Welche 5 Schritte gibt es bei der Digitalisierung im Unternehmen?

Bewährt hat sich diese Reihenfolge: 1. Zeiterfassung, 2. Personalakte, 3. Abwesenheiten und Dienstpläne, 4. Dokumentation und Rechnungen, 5. KI im Alltag. Mit clockin deckst du alle fünf in einem System ab.

Womit sollte ich bei der Digitalisierung anfangen?

Mit der Zeiterfassung. Du bist ohnehin verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen, und der Schritt betrifft jeden im Team. Mit clockin stempeln deine Mitarbeitenden per App auf dem Smartphone oder am Tablet im Betrieb.

Brauche ich für jeden Schritt eine eigene Software?

Nein, und das solltest du auch vermeiden. Mehrere Einzellösungen bedeuten doppelte Dateneingabe und Daten, die nicht zusammenpassen. clockin verbindet Zeiten, Personal, Planung und Aufträge in einem System.

Wie digitalisiere ich Personalunterlagen?

Lege eine feste Ordnerstruktur an, kläre die Zugriffsrechte und überführe deine Unterlagen nach und nach in eine digitale Personalakte. In der Personalakte von clockin ist die Ordnerstruktur schon vorgegeben.

Wie nehme ich meine Mitarbeitenden bei der Digitalisierung mit?

Zeig dem Team, was es selbst davon hat: kein Stundenzettel mehr am Feierabend, Urlaub per App statt per Zettel. Weil die clockin App ohne lange Schulung verständlich ist, fällt der Einstieg leicht.

Unternehmen digitalisieren: Guide in 5 Schritten

Schritt 1: Arbeitszeiten digital erfassen

Die Zeiterfassung ist der beste Einstieg. Du bist ohnehin verpflichtet, die Arbeitszeiten deines Teams zu erfassen. Auf Papier oder in Excel kostet das jeden Monat Stunden, und am Ende fehlen trotzdem Einträge.

So gehst du vor:

Kläre, wo dein Team arbeitet. Wer unterwegs ist, etwa im Pflegedienst, bei Kunden oder an wechselnden Einsatzorten, stempelt am besten mit dem eigenen Smartphone. Für feste Arbeitsplätze wie Praxis, Laden, Küche oder Büro reicht ein Tablet am Eingang.
Leg fest, was erfasst wird. Reicht die reine Arbeitszeit, oder willst du zum Beispiel Fahrzeiten getrennt sehen?
Regle Korrekturen. Wer darf vergessene Stempel nachtragen, und wer prüft das?
Denk an die Lohnabrechnung. Die erfassten Stunden sollten ohne Abtippen zu deinem Lohnbüro oder Steuerbüro gehen.

Darauf achtest du bei der Auswahl: Die App muss so einfach sein, dass niemand im Team eine Schulung braucht. Sie sollte auch ohne Netz funktionieren, zum Beispiel im Keller, in großen Gebäuden oder auf dem Land, und eine Schnittstelle zu deinem Lohnprogramm haben.

Mit clockin: Dein Team stempelt mit der clockin App auf dem Smartphone oder am Tablet-Terminal im Betrieb. Arbeitet dein Team in festen Gruppen, kann eine Person für alle stempeln. Stempelerinnerungen sorgen dafür, dass niemand das Ausstempeln vergisst. Die Stunden übergibst du direkt an DATEV.

Schritt 2: Personalakte digitalisieren

Arbeitsverträge im Ordner, Zeugnisse in der Schublade, Bescheinigungen irgendwo im Mailpostfach: Personalunterlagen sind in vielen Unternehmen über das ganze Büro verteilt. Wer etwas sucht, sucht lange. Dazu kommt: Ab dem 1. Januar 2027 musst du Entgeltunterlagen elektronisch aufbewahren. Welche Unterlagen das betrifft, liest du in unserem Artikel zur elektronischen Personalakte.

So gehst du vor:

Leg eine feste Ordnerstruktur an, die für alle Mitarbeitenden gleich ist, zum Beispiel Verträge, Zeugnisse, Lohn und Gehalt, Sonstiges.
Kläre die Zugriffsrechte. Wer darf welche Unterlagen sehen? Gehaltsdaten gehören nicht in die Hände aller Führungskräfte.
Fang mit den aktuellen Unterlagen an. Neue Verträge und Bescheinigungen legst du ab sofort digital ab. Den Altbestand kannst du nach und nach einscannen.
Frag dein Steuerbüro, welche Papier-Originale du trotzdem aufbewahren musst.

Darauf achtest du bei der Auswahl: Personaldaten sind sensibel. Achte auf eine DSGVO-konforme Speicherung, Server in Deutschland und Zugriffsrechte, die du pro Person vergeben kannst.

Mit clockin: In der digitalen Personalakte von clockin ist die Ordnerstruktur schon vorgegeben. Du legst Dokumente zentral ab und gibst einzelne Unterlagen für deine Mitarbeitenden frei. Lohnabrechnungen aus DATEV landen in einem eigenen Bereich, den du über die Berechtigungen steuerst.

Schritt 3: Abwesenheiten und Dienstpläne digital planen

Urlaubsanträge per Zettel, Krankmeldungen per WhatsApp, der Dienstplan als Excel-Datei, die nie ganz aktuell ist: Hier gehen jede Woche Zeit und Nerven verloren. Und spätestens wenn zwei Leute gleichzeitig Urlaub haben, die eigentlich nicht beide fehlen dürfen, wird es teuer.

