Zeiterfassung & Datenschutz, was ist erlaubt?
“Das ist die totale Überwachung! Datenschutzrechtlich darf das doch nicht erlaubt sein!” Solche und viele weitere Aussagen hören wir immer wieder, wenn es um die Durchsetzung des BAG-Urteils vom September 2022 geht. Wir verstehen die Unzufriedenheit über dieses Thema. Datenschutz ist seit vielen Jahren ein kontrovers diskutiertes Thema - ausgelöst durch die neue Datenschutz-Grundverordnung von 2018, aber vor allem seit dem durch Corona ein Großteil unserer Daten online gespeichert wird. Wir wollen in diesem Artikel einmal herunterbrechen, was beim Thema Arbeitszeiterfassung datenschutzrechtlich zu beachten ist.
Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.
Welche Daten dürfen erfasst werden?
Durch § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Überstunden, sowie Sonn- und Feiertagsarbeit zu erfassen. Damit ist die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben.
Auch §26 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes legitimiert die Aufzeichnung der Arbeitszeiten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Aber ein Gesetz zur Erfassung der Arbeitszeit gibt es (noch) nicht und damit auch keine auf diese spezielle Situation zugeschnittene Vorgabe.
Wie diese Erfassung stattfindet, ist nirgendwo festgeschrieben. Ob klassisch über den Stundenzettel, über eine Software oder App oder mit Stempeluhr ist jedem Unternehmen selbst überlassen.
Wie dürften die Daten verwendet werden?
Wie zuvor erwähnt greift bei der Erfassung von Arbeitszeiten nicht nur das Arbeitsrecht, sondern auch das Verwaltungsrecht – im Spezifischen das Bundesdatenschutzgesetz, welches seit dem Mai 2018 in der länderübergreifenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gefestigt ist. Denn, die Daten, die durch die Arbeitszeiterfassung generiert werden, fallen unter personenbezogenen Daten. Unter personenbezogenen Daten werden alle Informationen verstanden, die sich auf eine identifizierte Person oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Durch die Verknüpfung Arbeitszeit (Information) und Arbeitnehmer (identifizierte Person) handelt es sich also um personenbezogene Daten.
In § 1 des Bundesdatenschutzgesetzes steht: “Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.” Damit greift bei der Erfassung von Arbeitszeiten das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und schützt die erfassten Daten so vor Missbrauch oder der widerrechtlichen Weitergabe.
Brechen wir die damit verbundenen Prinzipien und Vorgaben des BDSG also runter:
Zutritts- und Zugangskontrolle
Der Zutritt zum System, mit dem die Daten verarbeitet werden, muss begrenzt sein. Ebenso muss der Zugang gesichert werden, sodass niemand ohne Befugnis einen Zugriff zu den erhobenen Daten hat
Weitergabekontrolle
Das BDSG schreibt vor, dass nicht nur das unbefugte Lesen personenbezogener Daten, sondern auch das Kopieren oder Entfernen dieser zu verhindern sei. Das schließt also nicht nur die Zugangsbeschränkung, sondern auch die Manipulation der Daten durch unbefugte Personen ein. Das kann über Login-Daten, abgeschlossene Aktenschränke oder Räume oder simple Eingabecodes stattfinden.
Eingabekontrolle
Aufbauend auf die Wiedergabekontrolle ist auch auszuschließen, dass eine Eingabe oder Veränderung der Daten im Nachhinein keiner Einzelperson zugewiesen werden kann. Im Zeiterfassungssystem muss also die Möglichkeit bestehen, zu jedem Zeitpunkt jede Änderung der Daten auch im Nachhinein nachzuvollziehen.
Verfügbarkeitskontrolle
Die Verfügbarkeitskontrolle schreibt vor, dass die Daten vor der Zerstörung oder dem Verlust geschützt sind. Mit den Daten muss also sorgsam umgegangen werden.
Weiterverarbeitung
Daten, die zur Bestimmung der Arbeitszeiten erhoben wurden, dürfen ohne weitere Absprachen nicht für andere Zwecke außer der Überprüfung der Einhaltung von Arbeitszeiten und Besoldung eingesetzt werden.
Wichtig ist: Eine Dauerüberwachung des Arbeitnehmers ist rechtlich nicht zulässig!
Die Datenschutzbeauftragten von Rheinland-Pfalz und Niedersachsen erklären: Eine stichprobenartige Kontrolle der erfassten Daten in einem monatlichen Rhythmus sei ohne Bedenken durchführbar. Die Einsicht von Einzelbuchungen über eine Software sei hingegen in der Dienstvereinbarung ausdrücklich festzulegen.
Wie werden meine Daten gespeichert?
Laut § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die bisher gesetzlich festgelegten Aufzeichnungen von Arbeitszeiten (von Überstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit) mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Daten dürfen allerdings nur so lange aufbewahrt werden, wie es tatsächlich erforderlich ist.
Das bedeutet: Abgesehen von der beschriebenen Aufbewahrungspflicht gilt nur aus steuerrechtlichen Gründen eine Erhaltungspflicht von 10 Jahren. Sonstige Daten zu Anwesenheiten, außerhalb der gesetzlich festgelegten erhobenen Daten, sollten bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden.
Vorteile digitaler Zeiterfassung
Die Angst vor der Überwachung ist gerade, wenn es um die digitale Arbeitszeiterfassung geht, bei vielen Mensch groß. Doch wie wir zuvor feststellen konnten, gibt es zur Zeiterfassung gesetzliche Vorgaben, die einen Missbrauch der Daten verhindern sollen. Wenn sich also an alle gesetzlichen Regelungen gehalten wird und die Einsichtmöglichkeit, sowie gegebenenfalls die Mitbestimmung durch einen Betriebsrat, gewährleistet ist, bestehen keine Bedenken.
Der große Vorteil der digitalen Zeiterfassung liegt darin, dass sie ermöglicht genau das, was so viel gefordert wird, umzusetzen: eine größere Flexibilität durch mobile Zeiterfassung auch per App auf dem Handy, Transparenz über gearbeiteten Zeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und eine effizientere Gestaltung von Arbeitsprozess dank Automatisierung bestimmter bürokratischer Schritte.