Warum Zeiterfassung auf Stundenzetteln deinem Unternehmen schadet: 10 Gründe

Stundenzettel auszufüllen,sie in Excel umzutragen und zu berechnen kostet dich viel Zeit. Besonders lästig wird es dann, wenn manche Angaben immer wieder eingetragen werden müssen – zum Beispiel die Auftragsnummer von Projekten. Statt Feierabend sind lange Büroabende vorprogrammiert.

Aber nicht nur du als Arbeitgeber verlierst mit Stundenzetteln und Excel wertvolle Zeit. Auch die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden wird nicht optimal genutzt. Denn die Minuten, die sie täglich für ihre Stundenzettel benötigen, könnten sie auch in ihre Aufgaben investieren. Manuelle Zeiterfassung verursacht für beide Seiten einen unnötig hohen administrativen Aufwand.

Mit digitaler Zeiterfassung kannst du dir die Zeit zurückholen. Finde mit unserer kostenlosen Checkliste heraus, ob dein Unternehmen bereit für effizienteres Arbeiten ist.

Am Ende des Monats liegen auch in kleineren Betrieben schnell Dutzende bis Hunderte Stundenzettel auf dem Tisch. In diesem Zettelchaos den Überblick zu finden, wird schwierig – noch komplizierter ist es jedoch, ihn auch zu behalten.

Händische Zeiterfassung ist ungenau. Fehlerquellen lauern überall:

• Beim Eintragen der Arbeitszeit auf die Stundenzettel runden Mitarbeitende häufig den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende.
• Stundenzettel können verloren gehen.
• Unleserliche Handschriften können die Arbeitsdaten verfälschen.
• Bei der Berechnung in Excel können schnell Fehler passieren – etwa durch falsch angewendete oder fehlerhafte Formeln.

Die Folge: Deine Lohn- und Kundenabrechnungen basieren auf unzuverlässigen Daten.

Wenn erfolgskritische Berechnungen mit falschen Daten gemacht werden, kann das schnell zu wirtschaftlichen Verlusten führen. So kann es passieren, dass du wegen gerundeter Arbeitszeiten zu viel Gehalt auszahlst oder aufgrund eines Fehlers in der Berechnung eine geringere Bezahlung vom Kunden verlangst, als deinem Unternehmen anhand der realen Arbeitszeiten zusteht. Der zeitliche Aufwand bei Stundenzetteln vergrößert das Problem nur noch. Denn Zeit ist bekanntlich Geld und administrative Zeit ist nicht gut investiert, wenn du sie mit dem richtigen Tool auch automatisieren kannst.

Als Arbeitgeber siehst du erst am Ende, wie viel Zeit für ein Projekt aufgewendet wurde. Nach Projektschluss zählst du die Stunden auf den Stundenzetteln zusammen. Folglich gibt es keine Möglichkeit, schon im Prozess nachzuvollziehen, inwieweit die geplanten Stunden ausgeschöpft wurden. So kann es schnell passieren, dass der reale Aufwand den geplanten übersteigt. Das Ergebnis sind unzufriedene Kunden, höhere Kosten und gestresste Mitarbeitende.

Stundenzettel und Excel-Tabellen liegen nur dem Arbeitgeber oder den Angestellten vor. Die andere Partei hat also keine Einsicht in die Unterlagen. Das erhöht das Risiko der Manipulation und des Vertrauensmissbrauchs – aber auch der ungewollten Gesundheitsgefährdung, wenn Überstunden nicht erkannt und ausgeglichen werden.

Die Zeit, die du und deine Mitarbeitenden für Stundenzettel und Excel-Tabellen aufwendet, hätte auch in die Entwicklung von neuen Produkten oder in die Optimierung des bestehenden Sortiments fließen können. Unnötiger Aufwand ist der Feind von Innovationsfähigkeit. Denn die Konkurrenz schläft nie. Sie legt ihre Arbeitszeiten für die Kunden offen, automatisiert routinierte Abläufe und schafft so neue Kapazitäten für die Kunden. Unternehmen, die die Chance nicht nutzen, riskieren, dass ihre Kunden abwandern – und so zum Gewinn und Wachstum der Konkurrenz beitragen. Die langfristige Zukunft des Unternehmens wird dadurch bedroht.

