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Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Warum es sich lohnt, wie es funktioniert und worauf du achten musst

Erstellt von Anastasia Glawatzki | | Zeiterfassung

In Kleinbetrieben fallen täglich viele Aufgaben an. Zeiterfassung steht meistens nicht oben auf der Liste. Allerdings lohnt es sich auch für Kleinbetriebe, sich mit digitaler Zeiterfassung zu beschäftigen. Denn eine geeignete Lösung kann dabei helfen, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten, sodass mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben geschaffen wird.

Brauchen Kleinbetriebe Zeiterfassung?

Die Antwort ist kurz: Ja. Systematische Zeiterfassung lohnt sich auch für Kleinbetriebe. Obwohl ihre digitale Form gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, bringt die Zeiterfassung per App oder im Browser vielfältige Vorteile. Mit unserer Checkliste erfährst du, ob dein Unternehmen bereit für digitale Zeiterfassung ist.

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Die Gesetze zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben

Worauf musst du bei der Zeiterfassung in deinem Kleinbetrieb achten? Aktuell gibt es zwar keine Gesetze, die Zeiterfassung explizit für KMUs regeln. Dennoch finden zwei besonders wichtige Regelungen auch bei Kleinbetrieben Anwendung.

  • Laut dem Mindestlohngesetz müssen Arbeitgeber aus 11 Branchen, die in § 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgeführt sind, die Zeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen. Dazu zählen unter anderem das Baugewerbe, die Speditions- und Logistikbranche.
  • Die Arbeitszeiten von Minijobbern müssen ebenfalls erfasst werden. 
  • Das Urteil des EuGH vom Mai 2019 verpflichtet alle Mitgliedstaaten dazu, in ihren Unternehmen systematische Zeiterfassung einzuführen. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden, wobei die Form der Zeiterfassung dem Arbeitgeber überlassen ist. Das Urteil wurde bisher noch nicht in deutsches Nationalrecht umgegossen. Allerdings sorgt das bisweilen für noch mehr Unsicherheit, weil einzelne Gerichte bereits unabhängig von nationalem Recht auf Basis dieser Richtlinie urteilen.

Was genau bedeutet das Urteil des EuGH für die Arbeitszeiterfassung in deinem Betrieb? Welche Anforderungen sollte dein Zeiterfassungssystem gesetzlich erfüllen und welche Rechte hat der Betriebs- bzw. Personalrat? Antworten auf diese Fragen liefert dir unser eBook.

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Wirtschaftliche Vorteile von digitaler Zeiterfassung

Zeitersparnis

Besonders in Kleinbetrieben gilt: Zeit ist Gold. Da es meistens keine oder nur sehr kleine Personalabteilungen gibt, müssen sich Geschäftsführer um die Lohnabrechnung kümmern. Unnötige Zeitfresser und ineffiziente Prozesse können sich KMUs nicht leisten. Daher sollte an jeder Stelle Zeit gespart werden, wo es Sinn ergibt und sich einfach umsetzen lässt.

Bei digitaler Zeiterfassung per App, im Browser oder am Terminal wird die Arbeitszeit nach Anmeldung automatisch aufgezeichnet. Diese können Mitarbeitende bei Bedarf selbst korrigieren, sodass lästige Kommunikations- und Verbesserungsschleifen verkürzt oder ganz gestrichen werden. Gleichzeitig wird das Zusammentragen von Stundenzetteln sowie die Berechnung in Excel eingespart. Das erledigt die Software nämlich automatisch. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft übrig. 

Effizienteres Wirtschaften

Anhand der eingetragenen Arbeitsstunden erstellen digitale Zeiterfassungssysteme Abrechnungen für deine Kunden. So werden Aufträge ohne große Verzögerungen abgerechnet und es stehen schneller finanzielle Mittel zur Verfügung, was für Kleinbetriebe besonders wichtig sein kann. Bei clockin kannst du über die Schnittstelle zu lexoffice direkt Arbeitszeiten in Rechnung stellen.

Optimierung von Arbeitsabläufen

Mithilfe von Projektzeiterfassung kannst du die geplante und tatsächlich verbrauchte Arbeitszeit für einzelne Aufgaben vergleichen und auf Basis dessen Workflows effizienter gestalten. Auf diese Weise werden Knotenpunkte im Unternehmen offengelegt. 

