Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Warum es sich lohnt, wie es funktioniert und worauf du achten musst

Die Antwort ist kurz: Ja. Systematische Zeiterfassung lohnt sich auch für Kleinbetriebe. Obwohl ihre digitale Form gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, bringt die Zeiterfassung per App oder im Browser vielfältige Vorteile. Mit unserer Checkliste erfährst du, ob dein Unternehmen bereit für digitale Zeiterfassung ist.

Die Gesetze zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben

Worauf musst du bei der Zeiterfassung in deinem Kleinbetrieb achten? Aktuell gibt es zwar keine Gesetze, die Zeiterfassung explizit für KMUs regeln. Dennoch finden zwei besonders wichtige Regelungen auch bei Kleinbetrieben Anwendung.

• Laut dem Mindestlohngesetz müssen Arbeitgeber aus 11 Branchen, die in § 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgeführt sind, die Zeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen. Dazu zählen unter anderem das Baugewerbe, die Speditions- und Logistikbranche.
• Die Arbeitszeiten von Minijobbern müssen ebenfalls erfasst werden. 
• Das Urteil des EuGH vom Mai 2019 verpflichtet alle Mitgliedstaaten dazu, in ihren Unternehmen systematische Zeiterfassung einzuführen. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden, wobei die Form der Zeiterfassung dem Arbeitgeber überlassen ist. Das Urteil wurde bisher noch nicht in deutsches Nationalrecht umgegossen. Allerdings sorgt das bisweilen für noch mehr Unsicherheit, weil einzelne Gerichte bereits unabhängig von nationalem Recht auf Basis dieser Richtlinie urteilen.

Was genau bedeutet das Urteil des EuGH für die Arbeitszeiterfassung in deinem Betrieb? Welche Anforderungen sollte dein Zeiterfassungssystem gesetzlich erfüllen und welche Rechte hat der Betriebs- bzw. Personalrat? Antworten auf diese Fragen liefert dir unser eBook.

Viele Kleinbetriebe arbeiten bis heute mit händischen Formen der Zeiterfassung wie Stundenzettel oder Excel-Tabellen. Dem liegt meistens die Überlegung zugrunde, dass digitale Zeiterfassung aufwändig und kostspielig ist. Außerdem sind viele KMUs nicht bereit, Zeit in die Recherche und die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems zu investieren.

Wir von clockin können diese Bedenken verstehen. In Kleinbetrieben müssen oft viele Aufgaben in kurzer Zeit bewältigt werden. Auf den ersten Blick erscheint es ineffizient, Routinen zu verändern. Jedoch kann ein digitales Zeiterfassungstool dir sogar mehr Zeit verschaffen - und der Aufwand bei der Einführung hält sich in Grenzen.

Wenn du schon einmal …

• … Stundenzettel verloren hast und sie neu erstellen musstest
• … deinen Mitarbeitenden wegen unvollständiger Aufgaben hinterherlaufen musstest
• … statt Feierabend zu machen Stundenzettel in Excel-Tabellen übertragen musstest
• … wegen Fehler bei der Berechnung alles neu aufsetzen musstest

weißt du, wieaufwändig und fehleranfällig händische Zeiterfassung wirklich ist. Bei der digitalen Zeiterfassung hingegen entfällt die gesamte Dokumentation, Übertragung und Berechnung. 

Besonders in kleinen Teams müssen Stunden oft getauscht oder geschoben werden, damit auch bei Krankheits- und Urlaubstagen stets Mitarbeiter für die Kunden da sind. Bei händischer Zeiterfassung entsteht so schnell ein Zettelchaos. Bei digitalen Zeiterfassungssystemen können deine Mitarbeiter direkt in der Software Anträge auf Krankheitstage oder Urlaub einreichen, die du dann individuell prüfst und freigibst. So kannst du Abwesenheiten zentral verwalten und behältst jederzeit den Überblick.

Teste als Kleinbetrieb die Zeiterfassung von clockin

Die Bedürfnisse jedes Unternehmens sind individuell. Um das richtige Zeiterfassungssystem für deinen Kleinbetrieb zu finden, vergegenwärtige dir, welche Prozesse die Lösung abbilden soll. Neben solchen individuellen Abwägungen gibt es aber auch grundsätzliche Kriterien, auf die du bei der Wahl der digitalen Zeiterfassung für deinen Kleinbetrieb achten kannst.

