Zeiterfassung: Wenn Intransparenz zum Kündigungsgrund wird
Wie die intransparente Zeiterfassung einem Inhaber fast das Geschäft kaputt gemacht hat.
Wo liegt das Problem?
In vielen Unternehmen ist es noch immer Gang und Gebe, dass die Mitarbeiter händische Stundenzettel ausfüllen und der Chef die Arbeitszeiten dann im Anschluss ins System überträgt. Missverständnisse durch eine unsaubere Handschrift oder verlorene Stundenzettel sind da keine Seltenheit. Seien es Überstunden, die nicht erfasst wurden, oder Pausen, die nicht abgezogen wurden - häufig kommt es zu Unstimmigkeiten und Konflikten zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten.
Umso wichtiger ist es, dass Mitarbeiter ihre eigenen Zeiten einsehen und Fehler frühzeitig melden können. Dies gilt auch dann, wenn Arbeitszeiten im Unternehmen bereits digital erfasst werden. Denn nur so können Unstimmigkeiten frühzeitig korrigiert werden, anstatt im Nachhinein zu Konflikten zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten zu führen. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass dies in vielen Unternehmen noch kein Standard ist.
Streitigkeiten an der Tagesordnung
Das folgende Beispiel aus der Praxis macht deutlich wo das Problem liegt:
Konflikte zwischen einem Inhaber und den Mitarbeitern seines Handwerksbetriebes, die ihre Zeiten noch mit dem klassischen Stundenzettel erfassten, waren keine Seltenheit. Am Anfang des Folgemonats, wenn die vom Chef erstellte Abrechnung vorlag, kam es immer wieder zu Diskussionen über die geleisteten Stunden: Mitarbeiter gaben an, dass ihre Überstunden nicht korrekt abgerechnet oder zu lange Pausenzeiten abgezogen wurden. Da bis dato bereits mehrere Wochen vergangen und die alten Stundenzettel vernichtet wurden, konnten die Abrechnungen häufig nicht nachvollzogen werden. So hatten die Mitarbeiter immer wieder das Gefühl, der Chef wolle sie über den Tisch ziehen.
Wegen diesem einen Grund entsteht immer wieder Stress
Der Inhaber hingegen hatte nichts falsch gemacht. Er hat lediglich die Zeiten übertragen zu haben, die ihm die Mitarbeiter vorgelegt hatten. Dass ihm der ein oder andere Fehler unterlaufen sein könne, sei es durch unsaubere Handschrift eines Mitarbeiters oder weil ein Stundenzettel in der Hektik des Alltags untergegangen ist, wollte er jedoch nicht abstreiten.
Diese verzwickte Situation führte dazu, dass sich die Arbeitsatmosphäre im Unternehmen immer mehr verschlechterte. Nach und nach machte sich eine nachlassende Arbeitsmotivation vieler Mitarbeiter bemerkbar, was sich wiederum auf die Qualität der Arbeit und damit auf das gesamte Unternehmen ausgewirkt hat.
Mit der Zeit spitzten sich die Konflikte so weit zu, dass sich schließlich zwei seiner besten Mitarbeiter dazu entschieden, das Unternehmen zu verlassen. Sie begründeten ihre Entscheidung mit einer mangelnden Transparenz und veralteten Zeiterfassungs-Prozessen im Unternehmen.
Für den Inhaber kamen die Kündigungen sehr überraschend und stellten ihn vor personelle Probleme, die die Wirtschaftlichkeit seiner Firma gefährdeten. Gleichzeitig entschied sich der Inhaber einen Schritt auf seine Mitarbeiter zu zugehen und meldete sich bei clockin.
Digitale Zeiterfassung schafft Fakten, statt endloser Diskussionen
Nachdem er clockin im Rahmen der kostenlosen Testphase ausprobiert hat, entschied er sich dafür, unser System für Zeiterfassung und Dokumentation flächendeckend im Unternehmen einzuführen. Seitdem nutzen alle Mitarbeiter die clockin App, auf der sie mit nur wenigen Klicks nicht nur ihre Arbeitszeiten, Überstunden oder Pausenzeiten erfassen können, sondern auch direkt Fortschritte bei Einsätzen dokumentieren und Checklisten bearbeiten können. Von nun an können Mitarbeiter dank der clockin App ihre Arbeitszeiten transparent einsehen und Fehler melden. Diskussionen über vergessene Überstunden etc. sind Geschichte.
Der Inhaber erhält dann eine Benachrichtigung an seinem PC und kann die gewünschte Änderung prüfen und ggf. mit nur wenigen Klicks korrigieren. Dank der neu gewonnenen Transparenz hat sich die Arbeitsatmosphäre wieder verbessert. Der Inhaber konnte nicht nur einen Großteil seiner Mitarbeiter halten, sondern kann sich durch die Nutzung einer modernen Zeiterfassungs-App vor qualifizierten Nachwuchskräften nicht mehr retten.
Eine echte Erfolgsgeschichte!
Die Testphase ist völlig unverbindlich und endet nach 14 Tagen automatisch ohne weiteres Abonnement.
