Zeiterfassung bei Dienstreisen
Müssen Reisezeiten vergütet werden? Was wird eigentlich unter Dienstreise verstanden und wie unterscheidet sich diese vom Dienstgang? Und wie müssen Dienstreisen erfasst werden? Mit der Arbeitszeiterfassungspflicht werden nun Arbeitsprozesse neu organisiert und an manchen Stellen müssen neue Regelungen getroffen werden. Das schließt häufig auch Dienstreisen ein, die in vielen Branchen zur Tagesordnung zählen. Wir haben dir alles, was du zum Thema Dienstreise und Zeiterfassung wissen solltest, zusammengefasst.
Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.
Deine wichtigsten Fragen im Überblick
Als Dienstgang werden Termine außerhalb des festen Arbeitsstandortes verstanden, die allerdings (in den meisten Fällen) innerhalb derselben Stadt liegen oder zumindest keine große räumliche Trennung voneinander haben. Eine Dienstreise ist demnach das Nachgehen eines Termins, der räumlich deutlich von dem Arbeitsstandort getrennt ist. Das kann ein anderer Firmensitz oder ein Kundentermin sein.
Vergütet werden kurz gesagt alle gearbeiteten Stunden. Dazu können auch Reisezeiten zählen, die im Zug oder Flugzeit für das Beantworten von Mails oder ähnlichem genutzt werden.
Was ist eine Dienstreise?
Kaum ein Unternehmen kommt ohne Dienstreisen aus. Ob Kundentermine, der Besuch anderer Unternehmensniederlassungen oder Messen. Dabei kann aber nicht jede Arbeitsstunde außerhalb des Büros als Dienstreise bezeichnet werden.
Definiert wird die Dienstreise als eine Tätigkeit, die Arbeitnehmende vorübergehend außerhalb ihrer Arbeitsstätte verrichten. Einen Kunden zwei Häuser weiter zu besuchen, ist allerdings keine Dienstreise, sondern ein Dienstgang.
Bei Arbeitnehmenden mit fester Arbeitsstätte setzt eine Dienstreise voraus, dass sie an einem anderen Ort für die Firma im Einsatz sind. Dieser Ort darf sich nicht unmittelbar in der Nähe zum Firmengelände befinden. Eine Dienstreise kann allerdings schon ab Überschreiten der Stadtgrenzen als solche bezeichnet werden, es muss also nur eine gewisse räumliche Entfernung gegeben sein.
Fixe allgemeingültige gesetzliche Regelungen für Dienstreisen gibt es nicht. Vor dem Antritt einer Dienstreise sollten Arbeitnehmende deshalb am besten schriftlich darüber informiert werden, wie die geltenden Regeln im Betrieb aussehen.
Für eine korrekte Abrechnung ist eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten und Ruhe- und Pausenzeiten essenziell. Seit dem Urteil des BAG zur Arbeitszeiterfassung sogar verpflichtend. Hier findest du mehr zum Thema Arbeitszeiterfassungspflicht.
Wie sehen die Grundlagen aus?
Fahrzeiten
Eine Reisezeit wird dann als Arbeitszeit verstanden, wenn Mitarbeitende während dieser Zeit arbeiten. Das bedeutet, wenn während der Reisezeit gearbeitet werden kann und dies vom Chef angeordnet wurde. Konkret bedeutet das: Beim Transport via Zug oder Flugzeug kann es möglich sein, E-Mails zu beantworten oder anderen arbeitsbezogenen Tätigkeiten nachzugehen. Gibt es keine Angaben für diese Zeit und der Mitarbeiter geht privaten Tätigkeiten nach, wird die Zeit als Ruhezeit gewertet.
Sitzt der Mitarbeiter selber am Steuer, um an sein Ziel zu gelangen, so gilt die Fahrzeit als Arbeitszeit. In diesem Fall beansprucht der Straßenverkehr die aktive Teilnahme und kann somit als Arbeitszeit gewertet werden. Allerdings: Entscheidet der Mitarbeiter sich freiwillig für das Auto als Transportmittel, statt bspw. mit dem Zug zu reisen, gilt die Fahrzeit nicht als Arbeitszeit.
Für mitreisende Kollegen im Auto gilt die Arbeitszeit nur dann als solche, wenn diese genutzt wird, um den Termin vorzubereiten, E-Mails zu beantworten oder Telefonate zu führen.
