Projektbericht: Definition, Aufbau und Tipps für eine gelungene Projektdokumentation

Karla Terhaar
22.07.2025
Digitale Transformation

Ein Projektbericht ist weit mehr als nur eine Zusammenfassung von Aufgaben oder Zahlen. Er dient als zentrales Kommunikationsmittel, um Projektfortschritte, Herausforderungen und Ergebnisse transparent darzustellen. Ob für Kunden, Stakeholder oder das eigene Team - ein professioneller Projektbericht kann über den Erfolg eines Projekts mitentscheiden.

Zwei Männer laden einen großen Metallschrank mit Rollen auf einen Transporter im Industriehof

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Die wichtigsten Fragen im Überblick

Was gehört alles in einen Projektbericht?

Ein Projektbericht enthält in der Regel Projektdaten, Ziele, den aktuellen Status, offene Aufgaben, Budgetinformationen, Risiken und einen Ausblick auf die nächsten Schritte.

Wie schreibt man einen Projektbericht?

Ein Projektbericht wird am besten in einer klaren Struktur erstellt: Ziele definieren, Fortschritte beschreiben, Kennzahlen ergänzen, Risiken benennen und einen Ausblick auf weitere Aufgaben geben.

Was ist der Unterschied zwischen Projektbericht und Statusbericht?

Ein Statusbericht dokumentiert den aktuellen Fortschritt in kurzen Intervallen, während ein Projektbericht das gesamte Projekt oder größere Phasen mit Zielen, Ergebnissen und Budgets zusammengefasst.

Inhalt

Was ist ein Projektbericht? 

Ein Projektbericht dokumentiert den aktuellen Stand oder den Abschluss eines Projekts. Er fasst alle relevanten Informationen zusammen, um den Verlauf, Fortschritt und Ergebnisse nachvollziehbar darzustellen. Häufig wird er in regelmäßigen Abständen erstellt (z.B. als Statusbericht) oder am Ende eines Projekts als Abschlussbericht

Typische Ziele eines Projektberichts: 

  • Transparenz schaffen: Wer arbeitet gerade woran? Wie ist der Fortschritt? 
  • Ergebnisse dokumentieren: Was wurde bereits erreicht? Welche Aufgaben stehen noch aus? 
  • Probleme und Risiken erkennen: Gibt es Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen? 
  • Entscheidungen erleichtern: Auf Basis der Daten können Stakeholder fundierte Entscheidungen treffen. 

Warum ist ein Projektbericht so wichtig? 

Ohne klare Berichte drohen Projekte schnell die Übersicht zu verlieren. Ein strukturierter Projektbericht sorgt für: 

  • Verbindlichkeit - Jeder weiß, wie der aktuelle Stand ist und welche Ziele erreicht werden müssen.
  • Effizienz - Anhand von Kennzahlen und Aufgabenlisten lassen sich Engpässe oder unnötige Doppelarbeiten vermeiden. 
  • Professionelle Außenwirkung - Kunden und Partner erhalten einen klaren Einblick in die Projektarbeit. 

Projektbericht erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung 

Ein klarer Aufbau sorgt dafür, dass dein Projektbericht verständlich und aussagekräftig ist. Hier ein möglicher Ablauf: 

  1. Projektübersicht anlegen - Titel, Laufzeit, Projektleiter und beteiligte Teams. 
  2. Ziele festhalten - Kurze und messbare Zieldefinition. 
  3. Aktuellen Stand beschreiben - Was ist bereits abgeschlossen, welche Meilensteine stehen noch an? 
  4. Kennzahlen ergänzen - Fortschritt, Budget, Zeitaufwand und Ressourcenverbrauch. 
  5. Risiken & Probleme benennen - Frühzeitig Verzögerungen oder Risiken kommunizieren. 
  6. Nächste Schritte planen - Ausblick und To-dos definieren. 

Welche Inhalte gehören in einen Projektbericht? 

Ein Projektbericht sollte klar strukturiert sein, damit er schnell erfasst werden kann. Folgende Inhalte sind üblich: 

  1. Titel und Projektdaten: Projektname, Verantwortliche, Zeitraum 
  2. Projektziele: Welche Ziele wurden zu Beginn festgelegt? 
  3. Aktueller Projektstatus: Fortschritte im Vergleich zu den geplanten Meilensteinen. 
  4. Aufgabe und To-dos: Offene Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen. 
  5. Budget und Ressourcen: Verbrauchtes Budget vs. geplante Kosten. 
  6. Risiken und Herausforderungen: Wo gibt es Probleme oder Verzögerungen? 
  7. Ergebnisse und Ausblick: Nächste Schritte, Empfehlungen oder Lessons Learned. 

Arten von Projektberichten 

  • Statusbericht: Wird regelmäßig erstellt, um den Fortschritt zu dokumentieren. 
  • Abschlussbericht: Fasst alle Ergebnisse nach Projektende zusammen. 
  • Ad-hoc-Bericht: Wird bei spontanen Anfragen oder besonderen Situationen erstellt. 

Projektbericht vs. Statusbericht - was ist der Unterschied?

Statusbericht:Wird regelmäßig erstellt, um den aktuellen Stand zu dokumentieren. Er ist eher kurz und fokussiert sich auf Fortschritt und Probleme.

Projektbericht:Deckt das gesamte Projekt oder größere Phasen ab. Er ist ausführlicher und fasst Ziele, Ergebnisse und Ressourcen zusammen.

Projektberichte effizient erstellen - mit digitalen Tools 

Das manuelle Sammeln von Daten und das Erstellen von Berichten ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit Tools wie clockin kannst du Projektzeiten, Aufgaben und Budgets automatisch erfassen und jederzeit einen aktuellen Überblick erhalten. 

Vorteile von clockin für Projektberichte: 

  • Automatische Erfassung von Projektzeiten direkt per App. 
  • Klare Übersicht aller Projektphasen im Büro-Center.
  • Einfache Auswertung von Budgets, Ressourcen und Fortschritten. 
  • Projektdokumentation mit Fotos, Notizen und Checklisten
  • Automatisch erstellte Projektberichte aus Projektdokumentationen 

Hier erfährst du, wie du mit clockin dein Projektcontrolling optimierst. 

Tipps für einen überzeugenden Projektbericht

  • Klar und verständlich schreiben - Vermeide unnötigen Fachjargon. 
  • Visualisierungen nutzen - Diagramme und Tabellen erhöhen die Lesbarkeit. 
  • Kurze Updates bevorzugen - Statusberichte sollten auf den Punkt kommen. 
  • Automatisierung einführen - Digitale Tools reduzieren manuelle Arbeit. 

Fazit: Projektbericht als Erfolgsfaktor 

Ein gut strukturierter Projektbericht ist nicht nur Pflicht, sondern ein wertvolles Werkzeug, um Projekte erfolgreich zum Ziel zu bringen. Mit klaren Zahlen, transparenten Informationen und dem richtigen Tool wird das Berichtswesen nicht nur effizienter, sondern auch strategischer. 

Wenn du Projektberichte ohne Excel-Chaos erstellen möchtest, ist clockin die ideale Lösung: Alle Zeiten und Fortschritte sind jederzeit in Echtzeit verfügbar - perfekt für professionelles Projektcontrolling.