Was ist elektronische Arbeitszeiterfassung?
Heruntergebrochen ist “Arbeitszeiterfassung” letztendlich die Erfassung der gearbeiteten Zeit. Aber ist das alles? Warum erfasst man überhaupt Arbeitszeit? Und was genau ist elektronische Zeiterfassung? Wir haben dir einmal zusammengefasst, was du über die Erfassung von Arbeitszeiten wissen musst.
Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.
Arbeitszeiterfassung, was genau ist das?
Unter Arbeitszeiterfassung wird die Erfassung der täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmenden verstanden. Dabei wird also gemessen, wie lange und in welchem Zeitraum Mitarbeitende ihrer Arbeit nachgehen. Erfasst wird dabei die Zeit, in der der vertraglich festgelegten Arbeitszeitpflicht nachgekommen wird. Diese sollte so exakt wie möglich sein.
Wichtig ist: Die Arbeitszeiterfassung meint nicht die Erfassung der Produktivität von Arbeitnehmenden, oder wie häufig diese ihren Arbeitsplatz verlassen, auf Toilette zu gehen oder sich einen Kaffee zu machen.
Warum wird Arbeitszeit erfasst?
Neben gewissen gesetzlichen Vorgaben, auf die im späteren Teil dieses Artikels eingegangen wird, ermöglicht die Erfassung von Arbeitszeit das Nachvollziehen geleisteter Stunden. So können wichtige betriebswirtschaftlich relevante Kennzahlen erhoben werden, um die Produktivität und Leistung der Mitarbeitenden in bestimmten Zeiträumen zu prüfen und daraus ein besseres Personalmanagement ableiten zu können. So kann in Krankheitsfällen schneller und effektiver gehandelt werden.
Ebenso ermöglicht die Arbeitszeiterfassung eine bessere Einsicht in die Kosten verschiedener Projekte. Es kann realer festgelegt werden, wie viel eine einzelne, produktive Arbeitsstunde kostet.
Der simpelste und grundlegendste Grund zur Erfassung von Arbeitszeiten ist allerdings das Prüfen der Anwesenheit von Mitarbeitenden.
Gesetzliche Vorgaben
Eine Zeiterfassung jeder gearbeiteten Stunde oder sogar Minute ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Allerdings steht in § 16 des Arbeitszeitgesetzes, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, Überstunden und Feiertags- und Sonntagsarbeit aufzuzeichnen. Abgesehen davon ist es dem Unternehmen selbst überlassen, wie und ob Zeiterfassung durchgeführt wird,
Allerdings wird nach einem Urteil des EuGHs 2019 in Deutschland daran gearbeitet, ein Gesetz zu erlassen, das jeden Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden zu erfassen.
Seit dem September 2022 ist durch dein Urteil des Bundesarbeitsgerichtes auch in Deutschland endgültig klar: Die Arbeitszeiterfassungspflicht kommt. Denn Gerichte urteilen schon heute nach den Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs. Das heißt: Jeder Arbeitgebende ist schon heute dazu angewiesen, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu erfassen.
Und nun wurde im April 2023 ein erster Gesetzesentwurf zur ‘elektronischen Zeiterfassung’ vom Bundesarbeitsminister Hubertus Heil vorgelegt. Dieser soll die Vorgaben des EuGH in deutsches Gesetz umgießen. Die genauen Details findest du hier.
Wie kann die Arbeitszeit erfasst werden?
Zeiterfassung auf Zetteln
Die schriftliche Zeiterfassung, auch „Niederschrift“ genannt, gehört auch heute noch zu den geläufigsten Formen der Zeiterfassung. Hier wird der Beginn und das Ende der Arbeitszeit, sowie Pausen, handschriftlich in eine Tabelle eingetragen. Diese Zettel werden dann wöchentlich oder monatlich beim Arbeitgebenden oder der Personalabteilung abgegeben.