So gehst du vor:

Hinterlege den Urlaubsanspruch für jede Person einmal sauber, damit Resturlaub automatisch berechnet wird.
Leg einen einzigen Weg für Anträge fest. Urlaub und Krankmeldungen kommen nur noch über ein System, nicht mehr per Zettel, Anruf und Messenger gleichzeitig.
Plane dort, wo du die Abwesenheiten siehst. Ein Dienstplan, der nicht weiß, wer im Urlaub ist, erzeugt Lücken.
Mach den Dienstplan für dein Team sichtbar, am besten direkt auf dem Smartphone. Dann entfallen die Rückfragen, wer wann Schicht hat. Wer wann Urlaub hat, sieht dagegen nur, wer das für die Planung wissen muss.

Darauf achtest du bei der Auswahl: Gute Planung warnt dich, bevor ein Fehler passiert, etwa bei Doppelbelegung oder wenn jemand zu viele Stunden hat. Und Änderungen sollten sofort beim Team ankommen.

Mit clockin: Dein Team beantragt Urlaub direkt in der App, regionale Feiertage erkennt clockin automatisch. Mit der Schichtplanung besetzt du Schichten per Drag-and-Drop und wirst bei Abwesenheiten, Doppelbelegung oder zu vielen Stunden gewarnt. Deine Mitarbeitenden bewerben sich auf offene Schichten oder geben eigene ab.

Schritt 4: Einsätze dokumentieren und abrechnen

Ob Pflegeeinsatz, Reinigungsauftrag, Wartung beim Kunden oder Montage: Was im Einsatz passiert, landet oft auf Zetteln, im privaten Handy oder nur im Kopf. Kommt später eine Rückfrage oder Reklamation, fehlt der Nachweis. Und für die Rechnung tippt jemand im Büro Stunden aus Listen ab.

So gehst du vor:

Leg einen Standard fest: Was wird bei jedem Einsatz dokumentiert? Zum Beispiel erledigte Aufgaben, Fotos, Besonderheiten.
Nutze Checklisten für wiederkehrende Arbeiten. So wird kein Schritt vergessen, egal wer den Einsatz übernimmt.
Lass dir die Leistung direkt vor Ort bestätigen. Eine Unterschrift in der App ersetzt den Zettel, der sonst verloren geht.
Rechne aus den erfassten Zeiten ab. Wenn dein Team Zeiten direkt auf den Auftrag bucht, hast du alles für die Rechnung beisammen.

Darauf achtest du bei der Auswahl: Zeiten, Fotos und Unterschriften sollten am selben Auftrag hängen, nicht in drei verschiedenen Programmen. Und dein Rechnungsprogramm sollte angebunden sein.

Mit clockin: Mit der Projektzeiterfassung bucht dein Team Zeiten direkt auf den Auftrag. Fotos, Notizen, Skizzen, Checklisten und Kundenunterschriften landen in der digitalen Projektakte. Für die Rechnung wählst du das Projekt, hinterlegst den Stundensatz und erstellst den Rechnungsentwurf direkt in clockin. Verschickt wird er dann aus Lexware Office, sevdesk oder weclapp.

Schritt 5: KI im Arbeitsalltag nutzen

Berichte schreiben, Gespräche protokollieren, Anrufe annehmen, Dienstpläne bauen: Vieles davon kann dir KI inzwischen abnehmen. Du bekommst einen Vorschlag und entscheidest selbst, was davon übernommen wird.

So gehst du vor:

Fang da an, wo es am meisten nervt. Bleiben bei dir Berichte liegen? Gehen Anrufe verloren, weil gerade alle im Einsatz sind? Dauert der Dienstplan jede Woche Stunden? Dort bringt KI am meisten.
Lass die KI vorschlagen, entscheide selbst. Gute KI-Funktionen machen dir einen Vorschlag, den du prüfst und freigibst.
Sprich mit deinem Team und, falls vorhanden, mit dem Betriebsrat, bevor du KI einführst, die Gespräche oder Aufnahmen verarbeitet.

Darauf achtest du bei der Auswahl: Die KI sollte in dem System arbeiten, das du ohnehin nutzt, damit du nichts hin- und herkopieren musst.

Mit clockin:

clocki, der KI-Assistent in clockin, beantwortet dir Fragen und setzt Anweisungen um, zum Beispiel: „Plane Ayşe und Tom nächste Woche nur im Frühdienst ein.“
Die KI-Schichtplanung macht dir Vorschläge für offene Schichten. Mehr dazu in unserem Artikel zur KI-gestützten Schichtplanung.
Mit der KI-Videodokumentation filmt dein Team die Situation vor Ort und spricht dazu. clockin erstellt daraus eine Zusammenfassung und eine To-do-Liste.
Die KI-Gesprächsnotizen machen aus einem Kundengespräch ein Protokoll mit Aufgaben.
Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand kann, und sortiert sie nach Dringlichkeit.

Dein Unternehmen digitalisieren, Schritt für Schritt

Digitalisierung heißt nicht, alles auf einmal umzukrempeln. Fang mit der Zeiterfassung an, bring dann die Personalakte und die Planung ins System, danach Aufträge und Rechnungen, und zum Schluss die KI. Wichtig ist, dass alles in einem System zusammenläuft und dein Team den Nutzen im Alltag spürt.

Du führst einen kleinen Betrieb und suchst den schnellsten Einstieg? Dann lies auch unseren Leitfaden zur Digitalisierung in Kleinbetrieben.