1. Genauigkeit

Exakte Erfassung ist die Grundlage für jedes Zeiterfassungssystem. Kommen, Gehen und Pause sollten exakt dokumentiert werden können. Je nach Bedarf bietet sich auch eine Projektzeiterfassung an, wo unterschiedliche Tätigkeiten je nach Aufgaben erfasst werden.

2. Intuitive Bedienung

Digitale Zeiterfassung spart Zeit und verursacht keinen Mehraufwand. Um dem gerecht zu werden, sollte die Software so aufgebaut sein, dass auch nicht tech-affine Mitarbeitende das System schnell verstehen und anwenden können. Die Benutzung sollte Freude machen, statt Mitarbeiter mit versteckten Buttons oder komplexen Benutzeroberfläche zu nerven.

3. Korrekturfunktion für Mitarbeitende

Manchmal vergessen Mitarbeitende, sich pünktlich zum Arbeitsbeginn einzuchecken oder ihre Pause zu stempeln. Damit du nicht bei jedem Fehler selbst nachjustieren musst, lohnt sich eine Korrekturfunktion für Mitarbeitende.

4. Schnelle Auswertung und Verarbeitung der Daten

Arbeitszeiterfassung per One-Click und die automatische Erstellung von Abrechnungen und Stundenzetteln, die ebenfalls automatisch an die Lohnabrechnung weitergeleitet werden, entlasten Mitarbeiter und Arbeitgeber. Unsere Lösung clockin kannst du mit lexoffice verbinden und erfasste Arbeitszeiten in die lexoffice-Rechnung importieren.

5. Übersichtlichkeit

Dein Zeiterfassungssystem sollte dir jederzeit alle Angaben zu den Arbeitszeiten und Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden liefern können. Hilfreich dafür ist z. B. ein zentrales Dashboard.

6. Orts- und zeitunabhängige Erfassung (inkl. Offlinefähigkeit)

Homeoffice und Remote Work sind seit der Pandemie Normalität geworden. Die Option auf mobile Zeiterfassung ist eine wichtige Voraussetzung bei der Entscheidung für eine Lösung. Selbst wenn dein Personal zurzeit an einem Ort eingesetzt ist und nicht zu Kundenterminen hinausfährt, ist es sinnvoll, jederzeit die Möglichkeit zur mobilen Zeiterfassung zu haben, um die nötige Flexibilität zu bewahren.

Auch die zeitliche Ungebundenheit deiner Lösung ist wichtig, denn so kannst du verschiedene Arbeitsmodelle in einem System vereinen. Bei clockin können deine Mitarbeitenden ihre Zeiten jederzeit mobil per App, im Browser oder am Tablet-Terminal vor Ort erfassen.

7. Geringe Investition

Ein rein digitales Zeiterfassungssystem ist am günstigsten, da du kein weiteres Zubehör wie Chipkarten anschaffen musst. So entsteht das mindeste Maß an Materialverschleiß und du sparst Kosten für die Wartung und den Ersatz. Zusätzlich macht ein Abomodell die Nutzung unverbindlich, weil du monatlich kündigen kannst. So bleibt dein Unternehmen zu keinem Zeitpunkt auf Kosten sitzen. 

8. Urlaubs- und Krankheitsverwaltung

Moderne Anbieter enthalten stets die Möglichkeit zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen. Mitarbeitende stellen Anträge direkt in der Software, die nach deiner Bewilligung automatisch in einen gemeinsamen Kalender übertragen werden.

9. Skalierbarkeit

Im Optimalfall kannst du die Software auf die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen. clockin übernimmt deine Corporate Farben bei der Software-Gestaltung. Zudem kannst du bei der Projektdokumentation Arbeitsfelder individualisieren: Unsere Checklisten erstellst du mithilfe von modularen Bausteinen wie Unterschriften-Felder, Skalen und Checkboxen genau so, wie du sie in deinem Kleinbetrieb brauchst.

10. Sicherheit und Datenschutz

Ein digitales Zeiterfassungssystem verarbeitet sensible personenbezogene Daten. Daher müssen Datenschutz- und Sicherheitsstandards eingehalten werden. Um zu gewährleisten, dass die Angaben sorgfältig geschützt werden, entscheiden sich viele Kleinbetriebe für Anbieter mit deutschen Servern. Auch Sicherheitszertifizierungen wie TÜV oder ISO geben Auskunft über den Umgang mit Daten. Der Vorteil bei deutschen oder europäischen Herstellern: Sie sind automatisch an die DSGVO gebunden.

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