Mobile Zeiterfassung im Außendienst

Arbeitszeiterfassung ist in vielen Branchen kein neues Thema. Ob Gastronomie, Gebäudereinigung oder das Baugewerbe – in diesen Bereichen gehört das Erfassen gearbeiteter Zeiten schon lange verpflichtend zur Tagesordnung. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem September 2022 macht es aber zu einem Thema in alle Bereichen. 

Das Bundesarbeitsgericht schreibt, auf Grundlage eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs von 2019, allen deutschen Unternehmen vor, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Es schreibt vor, dass auch Pausen- und Ruhezeiten erfasst werden müssen. Das schließt auch Unternehmen ein, deren Mitarbeitenden nicht klassischerweise standort- und bürogebunden arbeiten. 

Bisher waren die sehr branchenspezifischen Vorgaben der Arbeitszeiterfassung recht offen und ließen einen großen Spielraum. Die Anforderungen des EuGhs sind hingegen deutlich höher. Kernpunkte sind Verlässlichkeit, Objektivität und Zugänglichkeit.

Verlässlichkeit

Stift und Zettel ermöglichen meist eine einfache und zunächst unkompliziert wirkende Lösung der Zeiterfassung. So werden Arbeitsbeginn und -ende, aber auch Pausen, händisch in vorgefertigte Tabellen eingetragen und am Ende des Monats beim Chef abgegeben. Leider ist diese Lösung nicht nur häufig fehlerhaft, sondern auch leicht zu manipulieren. Der EuGH schreibt deshalb eine Nachvollziehbarkeit jeglicher Änderung an den erfassten Stunden vor.

Objektivität

Ein zweiter wichtiger Punkt im EuGH-Urteil ist, dass alle Zeiten objektiv erfasst werden müssen. Das heißt, ein händischer Nachtrag, Tage nach dem Arbeitseinsatz, ohne Absprache der Beteiligten, soll unterbunden werden. Eine Umsetzung dieser Anforderung erfordert also einen ‘objektiven’ Erfasser – idealerweise ein digitales Tool.

Zugänglichkeit

Jede berechtigte Partei muss Zugang zu diesen Daten haben. Das kann der Betriebsrat sein, aber natürlich auch Aufsichtsbehörden sowie Arbeitnehmer und -geber selbst.

Arbeitszeit muss jetzt also überall erfasst werden – im Büro, im Homeoffice, auf der Baustelle und im Hotel. Nur wie, wenn Stift und Zettel den Anforderungen nicht entsprechen? Die Lösung: mobile Zeiterfassung. 

Die digitale Lösung der Zeiterfassungssysteme – das Erfassen per App – ermöglicht ein Ein- und Ausstempeln auf dem Handy. Zeiten können mit dem richtigen Tool sogar offline erfasst werden und werden zu einem späteren Zeitpunkt an den Admin weitergeleitet. So geht keine gearbeitete Minute verloren, egal wo sie verbracht wurde.

Mit dem richtigen Tool bedeutet digitale, mobile Zeiterfassung aber nicht nur gesetzeskonform zu sein. Mit vielen weiteren Funktionen bieten dir die Anbieter die Möglichkeit weitere Arbeitsprozesse zu digitalisieren und damit diese effizienter werden. 

So ermöglichen einige Lösungen neben der einfachen Zeiterfassung auch das Erfassen von Fahrzeiten und das Einstempeln auf verschiedene Projekte. Auf diesem Weg können akkuratere Rechnungen erstellt und Nachweise für den Kunden gesichert werden. 

Aber nicht nur durch die Trennung von Fahr- und Projektzeiten können Kundennachweise gesichert und bürokratische Prozesse verringert werden. 

• Digitale Projektakten mit allen wichtigen Informationen ersetzen schwere Aktenordner. 
• Die direkte Dokumentation von Projekten in der App erleichtert die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Büro. 
• Die Erfassung aller relevanten Daten ermöglicht eine bessere Kalkulation folgender Projekte. 

Im Außendienst kann mobile Zeiterfassung also sogar viele Arbeitsabläufe durch Automatisierung und Digitalisierung verbessern. So sinkt der bürokratische Aufwand im Unternehmen und damit auch der Zeitaufwand. 

Wir haben dir das an einem Beispiel einmal vorgerechnet: Bei einer Mitarbeiteranzahl von 15, mit einem durchschnittlichen Stundenlohn von 18 €, sparst du in deinem Unternehmen bis zu 1.265 Stunden und 22.770 € im Jahr!