AGB – Vereinbarung zum Wechsel von Datenverarbeitungsdiensten

Vereinbarung zum Wechsel von Datenverarbeitungsdiensten
("Vereinbarung")

Diese Vereinbarung setzt die Anforderungen der Europäischen Datenverordnung (wie unten definiert) um. Diese Vereinbarung wird zwischen den Parteien des Vertrags, in dem auf diese Vereinbarung in den AGB Bezug genommen wird, geschlossen und unterliegt den Bestimmungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der jeweils gültigen Fassung von clockin GmbH ("AGB").

1. Begriffsbestimmungen
   
   1. Alle hierin verwendeten, aber nicht definierten Begriffe haben die in der Vereinbarung oder in der Verordnung (EU) 2023/2854 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Dezember 2023 über harmonisierte Vorschriften für den fairen Zugang zu und die Nutzung von Daten und zur Änderung der Verordnung (EU) 2017/2394 und der Richtlinie (EU) 2020/1828 ("Datenverordnung") festgelegt sind.
2. Informationspflichten von clockin
   
   1. Der Kunde bestätigt, dass clockin vor der Bestellung der Datenverarbeitungsdienste klare Informationen über Folgendes zur Verfügung gestellt hat:
      
      1. die Gebühren von clockin und gegebenenfalls die Gebühren für eine vorzeitige Kündigung;
      2. die Wechselentgelte;
      3. Dienstleistungen, die einen hochkomplexen oder kostspieligen Wechsel erfordern oder bei denen ein Wechsel ohne erhebliche Beeinträchtigung der Daten, digitalen Vermögenswerte oder der Dienstarchitektur nicht möglich ist, sofern relevant;
      4. spezifische Dienstleistungen, für die die Verpflichtungen zum Wechsel und zum Austritt nicht gelten, sofern relevant.
   2. clockin stellt ein Online-Register mit einer Beschreibung der Datenstrukturen und -formate, der einschlägigen Normen und offenen Interoperabilitätsspezifikationen zur Verfügung, in dem die exportierbare Daten unter diesem Link verfügbar sind. 
3. Wechsel- und Ausstiegsplan
   
   1. Der 'Wechsel- und Austrittsplan' ("Plan") in Anhang 1 und Anhang 2 ist integraler Bestandteil der Vereinbarung und wird von den Parteien umgesetzt. Der Plan enthält:
      
      1. eine erschöpfende Spezifikation aller Kategorien von Daten und digitalen Vermögenswerten, die im Rahmen des Wechselprozesses übertragen werden können, einschließlich mindestens aller exportierbaren Daten;
      2. eine erschöpfende Spezifikation aller Kategorien von Daten, die für das interne Funktionieren des Datenverarbeitungsdienstes spezifisch sind und aufgrund der Gefahr einer Verletzung der Geschäftsgeheimnisse von clockin vom Wechsel ausgenommen sind.
      3. klare Informationen über alle bekannten Risiken für die Kontinuität der Bereitstellung der Funktionen oder Dienstleistungen durch clockin.
   2. Der Wechsel wird als zusätzliche Leistung im Rahmen des Vertrages behandelt.
4. Wechselantrag, Verfahren
   
   1. Der Kunde initiiert den Wechsel, indem er clockin seine Absicht zum Wechsel in Form einer Zulässigen Anfrage gemäß diesem Abschnitt 4 und wie in Abschnitt 11 angegeben mitteilt. Die Kündigungsfrist beginnt mit dem Eingang einer Anfrage bei clockin. Wenn der Kunde nur bestimmte clockin-Dienste und die entsprechenden Daten oder digitalen Vermögenswerte wechseln möchte, muss dies in der Anfrage angegeben werden. 
   2. Der Kunde gibt in der Anfrage an, um welchen Datenverarbeitungsdienst es sich handelt und ob er beabsichtigt
      
