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Was sagt das Gesetz zur digitalen Unterschrift?
Die eIDAS-Verordnung regelt EU-weit den Einsatz elektronischer Signaturen. In Deutschland ergänzt das Vertrauensdienstegesetz diese Vorgaben. Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen Formfreiheit und Schriftform. Bei Formfreiheit schreibt das Gesetz keine bestimmte Form dafür vor, wie du oder dein Kunde einer Sache zustimmt. Hier reicht grundsätzlich jede Art der Zustimmung, zum Beispiel eine Unterschrift auf dem Bildschirm. Bei Schriftform braucht es dagegen ein unterschriebenes Dokument, das eine gleichwertige Signaturstufe verlangt.
Die meisten Dokumente im Betriebsalltag sind formfrei. Dazu gehören Auftragsbestätigungen, Angebote, Kostenvoranschläge und Abnahmeprotokolle. Für diese reicht jede der drei Signaturstufen aus der eIDAS-Verordnung rechtlich aus. Nur wenige Dokumente wie Kündigungen oder Bürgschaften verlangen die strengere Schriftform nach § 126a BGB.
Die drei Signaturstufen im Überblick
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Sicherheitsstufen, die sich in Aufwand und Beweiskraft unterscheiden. Die folgende Tabelle zeigt dir den Unterschied auf einen Blick.
Für den Alltag in deinem Betrieb reicht in den allermeisten Fällen die einfache elektronische Signatur aus.
Welche Stufe reicht für Auftragsbestätigungen und Abnahmen in deinem Betrieb?
Auftragsbestätigungen und Abnahmeprotokolle sind formfreie Dokumente. Für sie reicht die einfache elektronische Signatur rechtlich vollkommen aus. Dein Kunde bestätigt mit seiner Unterschrift, dass eine Leistung wie vereinbart erbracht wurde. Diese Bestätigung schützt dich im Streitfall, weil du schriftlich nachweisen kannst, was vereinbart war.
Mit clockin holst du dir diese Bestätigung direkt vor Ort in der Auftragsdokumentation ein. Dein Kunde unterschreibt mit dem Finger auf dem Smartphone oder Tablet. Die Unterschrift landet automatisch beim passenden Auftrag, zusammen mit Fotos und Notizen zur erledigten Leistung in der digitalen Projektakte. So hast du im Zweifel alle Informationen zu einem Auftrag sofort zur Hand.
Kundenbestätigungen ohne Papierkram
Hol dir die Unterschrift direkt beim Kunden ein
Mit clockin bestätigst du erledigte Aufträge direkt vor Ort und hast alles automatisch im richtigen Projekt gespeichert.
- Du holst die Unterschrift deines Kunden direkt auf dem Smartphone oder Tablet ein.
- Du verschickst die Bestätigung mit einem Klick per E-Mail an deinen Kunden.
- Du findest jede Unterschrift zusammen mit Fotos und Notizen in der digitalen Projektakte wieder.
Kundenbestätigungen ohne Zettel
Hol dir die Unterschrift direkt beim Kunden ein
Mit clockin bestätigst du erledigte Aufträge direkt vor Ort und hast alles automatisch im richtigen Projekt gespeichert.
- Du holst die Unterschrift deines Kunden direkt auf dem Smartphone oder Tablet ein.
- Du verschickst die Bestätigung mit einem Klick per E-Mail an deinen Kunden.
- Du findest jede Unterschrift zusammen mit Fotos und Notizen in der digitalen Projektakte wieder.
Das sagen Kunden
Wann reicht die einfache elektronische Signatur nicht aus?
Bei wenigen Dokumenten schreibt das Gesetz die Schriftform vor. Dazu gehören Kündigungen von Arbeitsverträgen, bestimmte Bürgschaftserklärungen und befristete Mietverträge. Für diese Fälle brauchst du eine qualifizierte elektronische Signatur mit Identifizierung bei einem Vertrauensdiensteanbieter. Im Tagesgeschäft eines Betriebs kommen solche Fälle aber selten vor, die meisten Bestätigungen bleiben formfrei.
Dein nächster Schritt: Bestätigungen ohne Zettelchaos
Du weißt jetzt, welche Signaturstufe für welches Dokument in deinem Betrieb reicht. Für Auftragsbestätigungen und Abnahmen brauchst du keine komplizierte Signaturlösung, die einfache elektronische Signatur genügt. In der mobilen Dokumentation von clockin holst du dir diese Bestätigung direkt beim Kunden vor Ort ein, zusammen mit Fotos und Notizen zum Auftrag. Teste clockin 14 Tage kostenlos und probiere es an deinem nächsten Auftrag aus.
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