Völkening & Behrendt schließt die Excel-Liste
Je nach Abteilung lief die Zeiterfassung mal über eine aufwendige Excel-Liste, mal über ein Blatt Papier. Die Inhaber konnten kaum nachvollziehen, welche Zeiten bei ihnen landeten, und das Team wusste nicht genau, wie viele Überstunden es hatte.
Dank clockin laufen alle Arbeitszeiten heute in einem System zusammen, egal ob im Büro, beim Kunden oder zu Hause. Jeder sieht seine Stunden selbst, und die Inhaber haben den Überblick.
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Als einer der drei Agenturinhaber sieht Nico Behrendt seine Branche im ständigen digitalen Wandel. Für ihn heißt das: sich von den Papierbergen verabschieden, die es in Versicherungsagenturen schon immer gab.
Den Anfang hat die Agentur bei der Arbeitszeit gemacht. Sein Fazit nach dem Umstieg auf clockin: Man sei „super happy”.
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Das ist AXA Völkening & Behrendt
Seit 1989 ist die Agentur in Neustadt am Rübenberge für die AXA tätig. Angefangen hat sie mit Lebens- und Krankenversicherungen, heute liegt der Schwerpunkt auf Firmenkunden und dem Industriegeschäft. Dafür ist das Team im ganzen Bundesgebiet unterwegs.
Geführt wird der Betrieb von Thomas Völkening, Nico Behrendt und Patrick Völkening. Neun Mitarbeiter teilen sich auf Außendienst und Verwaltung auf, einige arbeiten auch aus dem Homeoffice.
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Schluss mit dem Nachtragen von Hand
Wer im Außendienst oder im Homeoffice arbeitete, wurde früher von Hand nachgetragen. Heute stempelt jeder dort, wo er gerade arbeitet:
- Terminal am Eingang: Im Büro meldet sich jeder vorne am iPad mit dem clockin Terminal an
- App auf dem Handy: Außendienst und Homeoffice stempeln sich in der clockin App selbst ein und aus
- Pausen flexibel: Wer mittags nach Hause fährt, trägt seine Pause einfach selbst ein
„Für die Mitarbeiter im Außendienst und Homeoffice haben wir die clockin App auf dem Telefon installiert, sodass sie sich ein- und ausstempeln können. […] Früher haben wir das manuell irgendwo nachgetragen.”
— Nico Behrendt, Agenturinhaber von AXA Völkening & Behrendt
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Krankmeldung per App statt per Zettel
Ob Fieber am Morgen oder Urlaub im Sommer: Beides trägt das Team direkt in die clockin App ein. Die Inhaber bekommen sofort Bescheid:
- Alles in einer App: Krankmeldungen und Urlaub laufen über denselben Weg
- Hinweis per E-Mail: Bei jedem neuen Eintrag kommt automatisch eine Mail
- Freigabe im Dashboard: Urlaub freigeben oder Krankmeldung bestätigen geht in wenigen Klicks
„Für uns als Arbeitgeber ist das Schöne, dass wir stetig Informationen bekommen. Wenn etwas eingetragen wird, bekomme ich eine E-Mail, logge mich im Dashboard ein und kann Urlaubsanträge freigeben oder Krankheiten bestätigen.”
— Nico Behrendt, Agenturinhaber von AXA Völkening & Behrendt
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Die Sorge war größer als der Aufwand
Neue Software heißt für einen kleinen Betrieb erst mal: Zeit investieren, ohne zu wissen, ob es sich lohnt. Bei Völkening & Behrendt war diese Sorge schnell vom Tisch:
- Selbst gefunden: Bei der Suche nach einer passenden Software stieß die Agentur online auf clockin
- Schnell startklar: iPad-Terminal und App waren mit wenig Aufwand eingerichtet
- Passt zur Branche: Für Agenturen mit Außendienst und Homeoffice ist clockin für Nico Behrendt die richtige Lösung
„Natürlich haben wir uns gefragt: Investiert man jetzt viel Zeit in etwas, bei dem man nicht weiß, was man am Ende bekommt? Die Angst kann ich nehmen. Wir sind auf clockin gestoßen und konnten mit sehr geringem Zeitaufwand alles installieren.”
— Nico Behrendt, Agenturinhaber von AXA Völkening & Behrendt
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