Vorteile von digitaler Zeiterfassung in der Verwaltung

Qualitätszeugnis

Kleinbetriebe, die digitale Zeiterfassung nutzen, signalisieren ihren Kunden Professionalität unabhängig von der Unternehmensgröße. Da der Kunde genau weiß, welche Leistung in welcher Zeit erbracht wurde, bekommt er den Eindruck von zuverlässiger Arbeit. Du zeigst also Transparenz nicht nur den Mitarbeitenden, sondern auch deinen Kunden gegenüber. 

Transparenz

Bei digitaler Arbeitszeiterfassung können Mitarbeitende und Arbeitgeber jederzeit einsehen, wie viele Stunden geleistet wurden und wie viele noch fehlen. So werden für beide Parteien klare Fakten geschaffen, es entstehen weniger Konflikte und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.

Überblick

Wenn Mitarbeitende gleichzeitig an verschiedenen Orten und bei verschiedenen Projekten aktiv sind, fehlt schnell der Gesamtüberblick. Mit systematischer Zeiterfassung kannst du vom Schreibtisch aus viele Projekte gleichzeitig koordinieren.

Aufbewahrung

Aufzeichnungen über Arbeitszeiten müssen für Kontrollen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Auch bei wenigen Mitarbeitenden in Kleinbetrieben kommen so schnell viele Stundenzettel zusammen, die Aktenordner füllen und Platz einnehmen. Mit digitaler Zeiterfassung wird diese Zettelwirtschaft beseitigt, denn die Arbeitszeiten werden digital und zuverlässig in der Cloud gespeichert.

Flexibilität

Mit digitaler Zeiterfassung lassen sich alle Arbeitszeitmodelle wie Schichtarbeit, Teilzeit oder Gleitzeit abbilden. Durch verschiedene Formate (Zeiterfassung im Browser, per App oder am Tablet) passt sie sich auch unterschiedlichen Arbeitsorten und damit genau den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens an.

Wie funktioniert digitale Zeiterfassung in Kleinbetrieben?

Alles Wichtige rund um Zeiterfassung

Wie genau funktioniert Zeiterfassung eigentlich? In unserem ausführlichen Leitfaden zur Zeiterfassung findest du alle Informationen zu den Zielen und Möglichkeiten. Außerdem erfährst du, für wen Zeiterfassung geeignet ist und welche Zeiten als Arbeitszeiten verbucht werden müssen.

Mit einem Zeiterfassungssystem können Kleinbetriebe den täglichen Arbeitsbeginn, die Pausen und das Arbeitsende aller Mitarbeitenden durch das Ein- und Auschecken am Gerät festhalten. Jeder Mitarbeiter erhält dafür ein Stundenkonto, auf dem seine genaue tägliche Arbeits- und Gesamtarbeitszeit verzeichnet wird. Diese Stunden sind für Arbeitnehmer und Arbeitgeber jederzeit einsehbar. So können auch Überstunden direkt identifiziert und ausgeglichen werden. Am Ende des Monats werden die geleisteten Stunden automatisch zusammengefasst und können über eine Schnittstelle an die Lohnabrechnung weitergeleitet werden.
Zusätzlich zu dieser schlanken Version der Zeiterfassung, der digitalen Stechuhr, kann auch Projektzeiterfassung für Kleinbetriebe sinnvoll sein. Dabei werden die Arbeitszeiten einem Projekt zugeordnet, sodass dem Kunden genaue Stundensätze in Rechnung gestellt werden. Gleichzeitig erfährst du so, welche Art von Aufträgen sich für dein Unternehmen wirklich lohnen und welche nicht.

Reichen Excel-Tabellen oder Stundenzettel für KMUs nicht aus?

Viele Kleinbetriebe arbeiten bis heute mit händischen Formen der Zeiterfassung wie Stundenzettel oder Excel-Tabellen. Dem liegt meistens die Überlegung zugrunde, dass digitale Zeiterfassung aufwändig und kostspielig ist. Außerdem sind viele KMUs nicht bereit, Zeit in die Recherche und die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems zu investieren.

Wir von clockin können diese Bedenken verstehen. In Kleinbetrieben müssen oft viele Aufgaben in kurzer Zeit bewältigt werden. Auf den ersten Blick erscheint es ineffizient, Routinen zu verändern. Jedoch kann ein digitales Zeiterfassungstool dir sogar mehr Zeit verschaffen - und der Aufwand bei der Einführung hält sich in Grenzen.

