Was bedeutet Datenschutz bei der Zeiterfassung konkret?

Datenschutz bei der Zeiterfassung bedeutet, dass Arbeitszeitdaten nur erhoben, gespeichert und ausgewertet werden dürfen, wenn dafür ein klarer Zweck besteht. Erlaubt ist die Dokumentation von Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und Überstunden. Unzulässig ist hingegen die Nutzung dieser Daten zur dauerhaften Leistungs- oder Verhaltensüberwachung von Mitarbeitenden.

Welche Arbeitszeitdaten dürfen Arbeitgeber erfassen?

Arbeitgeber dürfen alle Daten erfassen, die notwendig sind, um Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Dazu zählen insbesondere Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausenzeiten und Überstunden. Nicht erlaubt ist es, darüber hinausgehende Daten ohne arbeitszeitlichen Bezug zu erheben oder Zeitdaten zweckfremd zu nutzen.

Wie unterstützt clockin eine datenschutzkonforme Zeiterfassung?

clockin unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten datenschutzkonform zu erfassen, indem Zugriffsrechte klar geregelt, Änderungen nachvollziehbar dokumentiert und Daten zweckgebunden verarbeitet werden. So lassen sich gesetzliche Anforderungen an Zeiterfassung und Datenschutz praktisch umsetzen, ohne Mitarbeitende zu überwachen.

Ist digitale Zeiterfassung datenschutzrechtlich erlaubt?

Ja, digitale Zeiterfassung ist datenschutzrechtlich erlaubt. Entscheidend ist nicht, ob ein digitales oder analoges System genutzt wird, sondern ob die Erfassung korrekt, zweckgebunden und nachvollziehbar erfolgt. Digitale Systeme können sogar Vorteile bieten, da Zugriffe besser gesteuert und Änderungen dokumentiert werden können.

Zeiterfassung Datenschutz: Deine Checkliste

Check 1: Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und müssen als solche behandelt werden

Arbeitszeiten lassen sich immer einer konkreten Person zuordnen. Damit zählen Angaben wie Arbeitsbeginn, Pausen oder Überstunden zu den personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Unter personenbezogenen Daten werden alle Informationen verstanden, die sich auf eine identifizierte Person oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Durch die Verknüpfung Arbeitszeit (Information) und Arbeitnehmer (identifizierte Person) handelt es sich also um personenbezogene Daten.

Wichtig ist dabei:

Dass Arbeitszeitdaten personenbezogen sind, bedeutet nicht, dass ihre Verarbeitung problematisch ist. Datenschutz heißt nicht Datensparsamkeit um jeden Preis, sondern rechtmäßige und zweckgebundene Verarbeitung.

Wer versteht, dass Arbeitszeiten datenschutzrechtlich kein Sonderfall sind, sondern zur alltäglichen Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis gehören, hat den ersten zentralen Punkt bereits geklärt.

Check 2: Datenschutzkonforme Zeiterfassung nach dem Arbeitsrecht

Durch § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Überstunden, sowie Sonn- und Feiertagsarbeit zu erfassen. Damit ist die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben.

Auch §26 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes legitimiert die Aufzeichnung der Arbeitszeiten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Aber ein Gesetz zur Erfassung der Arbeitszeit gibt es (noch) nicht und damit auch keine auf diese spezielle Situation zugeschnittene Vorgabe.

Wie diese Erfassung stattfindet, ist nirgendwo festgeschrieben. Ob klassisch über den Stundenzettel, über eine Software oder App oder mit Stempeluhr ist jedem Unternehmen selbst überlassen.

Check 3: Korrekte Verwendung der Zeiterfassungsdaten

Wie zuvor erwähnt greift bei der Erfassung von Arbeitszeiten nicht nur das Arbeitsrecht, sondern auch das Verwaltungsrecht – genauer: das Bundesdatenschutzgesetz.

