clockin und DATEV verbinden – Schritt für Schritt Anleitung

In dieser Anleitung erklären wir dir, wie du clockin mithilfe deines Steuerberaters mit DATEV verbindest – damit deine Lohnabrechnung von selbst läuft.

Zur detaillierten Anleitung
Dies ist ein YouTube Video. Bei Aufruf des Videos werden Daten zu YouTube/Google übertragen. Weitere Informationen in unserer Datenschutzerklärung.

Die 3 DATEV-Datenservices im Überblick

Lohnabrechnungen direkt in clockin

Stelle deinen Mitarbeitern Lohn-Auswertungen wie Lohnabrechnungen und SV-Nachweise direkt als PDF in clockin zum herunterladen bereit.

Stundenzettel direkt an DATEV senden

Übertrage die in clockin erfassten Arbeitszeiten und Abwesenheiten automatisch und sicher direkt ins DATEV Rechenzentrum.

Stammdaten immer synchron

Synchronisiere deine Mitarbeiterdaten wie z.B. den Wohnort automatisch in beide Richtungen zwischen clockin und DATEV.

Gesamtprozess – Alle 6 Schritte

Den ersten Schritt muss dein Steuerberater erledigen.
Schicke ihm einfach diesen Link direkt zur passenden Anleitung:
00
Steuerberater
Empfohlen

Bevor du loslegst: Ab ins Partnerportal.

Mit unserem kostenlosen Kanzlei-Portal bekommst du einen eigenen Zugang zum clockin deiner Mandanten. So verwaltest du deine Mandanten digital, richtest die DATEV-Schnittstellen problemlos ein und kannst den Datenübertrag vollautomatisieren. Dieser Schritt ist optional.

clockin Partnerportal

💡 Hinweis: Verwalte nicht nur bestehende clockin-Kunden, sondern lade weitere Mandanten dazu ein, clockin zu nutzen und Zeit zu sparen!

01
Steuerberater

Vorbereitung: Datenservice bestellen & aktivieren

Der passende DATEV-Datenservice muss vor der Verbindung im DATEV Shop bestellt und in Betrieb genommen werden.
  1. DATEV Arbeitsplatz öffnen, passenden Mandanten wählen, unten rechts bei den Online-Anwendungen auf „MyDATEV Mandantenregistrierung starten" klicken
  2. Mit DATEV-Daten einloggen, über die Produktsuche den gewünschten Datenservice finden
  3. „Produkt auswählen" klicken und Bestellprozess bis zum Ende abschließen
DATEV Arbeitsplatz — Mandantenregistrierung starten
  1. In der Produktauswahl den passenden Service wählen und bestellen
MyDATEV — Produktauswahl & Bestellung

Nur beim Lohnaustauschdatenservice – Abo bestellen:

  1. In LODAS: Extras → Einstellungen Mandant → Datenschnittstellen → Häkchen setzen
LODAS — Extras › Einstellungen Mandant › Datenschnittstellen
  1. In Lohn und Gehalt: Datenweitergabe → Datentransfer-Cockpit → „Einrichtung starten"
Datentransfer-Cockpit — Einrichtung starten

💡 Hinweis: Neben Steuerberatungskanzleien unterstützt das DATEV-Partner-Onboarding auch Unternehmen direkt: DATEV-Partner-Onboarding

02
Kunde

Dateneingabe im clockin Bürocenter

Öffne die Einstellungen in clockin und trage Beraternummer sowie Mandantennummer ein.
  1. Über das Einstellungsrädchen zum Reiter Schnittstellen navigieren
  2. Auf den Menüpunkt DATEV-Datenservice klicken
  3. Beraternummer, Mandantennummer und Zielsystem eintragen
  4. Gewünschte Services per Häkchen auswählen:
    • Lohnauswertungsdatenservice — Lohn-PDFs für Mitarbeiter
    • Lohnimportdatenservice — Arbeitszeiten übertragen
    • Lohnaustauschdatenservice — Stammdaten synchronisieren
  5. Auf „Mit DATEV verbinden" klicken
clockin Bürocenter — DATEV-Datenservice konfigurieren

💡 Hinweis: Du kannst Daten vorab speichern ohne eine Verbindung herzustellen — via „Daten hinterlegen". Deinen Steuerberater informierst du direkt über „Infopaket senden".