      1. zu einem Zielanbieter gleicher Dienstart zu wechseln. In diesem Fall hat der Kunde die erforderlichen Angaben zum Zielanbieter und zu den von diesem angebotenen Diensten zu machen;
      2. zu einer lokalen IKT-Infrastruktur des Kunden zu wechseln;
      3. seine Exportierbaren Daten zu löschen.
   3. Zusätzlich zu den oben genannten Informationen muss eine Anfrage alle weiteren Angaben enthalten, die für clockin erforderlich sind, um den Wechsel oder die Löschung der Exportierbaren Daten zu ermöglichen, einschließlich, soweit zutreffend, Angaben zum Zielanbieter, zur Ziel-IKT-Infrastruktur, zum vorgesehenen Zeitpunkt und zu den für den Prozess verantwortlichen Vertretern des Kunden. Die Entscheidung, ob eine bestimmte Dienstleistung als derselbe Dienstleistungstyp gilt, trifft clockin nach Treu und Glauben unter Berücksichtigung des Hauptzwecks und der wesentlichen Merkmale der Leistung, wie sie in der Anfrage des Kunden beschrieben sind. In dem in Abschnitt 4.5 unten beschriebenen Fall muss eine Anfrage auch den Nachweis der Berechtigung enthalten.
   4. clockin bestätigt dem Kunden den Erhalt der Wechselmitteilung auf dem gleichen Kommunikationsweg, den der Kunde verwendet hat. Wenn die erhaltene Anfrage nicht die für eine Anfrage erforderlichen Informationen enthält, teilt clockin dem Kunden unverzüglich mit, welche Informationen fehlen, und der Kunde kann die Anfrage mit den fehlenden Informationen erneut einreichen.
   5. Ein Antrag auf Wechsel kann auch von einem vom Kunden bevollmächtigten Dritten gestellt werden. In diesem Fall muss der Antrag einen Nachweis über die Bevollmächtigung des Kunden gegenüber dem Dritten enthalten. 
   6. clockin und der Kunde werden, und der Kunde wird sicherstellen, dass alle am Wechsel beteiligten Zielanbieter, in gutem Glauben zusammenarbeiten, um den Wechsel wirksam zu machen, die rechtzeitige Übertragung der Daten zu ermöglichen und die Kontinuität der betreffenden Datenverarbeitungsdienste aufrechtzuerhalten.
5. Übergangszeitraum
   
   1. Die Übergangszeit beträgt dreißig (30) Tage oder einen anderen von den Parteien schriftlich vereinbarten Zeitraum.
   2. Wenn clockin feststellt, dass es technisch nicht möglich ist, den Wechsel innerhalb der vereinbarten Übergangszeit durchzuführen, wird clockin
      
      1. den Kunden innerhalb von 14 Werktagen nach Erhalt der Zulässigen Anfrage benachrichtigen;
      2. eine alternative Übergangszeit angeben, die sieben (7) Monate ab dem Datum der Zulässigen Anfrage des Kunden nicht überschreiten darf; und
      3. erläutern, warum die Einhaltung der Übergangszeit technisch nicht möglich ist.
   3. Der Kunde bestätigt den Erhalt der Mitteilung über die alternative Übergangszeit innerhalb von drei (3) Werktagen. Die Nichtbestätigung des Erhalts gilt als Annahme des Alternativvorschlags. 
   4. Der Kunde kann die Übergangszeit einmal um einen Zeitraum verlängern, der jedoch in keinem Fall länger als drei (3) Monate sein darf ("Alternative Übergangszeit"). Der Kunde muss clockin vor Ablauf der ursprünglichen Übergangszeit über die Änderung informieren und die alternative Übergangszeit angeben. 
6. Verpflichtungen von clockin während des Wechsels.

clockin leistet dem Kunden und vom Kunden zur Unterstützung beim Wechsel bevollmächtigten Dritten nach Beginn des Wechselvorgangs und während dessen Dauer angemessene Unterstützung. Zu diesem Zweck wird clockin:

1. mit der gebotenen Sorgfalt handeln, um die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten und die Funktionen oder Datenverarbeitungsdienste gemäß der Vereinbarung weiterhin bereitzustellen;
2. klare Informationen über bekannte Risiken für die Kontinuität der Dienstleistungen in Bezug auf die relevanten Datenverarbeitungsdienste seitens clockin bereitzustellen; und
3. während des gesamten Wechsels ein hohes Sicherheitsniveau aufrechtzuerhalten, insbesondere für die Sicherheit der Daten während ihrer Übertragung, das dem gemäß den Bestimmungen dieser Vereinbarung bereitgestellten Sicherheitsniveau entspricht.

