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Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung: Wie sich Arbeitgeber für 2022 wappnen können

     Zeiterfassung  

Mit der Rechtsprechung von 2019 stellt der Europäische Gerichtshof Arbeitgeber vor enormen Handlungsbedarf. Als Experten für das Thema Zeiterfassung bieten wir zwar keine Rechtsberatung an, können dir aber dennoch wichtige Tipps für die Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem geben.

1. Wie kam es zum Urteil des EuGH?

Der Rechtsprechung vorausgegangen ist eine Klage der spanischen Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) gegen den dortigen Ableger der Deutschen Bank. Diese wollte die Bank dazu bewegen, Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden in Zukunft zu erfassen, um deren gesetzlich vorgegebenen Umfang einzuhalten. Das spanische Arbeitsrecht hat eine solche Regel nämlich nicht vorgesehen. Zur Begründung ihrer Klage zog die Gewerkschaft die Dokumentationspflicht aus der Grundrechte-Charta der EU und die Richtlinie zur Arbeitszeitgestaltung hinzu. Daraufhin hat der spanische Gerichtshof die Klage an den Europäischen Gerichtshof (EuGH) weitergeleitet.

Die offizielle Pressemitteilung zum Urteil findest du hier. In Kurzfassung: Der EuGH verpflichtet europäische Mitgliedstaaten dazu, systematische Zeiterfassung in ihren Unternehmen einzuführen.

2. Wie begründet der EuGH sein Urteil?

Der EuGH betont: Es ist ein Arbeitnehmer-Grundrecht, dass die Höchstarbeitszeit beschränkt und die tägliche und wöchentliche Ruhezeiten eingehalten werden. Dadurch soll die Gesundheit der Mitarbeitenden geschützt werden. Um der Grundrechte-Charta der EU gerecht zu werden, verpflichtet der EuGH seine Mitgliedsstaaten dazu, die Einhaltung dieser Rechte zu gewährleisten. Jeder europäische Arbeitgeber muss die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden erfassen.

Jeder Nation ist die konkrete Ausgestaltung dieser Richtlinie jedoch selbst überlassen. Die erfassten Arbeitszeiten haben allerdings verlässlich und objektiv zu sein. Gleichzeitig müssen sie für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einsehbar sein. Nur so lassen sich Verstöße von beiden Seite bei den zuständigen Behörden melden.  

 

Alles Wichtige rund um Zeiterfassung

Wie genau funktioniert die Zeiterfassung eigentlich? In unserem ausführlichen Leitfaden findest du alle Informationen zu den Zielen und Möglichkeiten der Zeiterfassung. Außerdem erfährst du, für wen Zeiterfassung geeignet ist und welche Zeiten als Arbeitszeiten verbucht werden müssen.

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3. Ab wann gilt das Gesetz zur Zeiterfassung?

Die Bundesregierung hat die Richtlinie noch nicht in nationales Recht umgegossen. Doch schon jetzt berufen sich mehrere deutsche Arbeitsgerichte in ihren Rechtsprechungen auf das EuGH-Urteil. Das Emdener Arbeitsgericht zum Beispiel sprach am 24. September 2020 einer Arbeitnehmerin 20.000 Euro für geleistete Überstunden zu. In der Rechtsprechung beruft sich das Gericht auf die EuGH-Richtlinie. Arbeitgeber müssen deshalb schon jetzt mit Konsequenzen aus dem EuGH-Urteil rechnen.

Hat dein Unternehmen noch kein Zeiterfassungssystem eingeführt? Mit unserer Checkliste kannst du den Zustand deines Unternehmens analysieren und herausfinden, ob ihr bereit für digitale Zeiterfassung seid.

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4. Wie werden Arbeitszeiten in Deutschland derzeit erfasst?

Vor dem Urteil des EuGH gab es in Deutschland keine grundsätzliche Pflicht zur Zeiterfassung. Laut dem Paragrafen 16 des Arbeitszeitgesetzes müssen Überstunden und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen dennoch erfasst werden. Auch für Arbeitnehmer, die zum Mindestlohn beschäftigt sind, ist die Zeiterfassung bereits seit dem 1. Januar 2015 vorgeschrieben. Alle Pausen- und Arbeitszeiten müssen lückenlos dokumentiert werden. Die Verantwortung dafür liegt beim Arbeitgeber, auch wenn er die eigentliche Ausführung an die Mitarbeitenden überträgt.

