Dienstplan, krank im Frei: Was darf der Arbeitgeber – und was steht Arbeitnehmern zu?

Dienstplan, Krankheit und das Frei: Drei Fälle, die in jedem Schichtbetrieb vorkommen

nicht einem festen Rhythmus folgen, sondern jeden Monat neu erstellt werden– in der Pflege, im Einzelhandel, in der Gastronomie, in der Produktion – kollidieren Dienstplanung und Krankheit regelmäßig. Drei Konstellationen tauchen besonders oft auf.

1. Im ersten Fall meldet sich ein Mitarbeiter spontan krank und der Arbeitgeber ändert den Dienstplan nachträglich auf "frei". 
2. Im zweiten Fall kündigt ein Mitarbeiter eine Arbeitsunfähigkeit vorab an – etwa wegen einer geplanten Operation – und wird daraufhin für diesen Zeitraum erst gar nicht eingeplant. 
3. Im dritten Fall wird ein Mitarbeiter krank, während er laut Dienstplan ohnehin frei hat. 

Alle drei Situationen laufen unter dem Schlagwort "krank im Frei" – arbeitsrechtlich sind sie aber völlig unterschiedlich zu bewerten.

Der rechtliche Rahmen für Krankheit bei Schichtarbeit

Die Antwort im Arbeitsrecht liegt im Zusammenspiel von vier Normen.

§ 106 GewO gibt dem Arbeitgeber das Direktionsrecht: Er legt Lage und Verteilung der Arbeitszeit fest, solange nichts Abweichendes im Arbeitsvertrag oder Tarif steht. Die Grenze zieht § 315 BGB – jede Weisung muss billigem Ermessen entsprechen, also die Interessen beider Seiten abwägen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2017 klargestellt, dass unbillige Weisungen unwirksam sind und der Arbeitgeber allein das Risiko dafür trägt.

§ 3 EFZG regelt die Entgeltfortzahlung bei Krankheit. Voraussetzung ist das Lohnausfallprinzip: Ohne Arbeitsunfähigkeit hätte der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet und Geld bekommen. Fehlt diese sogenannte Monokausalität – etwa weil der Tag ohnehin frei gewesen wäre –, gibt es auch keine Entgeltfortzahlung.

Und schließlich § 612a BGB, das Maßregelungsverbot: Ein Arbeitgeber darf einen Arbeitnehmer nicht schlechter stellen, weil dieser rechtmäßig seine Rechte ausübt oder rücksichtsvoll handelt, zum Beispiel eine bevorstehende OP ankündigt.

Dieses Vierergespann entscheidet, was beim Thema krank im Frei im Dienstplan zulässig ist und was nicht.

Wenn der Dienstplan um die Krankmeldung “herumgebaut” wird – was ein aktuelles Artikel klarstellt

Ein Fall aus der ambulanten Pflege hat 2023 für Klarheit gesorgt. Eine MItarbeiterin hatte ihrem Arbeitgeber frühzeitig mitgeteilt, dass sie wegen einer Operation für einige Tage ausfallen werde. Der Arbeitgeber legte den Dienstplan daraufhin so, dass sie an genau diesen Tagen keine einzige Schicht hatte – und zahlte für diesen Zeitraum keinen Lohn. Ihre Monatsstunden erreichte sie trotzdem, weil sie in den übrigen Wochen mehr arbeitete. 

Das Gericht sah darin eine klare Grenzüberschreitung. Der Plan sei erkennbar um die angekündigte Krankheit herum gebaut worden, um die Lohnfortzahlung zu sparen. Als Vergleich zog das Gericht die bisherige Praxis heran: Die Mitarbeiterin hatte in den Monate zuvor regelmäßig drei Schichten pro Woche gehabt – dass sie in der fraglichen Woche fast gar nicht eingeteilt war, passte nicht ins Bild. Der Arbeitgeber musste nachzahlen, was sie bei fairer Planung als Lohnfortzahlung bekommen hätte. 

LAG Sachsen, Urteil vom 08.09.2023, Az. 2 Sa 197/22

Wie zählt "krank im Frei" arbeitsrechtlich?

