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Muss ein angestellter Geschäftsführer Arbeitszeiten erfassen?
Ob ein Geschäftsführer zur Zeiterfassung verpflichtet ist, hängt davon ab, ob er als Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) gilt - also insbesondere, ob er nicht am Unternehmen beteiligt und weisungsgebunden ist.
Fremdgeschäftsführer (nicht am Unternehmen beteiligt) unterliegen in der Regel dem Arbeitszeitgesetz und müssen ihre Arbeitszeit erfassen. Dazu gehören auch gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Spätestens seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 ist klar: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System zur Arbeitszeit bereitzustellen. Das schließt auch leitende Positionen ein, sofern sie unter das ArbZG fallen.
Gesellschafter-Geschäftsführer hingegen, die am Unternehmen beteiligt sind und maßgeblich mitentscheiden, gelten nicht als Arbeitnehmer - und fallen somit nicht unter die Pflicht zur Zeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz.
Wer ist von der Zeiterfassung befreit?
Die Ausnahme von der Zeiterfassungspflicht betrifft laut Gesetz:
- Leitende Angestellte, die über wesentliche unternehmerische Entscheidungsbefugnisse verfügen
- Geschäftsführer mit Beteiligung, die nicht dem ArbZG unterliegen
- Selbstständige und freie Mitarbeiter
Rechtliche Grauzone: Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Führungskräfte keine Arbeitszeit erfassen müssen - doch das ist oft falsch. Eine sorgfältige Prüfung ist notwendig, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
Wie viele Stunden arbeitet ein Geschäftsführer in der Regel?
Die Realität zeigt: Geschäftsführer arbeiten deutlich mehr als 40 Stunden pro Woche. 50 bis 70 Stunden sind keine Seltenheit und auch Wochenendarbeit ist oft Teil des Jobs.
Doch: Arbeitszeit ist nicht gleich Arbeitszeit. Denn nicht jede geleistete Stunde ist automatisch dokumentiert. Ohne Erfassung bleibt unklar, ob gesetzliche Grenzen eingehalten wurden - ein Risiko bei Arbeitsunfällen oder rechtlichen Auseinandersetzungen.
Warum auch für Geschäftsführer Zeiterfassung sinnvoll ist
Auch wenn Geschäftsführer in vielen Fällen nicht gesetzlich zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind, lohnt sich eine strukturierte Dokumentation der Arbeitszeit dennoch - und das aus mehreren Gründen:
1. Rechtssicherheit bei Arbeitszeit und Ruhezeiten
Gerade in Zeiten zunehmender Regulierung ist es wichtig, den Überblick über geleistete Arbeitsstunden und eingehaltene Ruhezeiten zu behalten. Wer seine Zeiten transparent dokumentiert, kann im Zweifelsfall nachweisen, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten wurden - etwa im Fall von Arbeitsunfällen, arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen oder Betriebsprüfungen.
2. Nachweis über die tatsächliche Arbeitsbelastung
Geschäftsführer arbeiten oft weit über das vertraglich Vereinbarte hinaus. Eine lückenlose Zeiterfassung hilft, die tatsächliche Arbeitsbelastung sichtbar zu machen - für sich selbst, aber auch gegenüber Gesellschaftern, Aufsichtsräten oder Personalverantwortlichen. Das schafft Transparenz und kann Argumente für eine Anpassung der Aufgabenverteilung oder Vergütung liefern.
Schutz bei Überstunden, Krankheit und Haftungsfragen
Gerade angestellte Geschäftsführer mit Überstundenpflicht sollten ihre Arbeitszeiten genau dokumentieren - das kann im Streitfall entscheidend sein. Im Krankheitsfall oder bei rechtlichen Auseinandersetzungen kann dieser Nachweis entscheidend sein - etwa bei der Frage, ob Überlastung oder fehlende Erholungszeiten zur Erkrankung beigetragen haben. Auch im Rahmen der Geschäftsführerhaftung kann eine dokumentierte Arbeitszeit ein entlastendes Element darstellen.
Überstunden: Was ist erlaubt?
Überstunden von Geschäftsführern sind häufig vertraglich abgegolten - doch auch hier gilt: Eine Dokumentation schützt beide Seiten. Besonders bei angestellten Geschäftsführern kann die fehlende Erfassung später zu arbeitsrechtlichen Streitigkeiten führen.
Ob gesetzlich verpflichtet oder nicht - Zeiterfassung ist ein wichtiges Führungsinstrument. Mit clockin schaffen Geschäftsführer Transparenz, Sicherheit und Effizienz in ihrem Alltagsleben.
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