Die Generation Z strömt auf den Arbeitsmarkt. Aufgewachsen als Digital Natives, verbringen sie ihre Freizeit auf Instagram und TikTok, geben auf Amazon Bestellungen per One Click auf und arbeiten sich gern in neue Tools ein. Diese Erwartung der Digitalisierung tragen die Talente auch an ihren Arbeitgeber heran.

Junge Bewerber wünschen sich einen digitalen und fortschrittlichen Arbeitgeber. Unternehmen, bei denen sie Stundenzettel schreiben und ihre Urlaubsanträge auf Papier einreichen muss, landen auf der Präferenzliste weit hinten. Das ist besonders vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ein Problem. Wer es nicht schafft, qualifizierte Mitarbeitende für sich zu gewinnen und zu binden, wird langfristig untergehen.

Die digitale Stechuhr ist die moderne Art, Arbeitszeiten zu erfassen. Es handelt sich um Software, in der sich Mitarbeitende zu Beginn eines Arbeitstages ein- und am Ende ausloggen. Die Pausenzeiterfassung erfolgt mit einem Klick – oder die Zeiten werden automatisch abgezogen. Ebenso können auch Fahrzeiten gebucht und Urlaubsanträge direkt per App eingereicht werden. Die erfassten Arbeitszeiten werden zentral auf einem Server gespeichert. Dort können sie jederzeit vom Arbeitgeber und den Mitarbeitenden eingesehen und über Schnittstellen in Kunden- und Lohnabrechnungen überführt werden. So wird das Zettelchaos entschieden bekämpft.

Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden müssen ihre wenigen Ressourcen gut verteilen. Große strukturelle Umstellungen gehen dabei im Tagesgeschäft schnell unter. Denn Arbeitgeber fürchten den Aufwand und behalten daher den anfänglich eingeschlagenen Weg über viele Jahre bei. Die Folge: Das Unternehmen arbeitet immer noch mit Stundenzetteln, während die Konkurrenz auf papierlose Büros umsteigt oder den Wandel bereits vollzogen hat.

Es ist verständlich, dass viel beschäftigte KMUs Aufgaben im Arbeitsalltag priorisieren müssen. Allerdings lohnt es sich, Zeit in die Recherche und Auswahl einer digitalen Zeiterfassung zu investieren, um im Nachhinein Zeit zu sparen. Zudem ist die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems nicht so aufwändig, wie viele Mitarbeitenden befürchten:

1. Starte eine kostenlose Testphase und richte das System ein.
2. Hol dir zur Unterstützung ein kleines Team dazu, das du intensiv in die Testphase einbindest und um Feedback bittest. Wenn ihr ein größeres Funktionspaket nutzt, könnt ihr nach und nach alle Funktionen testen.
3. Nach der Testphase könnt ihr nahtlos in die reguläre Software-Benutzung übergehen und den Benutzerkreis auf alle Mitarbeitenden ausweiten.

Weitere Tipps und Informationen dazu, welche Anforderungen digitale Zeiterfassung für einen Kleinbetrieb erfüllen sollte, findest du in unserem Blogbeitrag: Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Warum es sich lohnt, wie es funktioniert und worauf du achten musst.

Auch in Traditionsunternehmen werden feststehende Strukturen und Prozesse oft über einen längeren Zeitraum beibehalten. Allerdings ist es wichtig, darüber zu reflektieren: Sind diese Strategien wirklich effektiv? Gibt es bessere Alternativen? Eine genaue Analyse macht Handlungspotenziale klar sichtbar. Tradition und Modernität schließen sich nicht aus, sondern können sich sinnvoll ergänzen.