In § 1 des Bundesdatenschutzgesetzes steht: “Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.” Damit greift bei der Erfassung von Arbeitszeiten das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und schützt die erfassten Daten so vor Missbrauch oder der widerrechtlichen Weitergabe.

Kontrollbereich	Prinzip & Vorgabe nach BDSG	So setzt clockin das um
Zutritts- und Zugangskontrolle	Der Zutritt zu Systemen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss begrenzt sein. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass nur befugte Personen Zugriff auf diese Daten erhalten.	Deine Daten liegen auf deutschen, DSGVO-konformen Servern.
Weitergabekontrolle	Das BDSG verlangt, dass personenbezogene Daten nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Neben der Zugangsbeschränkung muss auch eine Manipulation durch unbefugte Personen verhindert werden.	All deine Daten sind durch einen Login geschützt und können nur von befugten Personen eingesehen werden.
Eingabekontrolle	Es muss jederzeit nachvollziehbar sein, wer personenbezogene Daten eingegeben, geändert oder gelöscht hat. Änderungen dürfen nicht anonym oder ohne Zuordnung zu einer Person erfolgen.	Jede Änderung an deinen erfassten Zeiten lässt sich auch im Nachhinein nachvollziehen.
Verfügbarkeitskontrolle	Personenbezogene Daten müssen vor Verlust oder Zerstörung geschützt werden. Dazu gehören technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung der Datenverfügbarkeit.	Deine Daten liegen sicher auf einem Server.
Weiterverarbeitung	Daten, die zur Erfassung von Arbeitszeiten erhoben wurden, dürfen ohne weitere Absprachen nicht für andere Zwecke als die Überprüfung von Arbeitszeiten und die Abrechnung verwendet werden.	Erfasste Arbeitszeiten werden ausschließlich für die Arbeitszeiterfassung und Abrechnung genutzt.

Wichtig ist: Eine Dauerüberwachung des Arbeitnehmers ist rechtlich nicht zulässig!

Die Datenschutzbeauftragten von Rheinland-Pfalz und Niedersachsen erklären: Eine stichprobenartige Kontrolle der erfassten Daten in einem monatlichen Rhythmus sei ohne Bedenken durchführbar. Die Einsicht von Einzelbuchungen über eine Software sei hingegen in der Dienstvereinbarung ausdrücklich festzulegen.

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Check 4: Die Daten korrekt speichern

Laut § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die bisher gesetzlich festgelegten Aufzeichnungen von Arbeitszeiten (von Überstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit) mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Daten dürfen allerdings nur so lange aufbewahrt werden, wie es tatsächlich erforderlich ist.

Das bedeutet: Abgesehen von der beschriebenen Aufbewahrungspflicht gilt nur aus steuerrechtlichen Gründen eine Erhaltungspflicht von 10 Jahren. Sonstige Daten zu Anwesenheiten, außerhalb der gesetzlich festgelegten erhobenen Daten, sollten bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden.

Check 5: Von den Vorteilen der digitalen Zeiterfassung profitieren

Die Angst vor der Überwachung ist gerade, wenn es um die digitale Arbeitszeiterfassung geht, bei vielen Mensch groß. Doch wie wir zuvor feststellen konnten, gibt es zur Zeiterfassung gesetzliche Vorgaben, die einen Missbrauch der Daten verhindern sollen. Wenn sich also an alle gesetzlichen Regelungen gehalten wird und die Einsichtmöglichkeit, sowie gegebenenfalls die Mitbestimmung durch einen Betriebsrat, gewährleistet ist, bestehen keine Bedenken.

Der große Vorteil der digitalen Zeiterfassung liegt darin, dass sie ermöglicht genau das, was so viel gefordert wird, umzusetzen: eine größere Flexibilität durch mobile Zeiterfassung auch per App auf dem Handy, Transparenz über gearbeiteten Zeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und eine effizientere Gestaltung von Arbeitsprozess dank Automatisierung bestimmter bürokratischer Schritte.

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