Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Grundsätzlich wird von dem Begriff “Verpflegungsmehraufwand” gesprochen, wenn sich Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen von ihrem Arbeitsplatz, der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte entfernen. Tun sie dies, zahlen sie meist mehr für ihr leibliches Wohl, denn Mahlzeiten, die meist zu Hause eingenommen werden und dadurch kostengünstiger sind, müssen in diesem Zeitraum auswärts eingenommen werden. Dieser finanzielle Mehraufwand wird durch die sogenannte Verpflegungspauschale steuerlich vergünstigt.
Wie weist man den Verpflegungsaufwand nach?
Die Ausgaben müssen, im Gegensatz zu Reisekosten und Hotelkosten, nicht nachgewiesen werden. Es reicht das Datum und die Uhrzeit der Abreise, der Reisezweck und Datum und Uhrzeit der Rückkehr, um einen Anspruch auf die Verpflegungspauschale zu haben.
Was ist die Verpflegungspauschale?
Unter der Verpflegungspauschale versteht man also einen gesetzlich festgelegten Betrag, den Arbeitnehmer durch Werbungskosten steuerlich absetzen. Alternativ können sie auch durch den Arbeitgeber als Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden. Arbeitgeber sind aber nicht dazu verpflichtet, für diese Kosten aufzukommen.
Wer hat Anspruch auf den Verpflegungsaufwand?
Verlässt der Arbeitnehmer für mehr als acht Stunden seine erste Tätigkeitsstätte, kann der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale geltend machen. Die üblichen Gründe dafür sind:
- Kunden- oder Lieferantenbesuche
- Fahrten zu anderen Firmenstandorten
- Weiterbildungen, Tagungen oder Messen
Was kann geltend gemacht werden?
Es gilt, dass alle vollwertigen Mahlzeiten durch die Verpflegungspauschale ausgeglichen werden oder steuerlich abgesetzt werden können, das heißt Frühstück, Mittag- und Abendessen. Weitere Auslagen sind ausgeschlossen, wie das Feierabendbier oder ähnliches.
Sind allerdings Mahlzeiten im Hotelpreis schon mit inbegriffen oder werden Arbeitnehmer beispielsweise zum geschäftlichen Abendessen eingeladen, wird der entsprechende Betrag des Verpflegungsmehraufwands gekürzt.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2025?
Der Verpflegungsmehraufwand ist abhängig vom Reiseland, denn die Ausgaben variieren stark von Land zu Land. Deshalb gelten unterschiedliche Regeln für die Verpflegungspauschale.
Es wird allerdings in allen Fällen unterschieden zwischen 8- und 24-stündige Reise, Ab- und Anreisetagen und alles darüber hinaus.
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Die Verpflegungspauschale in Deutschland
Es gilt auch in 2025 derselbe Satz wie die Jahre zuvor:
- Für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden und am An- und Abreisetag von mehrtägigen Reisen dürfen 14 Euro berechnet werden.
- Ab einem 24-stündigen Aufenthalt können 28 Euro angesetzt werden.
- Diese Sätze sind steuerfrei!
- Erstattet der Arbeitgeber höhere Verpflegungskosten, die durch firmeneigenen Reisekostenrichtlinien festgelegt sind, fallen Steuern an.
- Ist bei der Hotelübernachtung z.B. ein Frühstück mit inbegriffen, das der Arbeitgeber bezahlt, oder wird der Geschäftspartner zum Abendessen eingeladen, muss der entsprechende Tagessatz gekürzt werden:
- Frühstück 20%
- Mittag- oder Abendessen: 40%
Die Verpflegungspauschale im Ausland
Im Ausland ist der Verpflegungsmehraufwand stark vom Reiseland abhängig. Zusätzlich sollte auch genauer auf den Standort geschaut werden, denn er kann auch nach Standort innerhalb des Landes variieren. So gelten in Metropolen meist höhere Beiträge als auf dem Land.
Die genauen Sätze für die jeweiligen Länder können hier abgerufen werden.
Bei der Ein-, Aus- oder Weiterreise wird das Spiel allerdings noch etwas komplizierter als im Inland:
- Reisen Mitarbeiter nur für lediglich einen Tag ins Ausland, kann die Pauschale für den letzten Ort berechnet werden, an dem er sich länger aufgehalten hat. Diese Reglung greift auch bei An- und Abreisetage.
- Sind An- oder Abreise nicht mit einem Arbeitsauftrag verbunden, sondern nur Reisezeit, wird die Pauschale des Ortes berechnet, der vor Mitternacht erreicht wird.
- Ist der Aufenthalt im Reiseland allerdings länger als 24 Stunden, gilt der Verpflegungsmehraufwand für den Ort, der vor Mitternacht erreicht wird.
Beispiele
Um beide Fälle etwas besser zu veranschaulichen, folgen sowohl für das Ausland als auch für das Inland je ein Beispiel zum jeweiligen Verpflegungsmehraufwand:
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