Wenn du schon einmal …

  • … Stundenzettel verloren hast und sie neu erstellen musstest
  • … deinen Mitarbeitenden wegen unvollständiger Aufgaben hinterherlaufen musstest
  • … statt Feierabend zu machen Stundenzettel in Excel-Tabellen übertragen musstest
  • … wegen Fehler bei der Berechnung alles neu aufsetzen musstest

weißt du, wieaufwändig und fehleranfällig händische Zeiterfassung wirklich ist. Bei der digitalen Zeiterfassung hingegen entfällt die gesamte Dokumentation, Übertragung und Berechnung. 

Besonders in kleinen Teams müssen Stunden oft getauscht oder geschoben werden, damit auch bei Krankheits- und Urlaubstagen stets Mitarbeiter für die Kunden da sind. Bei händischer Zeiterfassung entsteht so schnell ein Zettelchaos. Bei digitalen Zeiterfassungssystemen können deine Mitarbeiter direkt in der Software Anträge auf Krankheitstage oder Urlaub einreichen, die du dann individuell prüfst und freigibst. So kannst du Abwesenheiten zentral verwalten und behältst jederzeit den Überblick.

 

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Welche Anforderungen sollte eine Software für Kleinbetriebe erfüllen?

Die Bedürfnisse jedes Unternehmens sind individuell. Um das richtige Zeiterfassungssystem für deinen Kleinbetrieb zu finden, vergegenwärtige dir, welche Prozesse die Lösung abbilden soll. Neben solchen individuellen Abwägungen gibt es aber auch grundsätzliche Kriterien, auf die du bei der Wahl der digitalen Zeiterfassung für deinen Kleinbetrieb achten kannst.

1. Genauigkeit

Exakte Erfassung ist die Grundlage für jedes Zeiterfassungssystem. Kommen, Gehen und Pause sollten exakt dokumentiert werden können. Je nach Bedarf bietet sich auch eine Projektzeiterfassung an, wo unterschiedliche Tätigkeiten je nach Aufgaben erfasst werden.

2. Intuitive Bedienung

Digitale Zeiterfassung spart Zeit und verursacht keinen Mehraufwand. Um dem gerecht zu werden, sollte die Software so aufgebaut sein, dass auch nicht tech-affine Mitarbeitende das System schnell verstehen und anwenden können. Die Benutzung sollte Freude machen, statt Mitarbeiter mit versteckten Buttons oder komplexen Benutzeroberfläche zu nerven.

3. Korrekturfunktion für Mitarbeitende

Manchmal vergessen Mitarbeitende, sich pünktlich zum Arbeitsbeginn einzuchecken oder ihre Pause zu stempeln. Damit du nicht bei jedem Fehler selbst nachjustieren musst, lohnt sich eine Korrekturfunktion für Mitarbeitende.

4. Schnelle Auswertung und Verarbeitung der Daten

Arbeitszeiterfassung per One-Click und die automatische Erstellung von Abrechnungen und Stundenzetteln, die ebenfalls automatisch an die Lohnabrechnung weitergeleitet werden, entlasten Mitarbeiter und Arbeitgeber. Unsere Lösung clockin kannst du mit lexoffice verbinden und erfasste Arbeitszeiten in die lexoffice-Rechnung importieren.

5. Übersichtlichkeit

Dein Zeiterfassungssystem sollte dir jederzeit alle Angaben zu den Arbeitszeiten und Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden liefern können. Hilfreich dafür ist z. B. ein zentrales Dashboard.

6. Orts- und zeitunabhängige Erfassung (inkl. Offlinefähigkeit)

Homeoffice und Remote Work sind seit der Pandemie Normalität geworden. Die Option auf mobile Zeiterfassung ist eine wichtige Voraussetzung bei der Entscheidung für eine Lösung. Selbst wenn dein Personal zurzeit an einem Ort eingesetzt ist und nicht zu Kundenterminen hinausfährt, ist es sinnvoll, jederzeit die Möglichkeit zur mobilen Zeiterfassung zu haben, um die nötige Flexibilität zu bewahren.

Auch die zeitliche Ungebundenheit deiner Lösung ist wichtig, denn so kannst du verschiedene Arbeitsmodelle in einem System vereinen. Bei clockin können deine Mitarbeitenden ihre Zeiten jederzeit mobil per App, im Browser oder am Tablet-Terminal vor Ort erfassen.

