wird Marie beispielsweise dienstags krank, werden ihr vier Stunden gutgeschrieben, obwohl sie an diesem Tag vielleicht normalerweise nur zwei arbeiten würde.
Wichtig zu merken ist: Marie braucht für jeden Tag, den sie aufgrund von Krankheit ausfällt, ein Attest, auch wenn sie diesen Tag vielleicht gar nicht arbeiten wollte.
Zeitmodell
Die Zeitmethode hingegen soll verhindern, dass so etwas, wie in mit Maries Urlaub passiert: Hier werden im Voraus konkrete Tage als feste Arbeitstage festgelegt. Diesen Tagen werden konkrete Sollzeiten zugeordnet. Der Vorteil: Bei Ausfällen, können realistische Stunden gutgeschrieben werden. Die Zeitmethode kann Mitarbeitenden aber auch in ihrer Flexibilität einschränken.
Ein Beispiel: Tim Vater und arbeitet deshalb als Teilzeitkraft wöchentlich 30 Stunden. Mittwochs muss er für seine Kinder früher zu Hause sein und freitags geht seine Tochter nicht in die KiTa. Er hat im Gegensatz zu Marie festgelegte Tage und arbeitet montags, dienstags und donnerstags je acht und mittwochs sechs Stunden. Wenn er an einem dieser Tage Urlaub nimmt oder krank ist, bekommt er diese Zeiten gutgeschrieben. Für den Freitag, an dem er nicht arbeitet, gilt dies nicht. Er braucht also auch, im Vergleich zu Marie, freitags keine Krankmeldung.
Das richtige Modell für dein Unternehmen
Die beiden Modelle führen also in unterschiedlichen Situationen zu unterschiedlichen Resultaten: Fällt ein Feiertag auf einen Freitag, erhält Marie vier Stunden gutgeschrieben, obwohl sie sechs arbeitet, und Tim erhält nichts. Fällt der Feiertag auf einen Mittwoch, bekommt Tim sechs Stunden und Marie die vier, die sie arbeitet.
Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile. Welches für deine Mitarbeitenden und dein Unternehmen am besten funktioniert, solltest du individuell entscheiden.
Aber Achtung: Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, beide Methoden sich erlaubt. Du musst dich aber für eine der beiden Methoden entschieden und sie im Sinne der Gleichbehandlung für das gesamte Personal anwenden!
Mit der richtigen Zeiterfassung die Wogen glätten
Diese Arbeitsstrukturen verlangen nach einem flexiblen Zeiterfassungssystem. Mitarbeitende müssen sich immer und teilweise sogar von überall einstempeln können, da sie möglicherweise sogar auf Home-Office angewiesen sind. Die Zeiterfassung über Chipsysteme lässt das nicht zu, weil hier nur vor Ort im Büro gestempelt werden kann. Stift und Zettel sind ungenau, fehleranfällig und unzuverlässig. Schließlich gehen Zettel gern verloren.
Stattdessen findet die digitale Zeiterfassung an dieser Stelle einen großen Anklang: Eingestempelt wird über das Handy, den Browser oder ein iPad. Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten werden dokumentiert und über eine Cloud gespeichert. Das System ist damit nicht nur weniger fehleranfällig und flexibel, sondern auch zeitecht: Sobald sich der Mitarbeitende eingestempelt hat (und das Gerät mit dem Internet verbunden ist) werden seine Daten an den Admin übertragen. Am Ende des Monats erzeugt das System anhand der gesammelten Daten einen fertigen Stundenzettel und über die richtigen Schnittstellen kann dieser direkt an die Buchhaltung weitergereicht werden.
Zusätzlich ermöglicht dir das digitale Tool deine Mitarbeitenden digital zu verwalten. Das bedeutet: Je nach Mitarbeiter kannst du im System angeben, wie hoch die Sollarbeitszeit am Tag, an den verschiedenen Wochentagen oder in der Woche sind. Der Mitarbeiter behält den Überblick über seine gearbeiteten und noch offenen Stunden in der App.
Von welchem Produkt sprechen wir hier? All dieser Funktionen findest du bei clockin und vieles mehr. Neben der Zeiterfassung optimieren wir deine Projektarbeit, Projektdokumentation und Mitarbeiterverwaltung.