Ähnlich verhält es sich bei Berufskraftfahrern. Egal, ob angestellt oder selbstständig – Berufskraftfahrer müssen ihre Arbeitszeiten erfassen. Diese bewahrt der Arbeitgeber für mindestens zwei Jahre auf.

Das Urteil des EuGH weitet die Zeiterfassung auf alle anderen Berufe und Arbeitszeitmodelle aus. Die Rede ist also von einer allgemeinen Pflicht zur Zeiterfassung.

5. Welche Folgen hat das Gesetz zur Zeiterfassung für Arbeitgeber?

Da die nationale Gesetzgebung zur EuGH-Richtlinie noch immer aussteht, sind die konkreten Auswirkungen auf Arbeitgeber noch nicht im ganzen Umfang absehbar. Zwar gewährt der EuGH allen Mitgliedstaaten Spielraum bei der Umsetzung der Richtlinie. Jedoch präzisiert er, dass die Durchsetzung des Arbeitnehmerrechts ohne ein System zur Arbeitszeitmessung nicht gewährleistet werden kann. Offen ist auch noch, inwiefern ein Fortbestand der beliebten Vertrauensarbeitszeit mit der Umsetzung des Urteils möglich ist. Arbeitgeber, die auf Nummer sicher gehen wollen, sollten sich angesichts schon jetzt urteilender Arbeitsgerichte frühzeitig um eine Lösung zur Zeiterfassung bemühen. 

 

Wie wirkt sich das EuGH-Urteil auf die Überstundenregelung aus?

Grundsätzlich gilt: Überstunden müssen dem Arbeitgeber bekannt sein. Dafür reicht die Einsicht in die Zeiterfassung der jeweiligen Arbeitnehmer aus. Durch das EuGH-Urteil können Mitarbeitende ihren Anspruch auf Ausgleich leichter geltend machen - auch vor Gericht. Dafür wird die sogenannte abgestufte Darlegungslast relevant. Der Arbeitnehmer muss nachweisen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat und welche Überstunden sich daraus ergeben. Das wird mithilfe eines Zeitprotokolls nachgewiesen. 

 

Verpflichtet das Gesetz zur digitalen Zeiterfassung?

Laut dem Urteil des EuGH ist Zeiterfassung für alle Unternehmen in Europa verpflichtend, die Form bleibt aber dem Arbeitgeber überlassen. Theoretisch reichen auch händisch ausgefüllte Stundenzettel aus.

Jedoch spart digitale Zeiterfassung Zeit und Kosten. In kleinen Unternehmen ohne Personalabteilungen fällt die Zeiterfassung auf den Geschäftsführer zurück, der auch nach dem Ende des Arbeitstages lange mit dem Übertragen der Arbeitszeiten beschäftigt ist. Mit automatisierten Prozessen lässt sich so etwas vermeiden. Auch die Mitarbeitenden profitieren von Online-Zeiterfassung. Per App sind die Zeiten mit dem Check-In und Check-Out bereits eingetragen, während andere noch nach dem Stift suchen.

Auf die letztendlich gewählte Form der Zeiterfassung nehmen Betriebsräte maßgeblich Einfluss. Sie haben nämlich ein Initiativrecht bei der Einführung des Zeiterfassungssystems. Das hat das LAM Hamm beschlossen. Das Mitentscheidungsrecht des Betriebsrats endet demzufolge nicht mit der Ausgestaltung, Form und Verwaltung, sondern geht noch darüber hinaus. 

6. Welche Vorteile hat das Gesetz für Arbeitgeber?

Auf den ersten Blick führt das EuGH-Urteil zu Mehraufwand für Arbeitgeber. Allerdings ist die Zeiterfassung, sobald sie einmal eingeführt wurde, mit großen Vorteilen verbunden. Sie ist nicht lästig, sondern vor allem eine Möglichkeit zu mehr Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Arbeitszeiten werden klar dokumentiert, sodass Überstunden einfach ausgeglichen werden können. Ein Zeiterfassungssystem schafft Fakten und stärkt das Vertrauen zwischen beiden Parteien. Folglich führt die Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter zu mehr Fairness auf beiden Seiten. 