7. Pflichten des Kunden während des Wechsels
   
   1. Der Kunde verpflichtet sich, alle angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um einen effektiven Wechsel zu erreichen. Der Kunde ist für den Import und die Implementierung der Daten und digitalen Vermögenswerte in seiner IKT-Infrastruktur oder in den Systemen des Zielanbieters verantwortlich, auch wenn der Kunde für diese Maßnahmen die Datenverarbeitungsdienste eines Dritten nutzt.
   2. Der Kunde teilt clockin den erfolgreichen Wechsel unverzüglich und ohne unangemessene Verzögerung mit. Alle Kosten, die durch die Verzögerung des Kunden entstehen, gehen zu Lasten des Kunden.
   3. Soweit zutreffend und unbeschadet des Art. 30 (6) der Datenverordnung verpflichten sich der Kunde und clockin oder von ihnen beauftragte Dritte, die geistigen Eigentumsrechte an allen von clockin im Rahmen des Wechsels bereitgestellten Materialien sowie die Geschäftsgeheimnisse von clockin, die gemäß der AGB als Vertrauliche Informationen gelten, zu respektieren. Der Kunde verpflichtet sich, Dritten, die von ihm beauftragt wurden, Zugang zu diesen Materialien zu gewähren und deren Nutzung zu ermöglichen, jedoch nur insoweit, als dies für die Durchführung des Wechsels unbedingt erforderlich ist, und nur mit ausdrücklicher Genehmigung von clockin und unter der Voraussetzung, dass diese Dritten durch entsprechende vertragliche Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden sind. Der Zugang zu und die Nutzung der Materialien von clockin im Zusammenhang mit dem Wechsel, die durch geistige Eigentumsrechte und/oder Geschäftsgeheimnisse im Zusammenhang mit dem Wechsel geschützt sind, werden spätestens am Ende der vereinbarten Übergangszeit, einschließlich der alternativen Übergangszeit, unter vollständiger Einhaltung der Vertraulichkeitsverpflichtungen und der von clockin gewährten geistigen Eigentumsrechte beendet. In allen anderen Aspekten bleiben die Vertraulichkeitsverpflichtungen des Kunden gemäß der Vereinbarung von dieser Vereinbarung unberührt. 
   4. Der Kunde wird alle Anweisungen von clockin im Zusammenhang mit dem Wechsel in gutem Glauben umsetzen.
8. Datenabruf und Datenlöschung
   
   1. Der Kunde kann seine Exportierbaren Daten während des Datenabrufzeitraums abrufen oder löschen. Der Zeitraum für den Abruf Exportierbarer Daten beträgt dreißig (30) Tage ("Datenabrufzeitraum").
   2. Nach Ablauf des Datenabrufzeitraums und nach erfolgreichem Abschluss des Wechsels löscht clockin alle vom Kunden generierten oder direkt mit dem Kunden in Verbindung stehenden Exportierbaren Daten.
9. Wechselentgelte und Gebühren für vorzeitige Kündigung 
   
