Arbeitszeiterfassung – das Ende der Vertrauensarbeitszeit?

Was ist Vertrauensarbeitszeit? Ein kurzer Überblick 

Die Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitsmodell, dessen Schlüsseleigenschaft die Flexibilität ist: Mitarbeitende teilen sich ihre Arbeitszeit selbst ein.

• Fokus auf Ergebnisse: Wichtig ist, dass die vorgesehenen Aufgaben erledigt werden – Beginn und Ende der Arbeit bleiben den Beschäftigten überlassen. 
• Keine Anwesenheitspflicht: Die eigenverantwortliche Arbeitsgestaltung zieht sich durch den gesamten Alltag, oft inklusive der freien Wahl des Arbeitsortes (Homeoffice, Remote Work). 
• Keine klassische Überstundenauszahlung: Mehrarbeit wird in der Regel nicht ausbezahlt, sondern soll durch kürzere Arbeitstage an anderen Tagen selbstständig ausgeglichen werden. 

Voraussetzung für dieses Modell war und ist ein hohes Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern sowie klare Zielvorgaben. 

Die Rechtslage: Warum sich die Arbeitszeiterfassung ändert 

Bislang mussten laut Arbeitszeitgesetz primär Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit dokumentiert werden. Durch die Urteile von EuGH und Bundesarbeitsgericht gilt heute: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. 

1. EuGH-Urteil (2019): Der Europäische Gerichtshof entschied, dass Mitgliedstaaten eine systematische Arbeitszeiterfassung einführen müssen, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen (Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten). 
2. BAG-Urteil (2022): Das Bundesarbeitsgericht zog nach und bestätigte die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch in Deutschland. 
3. Gesetzesentwurf (2023): Das Bundesarbeitsministerium für Arbeit legte einen ersten Entwurf zur “elektronischen Zeiterfassung” vor. 
4. Aktuelle Entwicklungen (April 2025): Die Koalitionsverhandlungen zwischen SPD und Union haben ergeben, dass die Vertrauensarbeitszeit im Gesetz gesondert behandelt werden soll. Wie diese Ausnahmeregelungen im Detail aussehen werden, ist zwar noch nicht final geklärt, es zeigt sich aber deutlich: Der Gesetzgeber will das Modell erhalten. 

Das ändert sich: Während früher oft nur Überstunden bei der Vertrauensarbeitszeit aufgezeichnet wurden, müssen Arbeitgeber künftig auch die normalen Arbeitsstunden dokumentieren. 

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja. Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin erlaubt. Unternehmen müssen jedoch zusätzlich ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit weiterhin flexibel einteilen. Sie muss lediglich dokumentiert werden.

Der Kern der Vertrauensarbeitszeit – die freie Bestimmung der Arbeitszeiten – bleibt durch die Dokumentation unangetastet. Stattdessen bringt die Erfassung klare Vorteile mit sich: 

1. Transparenz & Fairness: Arbeitgeber und Mitarbeiter haben jederzeit den Überblick über geleistete Stunden. Überstunden werden sichtbar, was extremen Belastungen vorbeugt und Fairness im Team schafft. 
2. Prozessoptimierung & Genauigkeit: Gerade in flexiblen Modellen hilft eine (Projekt-)Zeiterfassung, realistische Aufwandsschätzung zu treffen und Kunden minutengenau abzurechnen. 
3. Gesundheitsschutz: Plus- und Minusstunden pendeln sich regulär ein. Das verhindert eine konstante Überschreitung der Arbeitszeiten, die bei klassischer Vertrauensarbeitszeit oft unentdeckt blieb. 
4. Vertrauensstärkung statt Überwachung: Richtig kommuniziert, legt eine Zeiterfassung lediglich objektive Fakten offen. Sie überwacht nicht, sondern schützt die Rechte der Arbeitnehmer.

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Gesetzliche Grenzen: Was trotz Vertrauen kontrolliert werden muss

Auch bei der flexibelsten Vertrauensarbeitszeit gilt es arbeitsrechtliche Grenzen, deren Einhaltung durch die Zeiterfassung nun lückenlos sichergestellt werden muss: 

• Pausenzeiten: Ab 6 Stunden Arbeit ist eine Pause von 30 Minuten gesetzlich vorgeschrieben, ab 9 Stunden sind es 45 Minuten. 
• Ruhezeiten: Zwischen zwei Arbeitseinsätzen müssen zwingend 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen.  
• Höchstarbeitszeit: Grundsätzlich gilt eine Grenze von 8 Stunden täglich, die nur unter Ausgleichsbedingungen auf 10 Stunden verlängert werden darf. 
• Sonntagsarbeit und Feiertagsruhe: Arbeit an diesen Tagen – bis auf branchenspezifische Ausnahmen – streng verboten. 

Welche Zeiterfassungssysteme eignen sich für Vertrauensarbeitszeit? 

Das EuGH-Urteil fordert, dass Zeiterfassung objektiv, zuverlässig und zugänglich sein muss. Stundenzettel auf Papier oder manuelle Excel-Tabellen werden diesen Anforderungen kaum noch gerecht. 

Für Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit empfiehlt sich eine digitale Zeiterfassung per App, Tablet oder Browser. Da Angestellte im Vertrauensmodell oft im Homeoffice oder remote arbeiten, bietet eine Cloud-Software (wie beispielsweise clockin) die nötige Flexibilität, Zeiten ortsunabhängig und unkompliziert zu dokumentieren. 

Fazit: Frühzeitig handeln lohnt sich 

Ist die Arbeitszeiterfassung also das Ende der Vertrauensarbeitszeit? Ganz klar: Nein. Mitarbeiter in der Vertrauensarbeitszeit schätzen die Freiheiten und Eigenständigkeit – und diese bleibt erhalten. Die Änderung besteht lediglich darin, dass die selbstbestimmten Arbeitszeiten künftig objektiv aufgezeichnet werden müssen. Das künftige Gesetz schafft keine gänzlich neuen Pflichten, sondern erweitert bestehende Aufzeichnungspflichten. 

Da die Politik das Thema aktuell weiter formt (siehe Koalitionsbeschlüsse von 2025), lohnt es sich für Arbeitgeber, sich frühzeitig um ein passendes, digitales System zu kümmern, um Wartezeiten beim Ansturm auf Softwareanbieter zu vermeiden. Binde dein Team am besten schon in der Testphase einer Zeiterfassungssoftware ein, nimm ihnen die Angst vor Überwachung und hebe den Vorteil der Transparenz hervor.