8 Vorteile von digitaler Zeiterfassung
Arbeitszeiterfassung ist ein stetiges Thema. Nicht nur, weil wir jeden Tag zwangsläufig damit konfrontiert werden, sondern auch, weil das Thema Arbeitszeiterfassungspflicht und ein Gesetz zur Zeiterfassung rechtlich gerade viel diskutiert wird. Aber warum sollte Zeiterfassung eigentlich ein Bestandteil jedes Unternehmens sein und warum solltest du dich für die digitale Zeiterfassung entscheiden?
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Deine wichtigsten Fragen im Überblick
Zurzeit gibt es noch kein konkretes Gesetz zur Arbeitszeiterfassung, aber eine von Bundesarbeitsgericht ausgerufene Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Der erste Gesetzesentwurf für eine elektronische Zeiterfassung wird zurzeit im Bundestag diskutiert.
Nicht nur, weil wir in einer digitalisierten Welt leben und digitale Tools uns tagtäglich umgeben. Die digitale Zeiterfassung bietet dir auch eine deutlich größere Auswahl an weiteren Funktionen, um die Prozesse in deinem Unternehmen effizienter zu gestalten.
Das sind die gesetzlichen Grundlagen
Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass alle europäischen Mitgliedsstaaten ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verabschieden müssen. Bis dahin musste nur die Arbeitszeit erfasst werden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht. Das bedeutet alle Stunden an Mehrarbeit oder Überstunden.
Bis zum September 2022 ist in Deutschland aber kein Gesetz verabschiedet worden. Stattdessen rief das Bundesarbeitsgericht eine Arbeitszeiterfassungspflicht aus, mit der Begründung, es sei genug Zeit vergangen, für alle deutschen Unternehmen ein System zur Arbeitszeiterfassung eingeführt zu haben.
Nach der Veröffentlichung der schriftlichen Urteilsbegründung im Dezember 2022 erklärte Hubertus Heil, der Bundesarbeitsminister, er würde der Bundesregierung schon im ersten Quartal 2023 einen ersten Gesetzesentwurf vorlegen.
Dieser kam im April 2023 und nennt sich “Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung”. Damit folgt das Bundesarbeitsministerium den Vorgaben des EuGH und setzt eine objektive Zeiterfassung fest.
Der Entwurf geht jetzt durch das Kabinett und dann durch das parlamentarische Verfahren, bevor es verabschiedet werden kann.
8 Vorteile von digitaler Zeiterfassung
Warum Zeiterfassung so wichtig für dein Unternehmen ist und warum du auf die digitale Zeiterfassung setzen solltest, erklären wir dir in 8 Vorteilen:
1. EuGH-Konformität
Der Europäische Gerichtshof hat mit seinem Urteil nicht nur dazu verpflichtet, ein Gesetz zu verabschieden, sondern auch eine Grundlage gegeben, wie diese auszusehen hat. Es schreibt vor, dass ein System zur Zeiterfassung verlässlich, objektiv und zugänglich sein muss.
Objektivität und Verlässlichkeit ist nur mit einem System möglich, dass auf elektronischen Endgeräten stattfindet. Das können Chipsysteme sein, oder ein Handy oder iPad. Die Zugänglichkeit zu jeder Zeit, wird in der digitalen Variante durch den Cloud-Zugang ermöglicht. So können die Daten zu jedem Zeitpunkt von den berechtigten Personen abgerufen werden und gehen nicht verloren.
2. Transparenz
Die digitale Zeiterfassung bietet eine Art Kommunikation, die sonst häufig im Unternehmen schwerfällt. Das Erfassen der Arbeitszeiten bietet nicht nur Arbeitgebenden einen Überblick über die Leistungen der Mitarbeitenden, sondern den Mitarbeitenden auch eine Sicherheit. Denn Überstunden korrekt erfasst und Minusstunden können rechtzeitig ausgeglichen werden.
3. Überblick
Der Vorteil der digitalen Zeiterfassung ist, dass sie mehr bietet, als nur den automatischen Stundenzettel am Ende des Monats. Als Arbeitgeber kannst du die Zeiten deine Mitarbeitenden von überall aus abrufen und siehst, wer wann gestempelt hat. Das kann gerade in flexiblen Arbeitsmodellen wie der Gleitzeit hilfreich sein, um die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden im Überblick zu behalten.
4. Ressourcenmanagement
Der Überblick ermöglicht dir aber nicht nur, dass du weißt, wann deinen Mitarbeitenden arbeiten. Du kannst auch viel besser planen, wo vielleicht noch Kapazitäten liegen, bei Ausfällen leichter einen Ersatz finden und Abwesenheiten frühzeitig einplanen. So arbeitest du noch effizienter und vorausschauender.
5. Digitalisierung
Digitalisierung ist in den letzten Jahrzehnten ein unabdingbares Thema für Unternehmen geworden. Ein großer Schritt in die digitale Transformation ist es, die Zeiten deiner Mitarbeitenden digital zu erfassen. Mit einem digitalen System kannst du auch weitere Mitarbeiterdaten, wie Urlaubstage, Krankmeldungen und Soll-Stunden, online festhalten, ganz ohne Aktenordner. Du hast so eine bessere Übersicht über diese Daten. Und ganz nebenbei: Es spart auch Platz!
6. Weniger Zettel
Nicht nur die Personaldaten können über digitale Tools, wie eine digitale Zeiterfassung, aus den Aktenschränken verschwinden. Auch Krankmeldungen und Urlaubsanträge lassen sich ganz einfach digital regeln. Über eine App oder den Browser können Anträge gestellt werden und landen nicht auf Zettelstapeln, wo sie am Ende untergehen. Mit wenigen Klicks können sie stattdessen im System bearbeitet werden. Das spart nicht nur Zeit und Chaos, sondern stützt auch die Unternehmenskultur: Bürokratische Angelegenheiten werden zuverlässig und schnell abgehandelt.
7. Projektzeiterfassung
Projektbasierte Rechnungen stellen, Projekte verlässlich planen und Zeitpläne einhalten – das geht nur mit korrekter Projektzeiterfassung. Mit der digitalen Zeiterfassung ist das nur ein Klick nach dem morgendlichen Einstempeln. So hast du am Ende des Monats eine genaue Übersicht und die geleisteten Stunden in den jeweiligen Projekten, die deine Abrechnung enorm erleichtern werden.
8. Projekt-Dokumentation
Mit dem richtigen Tool kannst du sogar noch mehr: Erfasse nicht nur deine Projektzeiten digital per App, sondern halte den Status der Projekte auch digital fest. Per App halten deine Mitarbeitenden das Projekt in Text und Bild fest und ermöglichen dir im Büro oder von unterwegs aus immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Statt jeder Information hinterhertelefonieren zu müssen, musst du nur einen Blick in die digitale Projektakte werfen.
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