Zeiterfassung einführen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Was ist die rechtliche Grundlage für die Zeiterfassung?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus zwei zentralen Entscheidungen: 

1. EuGH Entscheidung 2019

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives und verlässliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen, um die Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben zu sichern.

2. Bundesarbeitsgericht 2022

Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter dokumentieren müssen, nicht nur Überstunden.

3. Koalitionsvertrag 2025

Im aktuellen Koalitionsvertrag der Bundesregierung wurde festgelegt, dass eine elektronische Erfassung von Arbeitszeiten gesetzlich geregelt werden soll. Die Vorgaben soll unbürokratisch umgesetzt werden und Übergangsregelungen für kleine und mittlere Unternehmen beinhalten.

Das bedeutet also: Bereits heute besteht eine Erfassungspflicht durch Rechtssprechung. Mit der geplanten Gesetzesänderung soll nun auch eindeutig festgelegt werden, wie diese Verpflichtung – in der Regel elektronisch – umzusetzen ist, inklusive praktikabler Fristen und Ausnahmen.

1. Schritt: Ziele festlegen und Bedarf klären

Bevor du irgendein Tool auswählst oder Schulungen planst, muss du genau wissen, warum die Zeiterfassung überhaupt einführst.

Typische Ziele: 

• Gesetzliche Anforderungen erfüllen
• Transparenz für Mitarbeiter schaffen
• Projektzeiten korrekt abrechnen
• Prozesse vereinfachen (z.B. für Lohnbuchhaltung) 
• Überstunden reduzieren oder besser verteilen

Je klarer dein Ziel ist, desto leichter kannst du später kommunizieren, warum die Einführung sinnvoll ist. Ein häufiger Fehler ist, direkt mit der Tool-Suche zu starten, bevor klar ist, was du brauchst.

2. Schritt: Anforderungen definieren

Aus deinen Zielen leitest du ab, welche Funktionen deine Lösung wirklich haben soll.

Fragen, die dir helfen: 

• Sollen nur Arbeitszeiten erfasst werden oder auch Projektzeiten, Tätigkeiten? Vielleicht möchtest du auch weitere Prozesse dokumentieren.
• Braucht ihr mobile Zeiterfassung für Teams ohne festen Arbeitsplatz? 
• Ist eine GPS- oder QR-Code-Erfassung relevant? 
• Wie wichtig sind Auswertungen für Führungskräfte? 
• Arbeitest du schon mit anderer Software und brauchst entsprechende Schnittstellen? 
• Wie sieht es mit Schichtplanung oder Dienstplanung aus? Falls das in deinem Betrieb relevant ist, kann es sinnvoll sein ein Tool zu finden, dass beide Prozesse digitalisiert.

Viele Unternehmen überschätzen anfangs ihren Bedarf. Ein schlankes, verständliches System führt meist schneller zum als eine komplexe All-in-One-Lösung.

3. Schritt: Mitarbeiter frühzeitig einbinden

Der häufigste Grund, warum Zeiterfassung scheitert, ist, dass das Team nicht mitgenommen wurde.

Deshalb gilt: 

• Erkläre offen, warum die Zeiterfassung eingeführt wird
• Kommuniziere Nutzen statt Kontrolle
• Betone Fairness (Überstunden, Belastungsübersicht, klare Nachweise)
• Beantwortete Fragen transparent
• Hole Feedback ein, bevor das System live geht

Wenn Mitarbeiter verstehen, dass Zeiterfassung zu ihrem Vorteil ist, wird es leichter sein, sie zu implementieren.

4. Schritt: Pilotphase starten

Bevor du die Zeiterfassung im gesamten Unternehmen ausrollst, führe einen Testlauf durch.

So sieht eine gute Pilotphase aus: 

• Eine kleine Gruppe (z.B. ein Team) nutzt das System 2-4 Wochen
• Probleme werden gesammelt und gemeinsam gelöst
• Funktionen, Workflows oder Rollen werden angepasst
• Feedback fließt direkt in die finale Einrichtung ein

Der Vorteil: Du vermeidest Fehler beim großen Rollout und hast später interne Multiplikatoren – also Mitarbeiter, die ihre Kollegen bei der Einrichtung und ersten Gewöhnungsphase unterstützen können.

5. Schritt: Regeln & Prozesse klar definieren

Ein Tool löst nicht alles – erst klare Regeln machen Zeiterfassung verlässlich. Deshalb klare vorher: 

• Wie wird gestempelt? (App, Terminal, QR-Code)
• Was passiert bei vergessenen Stemplungen? 
• Wer darf Zeiten korrigieren? 
• Wie werden Pausen gehandhabt? 
• Welche Nachweise braucht die Lohnbuchhaltung? 

Diese Regeln sollten festgehalten und kommuniziert werden.

6. Schritt: Offizielle Einführung &Ergebnisse auswerten

Wenn die Pilotphase erfolgreich war und alle Unsicherheiten geklärt sind, startet die Einführung ins gesamte Team. Bedenke dabei: Zeiterfassung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Prozess, der sich entwickelt. Darauf solltest du nach dem Start achten: 

• Werden Überstunden transparenter? 
• Funktioniert die Stempelung korrekt? 
• Nutzt das Team die Funktionen vollständig? 
• Hilft die Software, Prozesse zu vereinfachen? 

Tipps zur Einführung: Häufige Fehler vermeiden

Damit du nicht in typische Fallen tappst, hier die wichtigsten Stolpersteine: 

• Ein Tool auswählen, bevor die Ziele klar sind
• Mitarbeiter nicht miteinbeziehen
• Zu komplizierte Software einführen
• Regeln und Prozesse nicht klar kommunizieren
• Zeiterfassung als "Kontrolle" darstellen

Fazit: Mit guter Vorbereitung wird Zeiterfassung zum Erfolgsprojekt

Die Einführung der Zeiterfassung muss kein Kraftakt sein. Mit klaren Zielen, einer verständlichen Kommunikation und der passenden Software schaffst du Transparenz, Fairness und effizientere Abläufe. Ein durchdachtes Vorgehen hilft dir, Akzeptanz im Team zu schaffen und die Vorteile der Zeiterfassung wirklich auszuschöpfen.

Wenn du digitale Zeiterfassung einführen möchtest, starte mit einer Testphase und lass dein Team frühzeitig mitreden. Das sorgt für Vertrauen und macht die Umstellung deutlich leichter. Wenn du noch auf der Suche nach dem richtigen Tool bist, findest du hier den Link zu unserer Top 10 Liste der Besten Zeiterfassungsapps 2026.