Das ist die Frage, die viele Arbeitnehmer konkret beschäftigt. Die Antwort hängt davon ab, warum der Tag im Frei steht.

War ein Tag regulär als Frei geplant – etwa an einem wochentypischen freien Tag –, fällt die Arbeitsleistung nicht wegen der Krankheit aus. Es gibt weder Entgeltfortzahlung noch eine Gutschrift auf dem Arbeitszeitkonto. Das hat das Bundesarbeitsgericht bereits 2004 (5 AZR 58/03) und das LAG Berlin-Brandenburg 2018 (7 Sa 1498/17) bestätigt.

War der Mitarbeiter an einem Tag gar nicht eingeplant, obwohl er normalerweise eingeplant worden wäre, wird es komplizierter. Hier greift das Urteil aus Sachsen: Entspricht die Ausplanung nicht billigem Ermessen – insbesondere, wenn sie erkennbar wegen der (angekündigten) Arbeitsunfähigkeit erfolgt ist –, schuldet der Arbeitgeber Schadensersatz in Höhe der entgangenen Entgeltfortzahlung.

Und wenn ein Tag nachträglich auf "frei" gesetzt wurde, nachdem eine Krankmeldung eingegangen ist? Dann bleibt der ursprüngliche Plan der Maßstab. Entscheidend ist, mit welchem Planungsstand der Arbeitnehmer rechnen durfte.

Praxisleitfaden für Arbeitgeber

Wer rechtssicher planen will, sollte zu jedem Dienstplan nachvollziehbar dokumentieren können, warum ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag eingeteilt ist oder nicht. Die bisherige Planungspraxis ist der wichtigste Maßstab: Wer regelmäßig drei Schichten pro Woche einplant, kann nicht ohne sachlichen Grund plötzlich nur noch eine einplanen – schon gar nicht genau dann, wenn eine Arbeitsunfähigkeit im Raum steht.

Auch die Mitbestimmung des Betriebsrats schützt nicht automatisch vor unbilligen Weisungen. Das LAG Sachsen hat in diesem Punkt sehr deutlich formuliert, dass auch Betriebsräte Fehler übersehen können. Wer Dienste taggleich mit angekündigten AU-Zeiträumen streicht, trägt das volle Risiko. Ausnahmen – etwa eine untypisch freie Woche – lassen sich nur halten, wenn der betriebliche Grund dokumentiert ist und nicht die Krankmeldung der eigentliche Auslöser war.

Praxisleitfaden für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf bestimmte Schichten oder bestimmte Wochentage. Wohl aber haben sie Anspruch auf eine Verteilung, die der üblichen Praxis und dem Arbeitsvertrag entspricht. Wer den Eindruck hat, wegen einer Krankmeldung oder einer angekündigten OP gezielt ausgeplant worden zu sein, sollte zwei Dinge sichern: den ursprünglichen Soll-Dienstplan und eine Übersicht der tatsächlich gearbeiteten Schichten der Vormonate.

Die Geltendmachung läuft in zwei Stufen. Zunächst wird der Anspruch in Textform beim Arbeitgeber geltend gemacht – meist innerhalb einer Ausschlussfrist von drei Monaten ab Fälligkeit. Lehnt der Arbeitgeber ab, läuft eine zweite Frist für den Weg zum Arbeitsgericht. Wird der Anspruch auf § 3 EFZG gestützt, lohnt es sich, hilfsweise Schadensersatz nach § 280 Abs. 1 BGB zu beantragen – genau dieser Hilfsantrag hat in der Sache vor dem LAG Sachsen den Ausschlag gegeben.

Fazit

Das Thema "Dienstplan, krank, im Frei" lässt sich auf einen Satz reduzieren: Ob ein Krankheitstag bezahlt wird, hängt davon ab, ob für diesen Tag zuvor eine Arbeitsleistung geplant war oder – bei fairer Planung – hätte geplant werden müssen. Wer als Arbeitgeber rechtssicher planen und als Arbeitnehmer seine Ansprüche durchsetzen will, kommt um eine saubere, nachvollziehbare Dienstplanung nicht herum.

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