7. Wie sehen die Gesetze zur Zeiterfassung im DACH-Raum aus?

Anders als in Deutschland ist die Zeiterfassung in Österreich und Schweiz keine Neuigkeit. 

 

Zeiterfassung in Österreich

In Österreich …

  • … ist Zeiterfassung Pflicht.
  • … wird die Tages- und Wochenarbeitszeit sowie die tägliche und wöchentliche Ruhezeit erfasst.
  • … gilt die Regel für alle Betriebe, auch für Kleinbetriebe mit einem Mitarbeiter.
  • … dürfen Mitarbeitende in Gleitzeit, Außendiensttätigkeit und Remote Work ihre Zeiten selbst erfassen.
  • … müssen die Aufzeichnungen ein Jahr aufbewahrt werden.

Dementsprechend hat das Urteil des EuGH keine Konsequenzen auf die österreichischen Gesetze.

 

Zeiterfassung in der Schweiz

Auch in der Schweiz müssen Arbeitszeiten erfasst werden. Dabei wird zwischen drei Typen unterschieden.

Systematische Arbeitszeiterfassung (Standardregel)

Hierbei werden nur der Beginn und das Ende der Arbeitszeit festgehalten.

Vereinfachte Arbeitszeiterfassung

Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten zu mindestens 25 Prozent selbst bestimmen können, kann eine vereinfachte Zeiterfassung vereinbart werden. Dabei wird nur die tägliche Gesamtarbeitszeit aufgezeichnet.

Verzicht auf Arbeitszeiterfassung

In den Fällen, in denen Arbeitnehmer mindestens 50 Prozent ihrer Arbeitszeit selbst bestimmen können, sehr unabhängig sind und ein Bruttoeinkommen von über 120.000 Franken haben, kann auf die Arbeitszeiterfassung verzichtet werden. Mitarbeitende müssen dafür schriftlich ihr Einverständnis erklären. Zudem muss ein Gesamtarbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmerorganisationen vorliegen.

8. Welche Lösungen gibt es?

Jedes Unternehmen ist unterschiedlich, hat seine eigenen Prozesse und Anforderung an ein Zeiterfassungssystem. Moderne Zeiterfassungssysteme werden durch ihre Skalierung Unternehmen jeder Größe gerecht. Im Normalfall verfügen sie über unterschiedliche Funktionen wie Projektzeiterfassung, Projektverwaltung und Rechnungsstellung sowie über eine Schnittstelle zur Personalabrechnung. 

Wir von clockin bieten dir verschiedene Produkte an, um deine Prozesse individuell abzubilden. Auf diesem Weg kannst du alle Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter erfassen. Egal ob im Büro, in der Halle oder mobil im Außendienst.

 

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9. Fazit: Besser jetzt absichern

Seit dem Emdener Urteil ist klar, dass die deutsche Rechtssprechung nicht auf die Bundesregierung wartet, um die EuGH-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung durchzusetzen. Solange es kein einheitliches Gesetz zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung gibt, sind die Auswirkungen für Arbeitgeber unberechenbar. Deshalb ergibt es für Unternehmen Sinn, den sicheren Weg zu wählen und jetzt Maßnahmen zu ergreifen, um sich vor potenziellen Rechtsstreitigkeiten abzusichern. 

Die erfolgreiche Integration einer neuen Zeiterfassung erfordert Zeit. Wenn die Bundesregierung ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verabschiedet, werden alle Unternehmen gleichzeitig auf die Suche nach einer digitalen Lösung gehen. Anbieter digitaler Zeiterfassungen rechnen mit regelrechten Anstürmen, wie man sie aus DSGVO-Zeiten kennt. Es ist mit verlängerten Support-Aufwänden und Wartezeiten zu rechnen. Arbeitgeber werden relativ kurzfristig und zeitgetrieben eine Lösung einführen müssen, was zu großen Komplikationen führen kann.

Wir von clockin empfehlen dir, sich rechtzeitig Zeit zu nehmen, damit wir dich bei der Einführung deiner digitalen Zeiterfassung unterstützen können. 

 

Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

 

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