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Was zählt eigentlich zu den Anfahrtskosten?
Anfahrtskosten decken die Hin- und Rückfahrt zum Kunden ab. Dazu gehören der Kraftstoff, der Verschleiß am Fahrzeug und die Arbeitszeit, die du oder dein Mitarbeiter für die Fahrt aufwendet. Sie sind damit etwas anderes als die eigentlichen Arbeitskosten, die erst am Einsatzort entstehen.
Manche Betriebe rechnen zusätzlich einen Anteil für Versicherung und Wartung des Fahrzeugs ein. Wie viel davon in deine Pauschale einfließt, ist deine unternehmerische Entscheidung.
Darfst du Anfahrtskosten überhaupt in Rechnung stellen?
Die Rechtslage ist eindeutig: Du darfst Anfahrtskosten berechnen, wenn ein direkter Zusammenhang zum Auftrag besteht. Seit 2014 regelt § 312a BGB, dass du Verbraucher vor Vertragsabschluss klar und verständlich über zusätzliche Kosten wie die Anfahrt informieren musst. Fehlt dieser Hinweis, kann der Kunde die Zahlung verweigern.
Für dich als Arbeitgeber ist zusätzlich relevant, wie die Fahrzeit deiner Mitarbeiter arbeitsrechtlich bewertet wird. Der Europäische Gerichtshof hat 2015 entschieden, dass die Fahrzeit zu wechselnden Einsatzorten für Arbeitnehmer ohne festen Arbeitsplatz als Arbeitszeit gilt. Das Bundesarbeitsgericht kam bereits 2009 in einem ähnlichen Fall zu diesem Schluss. Für dich bedeutet das: Die Fahrzeit deiner Mitarbeiter zählt zur Arbeitszeit und damit auch zu den Kosten, die in deine Anfahrtspauschale einfließen dürfen.
Anfahrtskosten berechnen: Pauschale oder Kilometerpreis?
Es gibt zwei gängige Modelle, um Anfahrtskosten zu berechnen. Die folgende Tabelle zeigt dir die wichtigsten Unterschiede, damit du das passende Modell für deinen Betrieb findest.
Viele Handwerksbetriebe kombinieren beide Modelle: eine Grundpauschale für die ersten Kilometer und einen Kilometerpreis für alles, was darüber hinausgeht. Wichtig ist in jedem Fall, dass du dein Modell einheitlich anwendest und im Angebot klar benennst.
Rechenbeispiel: Was steckt in deiner Anfahrtspauschale?
Die tatsächlichen Kosten einer Anfahrt setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen: Kraftstoff, Fahrzeugverschleiß, Zeit und ein Anteil für Versicherung und Wartung. Viele Betriebe kalkulieren hier zu knapp, weil sie nur den Sprit im Kopf haben und Zeit sowie Verschleiß vergessen. Rechne es einmal in Ruhe durch: Der Rechner zeigt dir in Sekunden, was deine Anfahrt wirklich kostet.
Trage deine Werte in den Rechner ein und du siehst direkt, welche Anfahrtspauschale deine tatsächlichen Kosten deckt.
Anfahrtskosten transparent im Angebot ausweisen
Weise Anfahrtskosten immer als eigene Position im Angebot und in der Rechnung aus. Eine klare Formulierung wie "Anfahrtspauschale: 25 €" schafft mehr Vertrauen als eine versteckte Position in der Gesamtsumme. Kunden, die vorab wissen, was auf sie zukommt, stellen seltener Rückfragen nach der Ausführung.
Bei Aufträgen an einem Tag mit mehreren Kunden gilt: Du berechnest jedem Kunden nur den anteiligen Weg. Diese Aufteilung machst du dir leichter, wenn du die Fahrten ohnehin schon je Auftrag dokumentierst.
Anfahrtszeiten im Betrieb sauber erfassen
Die größte Fehlerquelle bei Anfahrtskosten liegt oft in der Dokumentation im Alltag. Wenn die Fahrzeit nirgends festgehalten wird, fehlt am Ende die Grundlage für die Rechnung. Mit der Fahrzeiterfassung in clockin erfasst du die Fahrzeit mit einem Klick direkt auf das passende Projekt.
Die Fahrtzeiten werden dabei separat von der übrigen Arbeitszeit gelistet. Über die Schnittstellen von clockin zu deinem Rechnungstool, zum Beispiel DATEV oder Lexware Office, überträgst du die Fahrtzeiten direkt in die passende Rechnung. So sparst du dir das manuelle Übertragen der Zeiten am Monatsende. Über die Auftragsverwaltung siehst du zusätzlich auf einen Blick, welche Fahrten zu welchem Kunden gehören.
Anfahrtszeiten erfassen
Fahrzeiten mit einem Klick erfassen und abrechnen
Mit clockin erfasst du Fahrzeiten mit einem Klick direkt auf dem Projekt und überträgst sie über Schnittstellen in deine Rechnung.
- Du erfasst jede Fahrzeit mit einem Klick direkt auf dem passenden Projekt.
- Du überträgst die Fahrtzeiten über die Schnittstellen direkt in dein Rechnungstool.
- Du behältst über die Auftragsverwaltung den Überblick über alle Kunden und Fahrten.
Das sagen Kunden
Anfahrtskosten korrekt abrechnen und Vertrauen aufbauen
Anfahrtskosten gehören zu deiner Kalkulation und sind ein berechtigter Teil deiner Rechnung. Wenn du sie transparent ausweist und lückenlos dokumentierst, sparst du dir Rückfragen und stärkst das Vertrauen deiner Kunden. Trage deine Fahrzeiten direkt in clockin ein und du hast für jede Rechnung sofort den passenden Beleg zur Hand.
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