Dieser Form der Zeiterfassung findet vor allem immer noch Anklang in kleinen Unternehmen mit geringer Mitarbeiterzahl. Auch viele Aushilfen oder Teilzeitkräfte erfassen ihre Arbeitszeit auf diese Weise. Abgesehen davon werden Stundenzettel aber auch auf Baustellen und im Handwerk zur Erfassung der Zeit auf gesonderte Projekte eingesetzt.
Unternehmen sind verpflichtet, diese Zettel mindestens zwei Jahre aufzubewahren, bevor sie vernichtet werden dürfen.
Elektronische Zeiterfassung mit Chipgerät
Durch den Gesetzesentwurf zur ‘elektronischen Zeiterfassung’ ist ein neues Augenmerk auf die Zeiterfassung gefallen. Dieser Entwurf könnte, wenn er verabschiedet wird, Unternehmen in Deutschland dazu verpflichten, Zettel und Stift zur Seite zu legen und Geld in Software und Apps zu investieren.
Meistens kommt hier die klassische Variante der elektronischen Zeiterfassung in den Sinn: Die Erfassung durch elektronische Geräte mit Chip. Häufig funktioniert das so, dass jeder Mitarbeitende eine personalisierte Karte oder einen Chip bekommt, mit dem sich täglich an einem fest installierten Gerät registriert wird. Das System wirft am Ende des Monats, auf Grundlage der gesammelten Daten, für den Mitarbeitenden einen Stundenzettel aus. Diese Systeme sind meist allerdings sehr kostenaufwendig, fehleranfällig und darauf ausgelegt, dass jeder Mitarbeitende zum Arbeiten vor Ort ist.
Elektronische Zeiterfassung mit digitalen Tools
Unter der digitalen Zeiterfassung wird das Ein- und Ausstempeln über elektronische Geräte verstanden, wobei< die personenbezogenen Daten automatisch generiert und innerhalb des Systems abgespeichert und dann meist in einer Cloud gespeichert.
Im Vergleich zur ‘elektronischen Zeiterfassung kann die digitale aber auch ohne teures, separates Gerät per App oder im Browser stattfinden. Hier gibt es verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Zusatzfunktionen. Neben dem täglichen Ein- und Ausstempeln kann beispielsweise auch projektbezogene Zeit erfasst werden oder das Einreichen von Urlaubsanträgen digitalisiert werden. Dabei kann eine Zeiterfassungs-App also häufig mehr als nur ein elektronisches Tool zur Erfassung bürokratischer Daten: Sie dient als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Mitarbeiter und soll sowohl auf Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerseite Prozesse erleichtern, um eine unkomplizierte und einfache Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu ermöglichen. Und das alles frei von Zetteln.
Was sind die Vor- und Nachteile digitaler Zeiterfassung?
Nachteile:
- viele Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung sind kostenpflichtig
- die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems kostet Zeit und der Schritt in die Digitalisierung sorgt an vielen Stellen für Unstimmigkeiten
- die digitale Zeiterfassung ist abhängig von den vorhandenen Endgeräten
Vorteile:
- viele Prozesse werden automatisiert, was Zeitersparnis in bürokratischen Prozessen mit sich bringt und damit regelmäßige Kosten verringert
- kompatibel mit Arbeiten im Home-Office
- die Gefahr des Missbrauchs sinkt, da Zeiten automatisch erfasst werden
- Arbeitgeber/ -nehmer können Leistungen nicht mehr so leicht unterschlagen
- gerade die Nutzung von Apps kann auf nahezu jedem digitalen Endgerät durchgeführt werden
- Zettel gehen schnell verloren, Daten sind sicher auf einem Server gespeichert
- mit der Zeit gehen und digitale Tools einzusetzen bedeutet auch weiterhin, als Arbeitgeber interessant für junge Generationen zu sein
Die richtige Lösung für dein Unternehmen
Eine Lösung der digitalen Zeiterfassung kann für dich clockin sein. Mit einer simplen Handhabung und entwickelt direkt aus der Praxis wollen wir aktiv gegen die Zettelwirtschaft in deinem Büro kämpfen und dir einen entspannte und effektive Organisation deines Unternehmens ermöglichen.
Test clockin 14 Tage kostenlos