   1. Für jede Zulässige Anfrage, die vor dem 12. Januar 2027 gestellt wird, kann clockin dem Kunden die von clockin oder einem Dritten erbrachten Wechsel-Dienstleistungen in Rechnung stellen, wie im Plan beschrieben und basierend auf der Liste der Wechselentgelte, die dem Kunden vor dem Datum des Inkrafttretens der Vereinbarung oder bis zum 12. September 2025 (je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt) zur Verfügung gestellt wurde, oder, falls keine solche Liste vorliegt, basierend auf Grundlage des Stundensatzes von netto EUR 130 (ohne anfallende Steuern) und der direkt für den betreffenden Wechsel aufgewendeten Zeit (auf die nächste volle Stunde auf- oder abgerundet, je nach Fall).
   2. Wenn eine Zulässige Anfrage gemäß Abschnitt 10 (Kündigung) vor Ablauf der vereinbarten festen Laufzeit des Vertrags zur Beendigung des Vertrags führt, kann clockin dem Kunden einen Betrag in Höhe der Vergütung in Rechnung stellen, die vom Kunden zu zahlen gewesen wäre, wenn der Vertrag nicht vor Ablauf seiner Laufzeit gekündigt worden wäre, abzüglich aller Kosten, die clockin bis zum Ende der ursprünglichen Laufzeit entstanden wären, aber aufgrund der vorzeitigen Kündigung nicht entstehen ("Vorzeitige Kündigungsgebühren"). Die Vorzeitigen Kündigungsgebühren werden gemäß den Zahlungsbedingungen des Vertrags fällig und zahlbar.
10. Kündigung

Ungeachtet anderslautender Bestimmungen im Vertrag, und ohne Einschränkung der im Vertrag festgelegten Kündigungsrechte gilt der Vertrag zwischen den Parteien als gekündigt, wenn eines der folgenden Ereignisse eintritt:

1. nach erfolgreichem Abschluss des Wechsels. Erfolgt der erfolgreiche Abschluss des Wechsels vor Ablauf der vereinbarten Laufzeit der Vereinbarung, werden die in Abschnitt 9.2 genannten Vorzeitigen Kündigungsgebühren fällig.
2. Am Ende der Kündigungsfrist, wenn der Kunde die Löschung seiner exportierbaren Daten beantragt hat, nach Beendigung des Datenverarbeitungsdienstes, sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben.

11. Mitteilungen

Die Parteien vereinbaren, dass alle Mitteilungen zwischen ihnen in Bezug auf den Wechsel und den Austritt gemäß den Bestimmungen im Vertrag erfolgen.

12. Rangfolge

Im Falle von Widersprüchen oder Unstimmigkeiten zwischen diesen Klauseln über den Wechsel und den Austritt und anderen anwendbaren vertraglichen Vereinbarungen, Bedingungen oder anderen anwendbaren Vereinbarungen im Zusammenhang mit dem Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten haben diese Klauseln Vorrang.

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Anhang 1 – Wechsel- und Austrittsplan

1. Kontakt

1. Ansprechpartner bei clockin für den Wechsel und die Kündigung: support@clockin.de
2. Ansprechpartner des Kunden für den Wechsel und den Austritt: wie in der Bestellung angegeben.

2. Der Kunde muss eine Zulässige Anfrage stellen
3. Verpflichtungen von clockin zur Reaktion auf die schriftliche Mitteilung

Innerhalb von 20 Tagen wird clockin dem Kunden schriftlich mit folgenden Informationen antworten:

1. Bestätigung der Kategorien der exportierbaren Daten, die während des Wechsels übertragen werden sollen
2. Liste der von clockin ausgenommenen Datenkategorien

4. Bestätigung der zu wechselnden Daten

Der Kunde gibt an, welche exportierbaren Daten er innerhalb der vereinbarten (oder alternativen) Übergangszeit erhalten möchte.