7. Geringe Investition

Ein rein digitales Zeiterfassungssystem ist am günstigsten, da du kein weiteres Zubehör wie Chipkarten anschaffen musst. So entsteht das mindeste Maß an Materialverschleiß und du sparst Kosten für die Wartung und den Ersatz. Zusätzlich macht ein Abomodell die Nutzung unverbindlich, weil du monatlich kündigen kannst. So bleibt dein Unternehmen zu keinem Zeitpunkt auf Kosten sitzen. 

8. Urlaubs- und Krankheitsverwaltung

Moderne Anbieter enthalten stets die Möglichkeit zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen. Mitarbeitende stellen Anträge direkt in der Software, die nach deiner Bewilligung automatisch in einen gemeinsamen Kalender übertragen werden.

9. Skalierbarkeit

Im Optimalfall kannst du die Software auf die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen. clockin übernimmt deine Corporate Farben bei der Software-Gestaltung. Zudem kannst du bei der Projektdokumentation Arbeitsfelder individualisieren: Unsere Checklisten erstellst du mithilfe von modularen Bausteinen wie Unterschriften-Felder, Skalen und Checkboxen genau so, wie du sie in deinem Kleinbetrieb brauchst.

10. Sicherheit und Datenschutz

Ein digitales Zeiterfassungssystem verarbeitet sensible personenbezogene Daten. Daher müssen Datenschutz- und Sicherheitsstandards eingehalten werden. Um zu gewährleisten, dass die Angaben sorgfältig geschützt werden, entscheiden sich viele Kleinbetriebe für Anbieter mit deutschen Servern. Auch Sicherheitszertifizierungen wie TÜV oder ISO geben Auskunft über den Umgang mit Daten. Der Vorteil bei deutschen oder europäischen Herstellern: Sie sind automatisch an die DSGVO gebunden.

Wie können Vorurteile und Ängste bei der Einführung adressiert werden?

In Kleinbetrieben gibt es wenige Mitarbeitende, die meist in enger Beziehung zueinander stehen und sich gegenseitig vertrauen. Dem Arbeitgeber liegt es am Herzen, diese familiäre Atmosphäre zu bewahren. Mitarbeiter können sich jedoch angegriffen fühlen und Ängste entwickeln, wenn ein Zeiterfassungssystem im Betrieb eingeführt wird. Dabei entstehen Gedanken wie „Der Chef vertraut mir nicht mehr“ oder „Das ist doch alles nur Überwachung“, die aber in einem offenen Gespräch geklärt werden können.
Du kannst deine Mitarbeitenden darauf hinweisen, dass das System nicht verdeckt arbeitet, sondern alle Daten jederzeit einsehbar sind. Es ist zwar richtig, dass durch die detaillierte Dokumentation auch Zeitfresser und Ablenkungen sichtbar werden. Das dient jedoch keinesfalls dazu, einzelne Mitarbeiter bloßzustellen oder zu bestrafen. Stattdessen soll ein Zeiterfassungssystem dabei helfen, ein Bewusstsein für sie zu schaffen und langfristig das eigene Zeitmanagement zu verbessern.

Fazit: Zeiterfassung ist auch für Kleinbetriebe sinnvoll

Zeiterfassung lohnt sich auch für Kleinbetriebe – und zwar nicht nur wegen gesetzlicher Pflichten, sondern auch wegen vielseitiger wirtschaftlicher und organisationaler Vorteile. KMUs können ihre Zeiten genauso professionell erfassen wie Großbetriebe und profitieren dabei von günstigen Preisen und keinem zusätzlichen Zubehör. Das deckt auch die Anforderungen von kleinen Unternehmen perfekt ab.

Wir von clockin kennen die Herausforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen, denn wir haben unsere Lösung in Zusammenarbeit mit ihnen entwickelt. So kannst du dir sicher sein, dass die Software auch wirklich zu deinem Unternehmen passt. Und damit deine individuellen Strukturen berücksichtigt werden, wählst du zwischen verschiedenen Paketen bei der Zeiterfassung.

 

Unsere schnellste Lösung

Mit der digitalen Stechuhr kannst du besonders schnell durchstarten. Einfach clockin App herunterladen, Mitarbeiter zu clockin einladen, Tablet an die Wand hängen und los gehts. 

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Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

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Über die Autorin

Anastasia Glawatzki ist bei clockin Expertin für die Themen Digitalisierung und Mittelstand. Sie ist begeistert von den Möglichkeiten der Digitalisierung und hilft kleinen und mittelständischen Firmen bei der Bewältigung der klassischen Herausforderungen. Auf unserem Blog schreibt sie über digitale Transformation, smarte Lösungen und die Zukunft der Arbeitswelt.

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