Wegezeiten zwischen Wohnort und Kundentermin sind als Fahrzeiten einzuordnen, da dieser Zeit Arbeitnehmenden nicht zur freien Verfügung steht, sondern dem Weisungsrecht des Arbeitgebers unterliegt. Er kann in diesem Zeitraum durch Streichen oder Neulegen von Terminen das Handeln des Mitarbeiters lenken.
Vor Ort
Grundsätzlich wird die Zeit während der Dienstreise als Arbeitszeit verstanden. Allerdings ähnlich wie daheim auch: Meetings und Termine werden als Arbeitszeit betrachtet, der Fernsehabend oder Gym-Besuch nicht. Deshalb sollten alle gearbeiteten Stunden gründlich erfasst werden, um diese im Nachgang ausgleichen zu können.
Kann eine Reise aus unterschiedlichen Gründen als “unzumutbar” eingestuft werden, kann ein Arbeitnehmer sie auch ablehnen.
Wann ist eine Dienstreise zu vergüten?
Reisetätigkeiten bestimmter Berufsgruppen
Berufsgruppen, deren wesentlicher Bestandteil der Arbeit das Reisen darstellt, müssen selbstverständlich auch vergütet werden. Das können Berufskraftfahrer, aber auch Reiseleiter sein.
Auch bei Berufsgruppen, bei denen das Reisen eine zwingende Voraussetzung ihrer Tätigkeit darstellt, muss das Reisen vergütet werden. Das können beispielsweise Kundendienstmonteure oder Bauarbeiter sein, die auf wechselnden Baustellen eingesetzt werden.
Dienstreise während der Arbeitszeit
Liegt die Reisezeit in der regulären Arbeitszeit, muss diese im normalen Rahmen als Arbeitszeit vergütet werden. Auch wenn die Dienstreise weniger als die reguläre Arbeitszeit in Anspruch nimmt und der Arbeitnehmer bspw. schon eine Stunde früher zu Hause ist, muss die fehlende Stunde ebenfalls vergütet werden.
Dienstreise außerhalb der Arbeitszeit
Dienstreisen außerhalb der Arbeitszeit fallen meist in die Kategorie der Überstunden und müssen zuvor vertraglich festgelegt werden. Je nachdem, was hier verhandelt wurde, werden diese ausgezahlt oder der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Freistellung. Wichtig ist nur: Auch bei Überstunden müssen Ruhe- und Pausenzeiten eingehalten werden.
Was genau als Arbeitszeit gezählt wird, sollte ebenfalls zuvor mit dem Arbeitgeber besprochen werden.
Dienstreise durch Fortbildung
Ein anderes Thema sind Fortbildungen. Hier ist der Auslöser wichtig: Ist die Fortbildung vom Arbeitgeber angeordnet, gelten alle Stunden während der Fortbildung als Arbeitszeit. Ist die Fortbildung freiwillig oder selbstorganisiert, werden Arbeitnehmende meist freigestellt und erhalten keine Vergütung.
Fallen Arbeitszeiten innerhalb der Dienstreise auf Wochenendtage, müssen auch hier die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Das bedeutet, dass weiterhin mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben müssen und ein Ersatzruhetag eingehalten werden. Dieser muss innerhalb von zwei Wochen gesetzt werden.
Warum ist die Zeiterfassung so wichtig?
Auch während der Dienstreise müssen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes berücksichtigt werden. Das bedeutet Ruh- und Pausenzeiten müssen eingehalten werden und Überstunden gut dokumentiert.
Bei der Erfassung ist natürlich auch das richtige System wichtig. In vielen Fällen wird dort auf Zettel und Stift zurückgegriffen, davon raten wir aufgrund der Fehleranfälligkeit aber ab. Stattdessen gibt es die Möglichkeit der mobilen Zeiterfassung per App. Hier kann sich zu Beginn der Arbeitszeit eingestempelt und am Ende wieder ausgestempelt werden. Die App kann Fahrzeiten separat erfassen, falls notwendig, und so aktiv gegen das Zettelchaos im Büro ankämpfen.
Wichtig zu merken ist: Bei Dienstreisen geht es viel um Vertrauen. Selbst wenn Arbeitszeiten per App erfasst werden, kann dennoch nicht kontrolliert werden, ob die erfassten Stunden wirklich gearbeitet werden. Deshalb sollte zuvor ein gutes Arbeitsverhältnis und eine gute interne Kommunikation sichergestellt werden.
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