Was kostet dich ein Zeiterfassungssystem?

Arbeitszeiterfassung ist kein neues Thema in Deutschland. In vielen Branchen müssen Arbeitgebende die Zeiten ihrer Mitarbeitenden schon seit Jahren erfassen und gerade für Minijobber und Aushilfen, die meist nach den gearbeiteten Stunden bezahlt werden, ist Zeiterfassung kein neuer Begriff. Deshalb finden sich auf dem Markt viele verschiedene Lösungen für Zeiterfassungssysteme. Ob digital, elektronisch, mit Stift und Zettel oder als Excel-Tabelle. Jede Lösung hat ihre eigenen Vor- und Nachteile und Kostenfaktoren. 

1. Zettel und Stift

Die klassische und wahrscheinlich älteste Version der Arbeitszeiterfassung ist das Festhalten auf sogenannten Stundenzetteln. Dabei werden händisch Beginn und Ende des Arbeitseinsatzes auf einem Zettel notiert, meist mit Vermerken der Pausenzeiten. Am Ende eines Arbeitstages, der Woche oder des Monats werden diese Zettel eingesammelt und händisch ausgewertet. Dabei kommt es nicht selten vor, dass Zeiten großzügig gerundet, Zettel nicht korrekt ausgefüllt werden oder verloren gehen. Auch die Nachbereitung dieser Stundenzettel ist mit hohem bürokratischen Aufwand verbunden, kosten damit Zeit und Geld, und recht fehleranfällig. Allerdings birgt sie den Vorteil, dass keine Anschaffungskosten anfallen, bis auf die für Papier und Stift. 

2. Zeiterfassung mit Excel-Tabellen 

Um sich einiges an Zetteln zu sparen, greifen viele Unternehmen deshalb auf Excel-Tabellen zurück. Hierzu finden sich viele, meist kostenlose Vorlagen im Internet. Statt die Stunden auf einem Zettel festzuhalten, werden Arbeitsbeginn und -ende in diese Tabellen eingetragen. Mithilfe verschiedener Formeln kann das Programm so automatisch die geleisteten Stunden zusammenrechnen, Pausenzeiten abziehen und sogar eine Monatsübersicht schaffen. Aber auch hier ist die Zeiterfassung von der Korrektheit der Eintragung abhängig. Stunden können gerundet, Pausen unterschlagen und Einträge vergessen werden. Und die entstandenen Stundenlisten müssen weiterhin nachbereitet werden, da kostet wiederum Zeit und Geld.

3. Elektronische Zeiterfassung durch Chip-Systeme

Um die Richtigkeit der erfassten Stunden sicherzustellen, führen Arbeitgebende elektronische Systeme ein. Hierzu wird im Büro ein oder mehrere Terminals installiert, an dem die Mitarbeitenden sich mithilfe von Chipkarten ein- und ausstempeln können. Die häufig zentrale Position dieser Terminals soll verhindern, dass nicht nur das Stempeln vergessen wird, sondern vor allem, dass die gearbeiteten Stunden korrekt erfasst werden. Das System archiviert die erfassten Zeiten und erstellt am Ende des Monats eine automatische Stundenübersicht. So sparen Arbeitgebende sich bürokratische Mehrarbeit und können sicher sein, dass die Zeiten adäquat sind.

Allerdings sind diese Systeme nicht nur sehr kostenaufwendig, sondern auch gar nicht geeignet für die Arbeit im Außendienst. Und auch das beliebte Home-Office wird von den teuren Chip-Terminals nicht abgedeckt. Hier muss dann weiterhin auf Stift und Zettel zurückgegriffen werden. Außerdem sind auch diese Geräte nicht fehlerfrei. Wartungsarbeiten sind meist sehr zeitaufwendig und teuer. Ein ausfallendes Gerät zieht deshalb häufig eine Rückbesinnung auf Zettel und Stift mit sich. 

