Wie lange müssen Stundennachweise aufbewahrt werden?

Für Minijobs: mindestens Zwei Jahre. Auch in anderen Fällen empfiehlt sich eine Aufbewahrung über mehrere Jahre.

Kann ich vom Arbeitgeber einen Stundennachweis verlangen?

Ja, besonders wenn du Überstunden nachweisen oder deine Arbeitszeit belegen musst.

Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassung und Stundennachweis?

Die Zeiterfassung ist ein Prozess, der Stundennachweis das Ergebnis - also das Dokument, das die erfassten Zeiten zusammenfasst.

Gibt es eine Pflicht zur elektronischen Erfassung?

Nein, eine konkrete Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung gibt es nicht. Allerdings herrscht in Deutschland eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung und das von der Bundesregierung angekündigte Gesetz wird Unternehmen zur elektronischen Zeiterfassung verpflichten.

Stundennachweis: Inhalt, Pflicht & digitale Lösung

Ob Minijob, Teilzeit oder Vollzeitstelle - in vielen Arbeitsverhältnissen ist ein Stundennachweis Pflicht. Doch was gehört eigentlich alles dazu? Und wie lässt sich der Aufwand so gering wie möglich halten?

Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

Was ist ein Stundennachweis?

Ein Stundennachweis - auch Stundenzettel genannt - dokumentiert, wann ein Arbeitnehmer wie viele Stunden gearbeitet hat. Üblicherweise wird festgehalten:

Datum
Beginn und Ende der Arbeitszeit
Pausenzeiten
Gesamtarbeitszeit pro Tag
Unterschrift des Arbeitnehmers und ggf. des Arbeitgebers

Diese Aufzeichnung dient nicht nur der Lohnabrechnung, sondern ist auch ein wichtiger Nachweis bei Streitfällen, etwa um Überstunden oder Arbeitszeitverletzungen.

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Wie muss ein Stundennachweis aussehen?

Es gibt keine gesetzlich einheitliche Vorlage. Wichtig ist jedoch, dass die Angaben vollständig, korrekt und nachvollziehbar sind.

In der Praxis werden oft Excel-Tabellen, Word-Vorlagen oder klassische Papierzettel genutzt. Immer häufiger kommen auch digitale Lösungen per App zum Einsatz - einfacher, schneller und sicherer.

Tipp: Achte darauf, dass auch Pausen klar erfasst sind, da sie nicht zur Arbeitszeit zählen.

Wer ist verpflichtet, einen Stundennachweis zu führen?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verantwortlich für die Arbeitszeiterfassung. Das ergibt sich u.a. aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und wurde durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts 2022 nochmals konkretisiert.

Besonders relevant ist der Stundennachweis bei:

Minijobbern (gesetzlich verpflichtend)
Teilzeitkräften
Jobs mit stark schwankenden Arbeitszeiten
Berufen im Außendienst oder auf Montage
Bei Nachtarbeit
Jugendlichen

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Wie schreibe ich einen Stundennachweis?

Ein Stundennachweis kann handschriftlich, digital oder elektronisch erfolgen - Hauptsache, die Angaben sind korrekt. So kannst du vorgehen:

Datum eintragen
Start- und Endzeit festhalten
Pausen separat notieren
Gesamtarbeitszeit berechnen
Unterschrift setzen

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Stundennachweis bei Minijob: Was gilt?

Für geringfügig Beschäftigte ist der Stundennachweis gesetzlich vorgeschrieben (§ 17 MiLoG) Arbeitgeber müssen die tägliche Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Eine digitale Erfassung über eine Stundennachweis-App kann hier enorme Zeit sparen.

Die rechtlich sichere Alternative: Stundennachweis per App

Stundennachweise per Excel-Tabelle oder Papier sind nicht nur aufwändig. Die Bundesregierung hat ein Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung angekündigt. Grundlage ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Demnach müssen Arbeitszeiten künftig objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Konkret bedeutet das, Arbeitszeiten müssen so erfasst werden, dass

subjektive Schätzungen ausgeschlossen werden können
eine Manipulation ausgeschlossen ist
Änderungen an den erfassten Zeiten nachvollziehbar sind
die Erfassung in direktem Zusammenhang mit der Arbeitsleistung steht
jeder, mit Berechtigung, Zugang zu den Daten hat.

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Aus den Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs ergibt sich, dass Stundennachweise elektronisch mit entsprechenden Lösungen dokumentiert werden müssen. Moderne Zeiterfassungs-Apps wie clockin erfüllen all diese Anforderungen und erleichtern den Arbeitsalltag erheblich:

Zeiterfassung mit einem Klick per Smartphone
automatische Berechnung der Arbeitszeit
Export für die Lohnbuchhaltung
revisionssichere Speicherung
einfache Übersicht für Mitarbeiter und Arbeitgeber

Gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten, Außendienstlern oder mobilen Teams ist das eine rechtssichere und effiziente Lösung - ganz ohne Stift und Papier.

Fazit: Der Stundennachweis - Pflicht und Chance zugleich

Ein korrekt geführter Stundennachweis sorgt für Klarheit, schützt vor rechtlichen Problemen und ist in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben. Egal ob auf Papier, mit Excel oder digital per App - wichtig ist, dass die Arbeitszeit vollständig und nachvollziehbar wird.

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Wer den Aufwand minimieren und gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen erfüllen will, ist mit einer Stundennachweis-App wie clockin auf der sicheren Seite.

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