5. Auftrag, Zeitplan und Test

Während der Übergangsphase:

1. Die vereinbarte Reihenfolge und der Zeitplan für die Exportierung und Übertragung der ausgewählten exportierbaren Daten lauten wie folgt: Tag 1-14: Strukturierte Daten, Tag 14-25: Dokumente
2. clockin oder der Kunde testet unter Verwendung der Tools und Prozesse von clockin den Export und die Übertragung an den vereinbarten Ort mit einem Teil der vereinbarten Daten und digitalen Vermögenswerte, um den Auftrag und den Zeitplan zu bestätigen oder anzupassen.
3. Der Kunde testet den Import und die Implementierung der vereinbarten exportierbaren Daten in seinen eigenen Systemen oder den Systemen des Zielanbieters.
4. Bei Problemen mit den Tests oder den Testergebnissen werden clockin und der Kunde feststellen, ob diese auf den Export der vereinbarten exportierbaren Daten und die Übertragungsprozesse unter der Verantwortung von clockin oder auf deren Import und Implementierung unter der Verantwortung des Kunden zurückzuführen sind.

6. Durchführung des Wechsels

1. clockin exportiert (ohne Löschung) die exportierbaren Daten auf elektronischem oder physischem Wege an den vom Kunden angegebenen Ort, und der Kunde (oder vom Kunden autorisierte Dritte) importiert und implementiert die exportierbaren Daten in seine eigenen Systeme oder in die Systeme des Zielanbieters.
2. Der Kunde (oder vom Kunden autorisierte Dritte) testet die Funktionen in seiner Umgebung oder in der Umgebung des Zielanbieters und dokumentiert für clockin alle Probleme, die sich aus (i) der Qualität der exportierten exportierbaren Daten oder (ii) unzureichenden Informationen von clockin ergeben.
3. clockin muss so reagieren, dass der Kunde innerhalb der vorgeschriebenen Übergangszeit wechseln kann.

7. Erfolgreicher Wechsel

Sobald der Kunde clockin über den erfolgreichen Wechsel informiert, verpflichtet sich clockin, den Kunden unverzüglich über die Vertragsbeendigung zu informieren. Wenn der Kunde clockin nicht über den erfolgreichen Wechsel informiert, obwohl clockin Grund zu der Annahme hat, dass der Wechsel vom Kunden erfolgreich durchgeführt wurde, kann clockin dem Kunden eine Aufforderung zur Bestätigung des erfolgreichen Wechsels zusenden. Wenn der Kunde den erfolgreichen Wechsel nicht innerhalb von 14 Kalendertagen nach dieser Aufforderung bestätigt, gilt der Wechsel als nicht erfolgreich und der Vertrag wird nicht gekündigt.

Anhang 2 – Checkliste für den Wechsel

Die erforderlichen Informationen sind ausdrücklich unten aufgeführt oder unter https://www.clockin.de/rechtliches/online-register zu finden.

1. Spezifizierung aller Kategorien Exportierbarer Daten, die übertragen werden können: Siehe https://www.clockin.de/rechtliches/online-register
2. Spezifizierung aller Kategorien Exportierbarer Daten, die für das interne Funktionieren des Datenverarbeitungsdienstes von clockin spezifisch sind und bei deren Übertragung die Geschäftsgeheimnisse von clockin verletzt werden könnten, die von der Übertragung ausgenommen sind: Siehe https://www.clockin.de/rechtliches/online-register
3. Exportierbare Daten, die durch geistige Eigentumsrechte von clockin oder Dritten geschützt sind und vom Wechsel ausgenommen sind: Siehe https://www.clockin.de/rechtliches/online-register
4. Informationen zu Verfahren für den Wechsel und die Übertragung unter Verwendung von Wechseltools: Siehe https://www.clockin.de/rechtliches/online-register
5. Schätzung der für den Export und die Übertragung der Exportierbaren Daten erforderlichen Zeit: 1-25 Arbeitstage
6. Bekannte Risiken für die Kontinuität der Bereitstellung der Funktionen oder Dienste von clockin: Abhängigkeit von externen Cloud-Providern, Geplante oder ungeplante Wartungsarbeiten, Sicherheitsvorfälle oder Cyberangriffe, Naturkatastrophen oder großflächige Stromausfälle, Fehlerhafte Updates oder Software-Deployments, die temporäre Funktionsunterbrechungen verursachen
7. IT-Ressourcen, die von clockin für einen effektiven Wechsel bereitgestellt werden: Technischer Support

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