03
Kunde

Personalnummern überprüfen

Nach dem Klick erscheint das Fenster „Personalnummern prüfen". Stelle sicher, dass die folgenden Anforderungen erfüllt sind — erst dann kann die Verbindung hergestellt werden.
  1. Bei jedem Mitarbeiter ist eine Personalnummer hinterlegt
  2. clockin- und DATEV-Personalnummer müssen identisch sein
  3. Keine Personalnummer ist doppelt vergeben
  4. Wenn alle roten Warnhinweise verschwunden sind: Auf Button „Mit DATEV verbinden" für den nächsten Schritt klicken
Dialog: Personalnummern prüfen — Konflikte erkennen & lösen

💡 Hinweis: Prüfe alle Personalnummern sorgfältig. Bei doppelt vergebenen Nummern muss der Konflikt zuerst gelöst werden. Klicke erst auf den Weiter-Button, wenn keine roten Hinweise mehr vorhanden sind.

04
Kunde

Verbindung auf der DATEV-Website herstellen

Du wirst automatisch zur DATEV-Login-Seite weitergeleitet. Dort authentifizierst du dich und erteilst clockin die notwendigen Berechtigungen.
  1. Bevorzugtes Anmeldeverfahren wählen: DATEV SmartCard / mIDentity oder DATEV SmartLogin — dann auf „Weiter" klicken
  2. Den spezifischen Anweisungen auf dem Bildschirm folgen, um dich zu authentifizieren (Schritte unterscheiden sich je nach gewähltem Verfahren)
  3. Im letzten Schritt auf „Ich stimme zu" klicken, um die Berechtigungen zu erteilen
DATEV Login — Anmeldeverfahren wählen
  1. Du wirst zurück ins clockin Bürocenter geleitet — Status: Verbunden und die aktiven Services werden angezeigt
clockin Bürocenter — Status: Verbunden, aktive Services & freigegebene Dokumententypen

💡 Hinweis: Die Verbindung zu DATEV muss alle 2 Jahre erneut hergestellt werden. Wann dies fällig ist, zeigt dir das Haltbarkeitsdatum im Bürocenter.

05
Steuerberater
Nur DATEV Lohn und Gehalt

INI-Datei einmalig einspielen

Bevor du das erste Mal Bewegungsdaten aus clockin importierst, muss die INI-Datei einmalig eingespielt werden. Sie sorgt dafür, dass Daten korrekt zugeordnet und verarbeitet werden können.

Wo finde ich die INI-Datei?

Die INI-Datei findest du im clockin deines Mandanten. Über das Partnerportal hast du direkten Zugriff darauf: Analyse → Stundenzettel → DATEV CSV-Export → „INI-Datei für Lohn und Gehalt herunterladen"

clockin — DATEV CSV-Export: INI-Datei herunterladen

So spielst du die INI-Datei in DATEV ein:

  1. DATEV Lohn und Gehalt öffnen → Extras → ASCII-Importassistent → Neu
  2. Namen „clockin" bei Hersteller-Formatbezeichnung eingeben
  3. Auf „Importieren" klicken und die INI-Datei aus dem Download-Ordner auswählen
  4. Nach erfolgreichem Import: OK → Weiter → Fertigstellen klicken
  5. Ab jetzt beim Bewegungsdaten-Import im Feld „Hersteller" immer das Format „clockin" auswählen

💡 Hinweis: Falls der Import später nicht funktioniert: Im Feld „Hersteller" prüfen, ob das Format „clockin" ausgewählt ist.

06
Steuerberater

Bewegungsdaten laufend importieren & Lohnabrechnung erstellen

Die Verbindung steht — ab jetzt können Zeitwirtschaftsdaten aus clockin regelmäßig in DATEV importiert und für die Lohnabrechnung genutzt werden.
  1. In clockin: Analyse → Stundenzettel → DATEV CSV-Export — Zeitraum und Mitarbeiter wählen, dann exportieren
  2. Export-Datei in DATEV Lohn und Gehalt / LODAS importieren — im Feld „Hersteller" das Format „clockin" auswählen
  3. Lohnabrechnung prüfen und wie gewohnt abschließen
  4. Die DATEV-Schnittstelle ist aktiv — Zeitdaten aus clockin fließen jetzt direkt in deine Lohnabrechnung!

💡 Hinweis: Die freigegebenen Dokumententypen (Lohnabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung, SV-Nachweis, Lohnjournal) sind für Mitarbeiter direkt in clockin abrufbar — über Analyse → Stundenzettel → Dokumente neu laden.

Kostenloses Beratungsgespräch für Steuerkanzleien

Der kurze Draht zu unserem DATEV-Experten

Volkan Sekerci
Partner Manager
volkan.sekerci@clockin.de
volkan-sekerci
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