4. Digitale Zeiterfassungssysteme per App

Gerade in Unternehmen, die auf Außendienst und Montage angewiesen sind, verbreitet sich deshalb mittlerweile die digitale Zeiterfassung per App. Hier können sich die Mitarbeitenden zu Arbeitsbeginn und -ende über das Handy oder einen festen Tablet-Terminal im Büro einstempeln, Pausenzeiten erfassen lassen und so sicherstellen, dass alle Zeiten korrekt erfasst werden. Im Außendienst und auch im Home-Offcie ermöglicht die App das Erfassen auch offline. 

Der Vorteil dieser Lösung, neben der Möglichkeit mobil zu erfassen und einem automatischen Stundenzettel am Ende des Monats, sind Funktionen, die gerade im Projektmanagement den bürokratischen Mehraufwand verringern. So können über Apps, wie zum Beispiel clockin, neben den klassischen Arbeitszeiten auch Fahrzeiten und projektbezogene Zeiten erfasst werden. So wird nicht nur die Arbeit im Büro erleichtert, sondern liefert auch gute Nachweise und Daten für realistische Kundenrechnungen. Aber auch Schnittstellen zu anderen Programmen wie lexoffice oder DATEV können eine Nachbereitung deutlich erleichtern. 

Welche Lösung für dich und dein Unternehmen das richtige ist, ist von deinen Ansprüchen abhängig. Dennoch können bei diesen Entscheidungen natürlich auch die Kosten eine große Rolle spielen. 

1. Zettel und Stift

Wie zuvor schon erwähnt kosten dich Zettel und Stift auf den ersten Blick nichts: keine Anschaffungskosten, keine Einarbeitung, leicht verständlich. Allerdings kostet dich die Zeiterfassung auf Zetteln und die damit verbundene Zettelwirtschaft viel bürokratischer Aufwand und damit Zeit und Geld. In Zahlen kann das bei einer Mitarbeiteranzahl von 15 (mit einem Stundenlohn von durchschnittlich 18 €) schon über 700 Stunden im Jahr und damit über 13.000 € kosten. 

2. Excel

Excel hat im Gegensatz zum Zettel und Stift Anschaffungskosten, außer es wird auf die kostenlosen Versionen wie Open Office und Google Tabellen zurückgegriffen. Dadurch verringert sich der bürokratische Aufwand im Nachhinein aber nur sehr gering. 

3. Elektronische Zeiterfassung 

Die Terminals für die elektronische Zeiterfassung mit Chipkarte liegen im Durchschnitt bei ca 1.000€ und werden dann, je nach Hersteller und Funktionen, teurer. Meist müssen die zusätzlichen Chipkarten noch extra erworben werden und das Installieren und Einstellen des Systems durch Fachkräfte erfordert ebenfalls einige Kosten. Allerdings ist bei diesen Geräten die Nachbereitung deutlich geringer, da diese meist automatisch stattfindet. 

4. Digitale Zeiterfassung per App

Viele verschiedene Anbieter haben unterschiedliche Angebote zur digitalen Zeiterfassung per App und damit auch in der Kostenmodellierung. Es gibt Lösungen mit einmaligen Kosten, Abomodelle, in denen pro Jahr oder pro Monat bezahlt wird oder die Anzahl der Lizenzen einfließt. Dementsprechend variieren die Kosten hier je nach Anbieter massiv. Dennoch wollen wir die Kosten an einem Beispiel einmal errechnen: Bei einer Mitarbeiterzahl von 15 kostet dich die ‘digitale Stechuhr’ bei clockin 53 € im Monat. Im Vergleich zur Zeiterfassung auf Zetteln sind das über 6.900 € weniger im Jahr. 

Bei clockin kannst du aber nicht nur die Anzahl der Lizenzen, sondern auch zwischen verschiedenen Paketen wählen. So bietet die ‘Zeiterfassung & Dokumentation’ weitere Funktionen, um bürokratischen Mehraufwand im Büro zu verringern und Arbeitsprozesse zu optimieren. Hier kannst du sogar bis zu 22.000 € im Jahr sparen.