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Digitalisierung in Steuerkanzleien bedeutet heute vor allem: weniger Medienbrüche
Der größte Zeitverlust entsteht in vielen Kanzleien nicht durch die eigentliche Facharbeit, sondern durch unstrukturierte Prozesse: fehlende Unterlagen, E-Mail-Chaos, manuelle Übertragungen oder Papierprozesse.
Genau diese Themen stehen inzwischen auch auf Plattformen wie der TAXArena im Mittelpunkt. Moderne Kanzleien bauen heute zunehmend digitale Prozessketten auf, bei denen Informationen sauber zwischen Mandant, Mitarbeitenden und Kanzlei weiterlaufen.
Die folgenden 5 Tools decken genau diese Bereiche ab – ohne sich gegenseitig zu ersetzen.
1. clockin: Digitale Zeiterfassung für Mandanten und Kanzlei
Bevor du mit der Lohnabrechnung anfangen kannst, musst du erst mal die Daten einsammeln. Und genau da verlierst du Zeit: Stundenzettel kommen zu spät, Krankmeldungen fehlen, Excel-Listen sind halbfertig oder unleserlich. Das ist kein Einzelfall – das ist Alltag in vielen Kanzleien.
Das Problem sitzt nicht bei dir, sondern beim Mandanten. Wer keine gute Lösung zur Hand hat, erfasst Zeiten so, wie er es gerade kann: auf Papier, in der Notizen-App, per WhatsApp-Nachricht. Du bezahlst den Preis dafür.
Mit clockin begleitest du deine Mandanten aktiv dabei, das zu ändern. Deine Mandanten erfassen ihre Arbeitszeiten digital – per App, PC oder Terminal. Urlaub und Abwesenheiten laufen über dieselbe Oberfläche. Du bekommst am Monatsende strukturierte Lohndaten statt einen Stapel Zettel.
Was das konkret bedeutet:
- Deine Mandanten erfassen Zeiten dort, wo sie arbeiten – auf der Baustelle, im Lager, im Büro
- Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten sind direkt mit dabei – keine separaten Listen mehr
- Du exportierst saubere Lohndaten für die vorbereitende Abrechnung
- DATEV ist direkt angebunden – keine manuelle Übertragung
Für dich als Steuerberater gibt es das clockin Partnerprogramm – mit eigenem Partnerportal, strukturierten Übergaben und direktem Support. Du kannst deine Mandanten aktiv onboarden und hast alles zentral im Blick.
Kanzleien, die clockin einsetzen, berichten vor allem von einem Effekt: weniger Rückfragen vor der Abrechnung. Nicht weil die Mandanten plötzlich disziplinierter sind – sondern weil das System die Daten automatisch vollständig macht.
→ clockin Partnerprogramm für Steuerberater→ clockin für Steuerberater im Überblick
2. DATEV Unternehmen online: Die digitale Verbindung zwischen Mandant und Kanzlei
DATEV Unternehmen online gehört mittlerweile in vielen Kanzleien zur zentralen Plattform für die Zusammenarbeit mit Mandanten.
Was du damit machst:
- Belege digital freigeben und archivieren – kein Pendelordner mehr
- Strukturierten Dokumentenaustausch mit Mandanten aufsetzen
- Rückfragen zu Unterlagen reduzieren
- Direkte Weiterverarbeitung in deinen Kanzleiprozessen
Gerade bei der laufenden Finanzbuchhaltung sorgt ein zentraler Dokumentenaustausch für deutlich stabilere Abläufe.
3. DocuWare: Digitale Mandantenakten ohne Sucherei
Viele Kanzleien verlieren täglich Zeit, weil Dokumente verteilt in E-Mails, Netzlaufwerken oder Papierordnern liegen.
Was du mit DocuWare machst:
- Zentrale digitale Mandantenakten führen
- Verträge, Bescheide und Belege schnell finden – ohne Ordner zu wälzen
- Freigaben und Ablagen strukturiert organisieren
- Papierarchive in der Kanzlei abbauen
Gerade bei mehreren Standorten oder Homeoffice wird ein sauberes Dokumentenmanagement fast unverzichtbar.
4. kanzlei.land: Mandantenkommunikation ohne E-Mail-Chaos
Ein dauerhaftes Problem vieler Kanzleien: Unterlagen kommen unvollständig, Informationen gehen verloren, Fristen werden per E-Mail hin- und hergeschoben.
kanzlei.land bündelt diese Kommunikation in einem zentralen Mandantenportal.
Was du damit machst:
- Dokumente sicher austauschen – kein unsicheres E-Mail-Attachment mehr
- Aufgaben und Freigaben zentral organisieren
- Direkte DATEV-Anbindung nutzen
Moderne Kanzleien setzen zunehmend auf feste Mandantenportale statt auf unstrukturierte E-Mail-Verläufe.
Mehr zu kanzlei.land
5. GetMyInvoices: Belege automatisch sammeln statt hinterherrennen
Viele Mandanten laden Rechnungen noch immer manuell herunter oder schicken Belege verspätet weiter. Genau dadurch entstehen Rückfragen und Lücken in der Buchhaltung.
Was deine Mandanten mit GetMyInvoices machen:
- Rechnungen automatisch aus Portalen abrufen – kein manuelles Herunterladen
- Belege direkt an die Buchhaltung oder DATEV weiterleiten
- Fehlende Belege minimieren
Gerade bei Mandanten mit vielen Online-Diensten spart das enorm viel Zeit im Alltag.
Mehr zu GetMyInvoices
Fazit: Kein Großsystem – sondern die richtigen Werkzeuge
Moderne Kanzleien bauen keine monolithischen Systeme auf. Sie kombinieren spezialisierte Tools, die jeweils ein Problem wirklich lösen. Das Ergebnis: weniger Medienbrüche, weniger manuelle Schritte, mehr Zeit für die eigentliche Beratung.
Wenn du deine Mandanten bei der Zeiterfassung und Lohnvorbereitung digitalisieren willst, schau dir das clockin Kanzlei an – kostenlos testen, ohne Vertragsbindung.
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Strukturierte Lohndaten statt Papierzettel
Mit clockin begleitest du deine Mandanten bei der digitalen Zeiterfassung – und bekommst saubere Lohndaten direkt für die vorbereitende Abrechnung.
- Arbeitszeiten, Urlaub & Abwesenheiten digital erfasst
- DATEV direkt angebunden
- Eigenes Partnerportal für Steuerberater
Das sagen Kunden
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