Zeiterfassung im Home-Office

Der gesetzliche Rahmen

Kommt jetzt, nach zweieinhalb Jahren Corona und damit der Einstieg in das Home-Office für viele Unternehmen in Deutschland das Ende für das Home-Office?

Wie das Bundesarbeitsgericht im September 2022 urteilte, sind alle Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Damit müssen nun nicht mehr nur die Stunden, die zur Mehrarbeit oder den Überstunden zählen, dokumentiert werden, sondern auch alle anderen, geleisteten Stunden.

Damit verpflichtet das BAG deutsche Unternehmen dazu, ein System zur Zeiterfassung einzuführen. Greifen tut diese Pflicht übrigens schon heute, auch wenn es noch kein konkretes Gesetz wurde noch nicht verabschiedet. Im April 2023 legte Hubertus Heil, Bundesarbeitsminister, einen ersten Gesetzesentwurf der Bundesregierung vor. Mehr Informationen dazu findest du hier.

Aber wie mache ich das, wenn meine Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten?

Vorgaben eines Systems zur Zeiterfassung

Das BAG schreibt niemandem vor, welches System der Zeiterfassung eingeführt werden muss. Grundsätzlich reiche es, wenn die Arbeitsstunden aller Mitarbeitenden dokumentiert und archiviert werden. Dabei müssen natürlich Vorgaben des Datenschutzes eingehalten werden.

Anders sieht es beim Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus, auf den das Bundesarbeitsgericht und auch der neue Gesetzesentwurf sich stützen. Dieser hat schon 2019 geurteilt, dass alle europäischen Mitgliedsstaaten ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verabschieden müssen. Bis heute ist das in Deutschland nicht passiert, über den ersten Gesetzesentwurf wird zur Zeit diskutiert.

Nach den Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs muss eine Arbeitszeiterfassung verlässlich, objektiv und zugänglich sein.

Wie kann Zeiterfassung im Home-Office funktionieren?

Das traditionell System der Arbeitszeiterfassung ist die Stechuhr. Mit Karte wird die Ankunfts- und Endzeit gestempelt und damit auf der Karte festgehalten. Damit ist die Zeiterfassung ortsabhängig und kann nur an der Arbeitsstelle erfasst werden. Da funktioniert die Zeiterfassung natürlich im Home-Office nicht.

Dieses System gibt es mittlerweile aber auch elektronisch. Dabei wird statt der Papierkarte ein elektronischer Chip verwendet, der beim Scannen die Arbeitszeiten erfasst. Doch auch dieses System ist von einem Terminal abhängig und damit nicht Home-Office freundlich.

Eine weitere, sehr beliebte Lösung ist das händische Erfassen. Ob mit Zettel und Stift oder Excel-Tabelle – händisch werden in dieser Variante Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausenzeiten in eine Tabelle eingetragen. Das passiert bestenfalls zum Arbeitsstart und -schluss, häufig aber erst kurz vor Feierabend.

Das Problem dieser Lösung ist nicht nur, dass so nicht die reellen Zeiten dokumentiert werden, sondern dass dieses System nicht den Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs entspricht. Denn leider kann man bei dieser Variante nicht von einer verlässlichen und objektiven Zeiterfassung sprechen: Zettel gehen verloren, können leicht manipuliert werden und Zeiten müssen häufig im Nachhinein geschätzt werden.

Dieses System eignet sich also rein von seinem Aufbau her sehr gut für das Home-Office, ist aber ungünstigerweise nicht gesetzeskonform. Aber es gibt noch eine dritte Lösung der Zeiterfassung, die nicht nur mobil ist, sondern auch alle Vorgaben von EuGH, BAG und denen des neuen Gesetzesentwurfs erfüllt.

Das ideale Zeiterfassungssystem für das Home-Office

Wir sprechen hier von der digitalen Zeiterfassung: der Erfassung durch elektronische Endgeräte, die die Daten zeitgleich in einer Cloud speichern und so nicht nur zuverlässig und objektiv sind, sondern auch eine Zugänglichkeit für alle berechtigten Parteien ermöglicht.

Die digitale Zeiterfassung stützt sich auf eine App oder eine Webseite, über die Mitarbeitende sich morgens zu Arbeitsbeginn einstempeln könne, Pausenzeiten erfassen und zum Ende des Arbeitstages wieder ausstempeln. Die Daten gehen durch das cloudbasierte System nicht verloren.

Das ermöglicht Unternehmen wieder flexibel zu sein: Arbeitszeiten können von überall aus erfasst werden und gehen nicht verloren. Dazu ist diese Lösung gesetzeskonform und im Vergleich zur elektronischen Stechuhr günstiger.

Die richtige Lösung für dein Unternehmen

Auf dem Markt tummeln sich mittlerweile eine ganze Menge an Systemen für die digitale Zeiterfassung. Dabei unterscheiden sie sich in ihren Funktionen und Preissystemen teilweise maßgeblich, teilweise auf den ersten Blick aber auch gar nicht. Um dir den Schritt der Suche zu sparen, wollen wir dir hier eine Lösung der digitalen Zeiterfassung vorstellen.

Um im Home-Office gesetzeskonform zu bleiben, braucht es ein System, dass auch von Zuhause aus Arbeitszeiten zuverlässig erfasst. Das geht am einfachsten per App auf dem Handy. Mit der clockin App kann sich mit einem einfachen Klick morgens ein- und abends wieder ausgestempelt werden. Die Daten werden automatisch erfasst und selbst, wenn zu dem Zeitpunkt des Stempelns keine Internetverbindung besteht, werden die Daten dennoch gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt in die Cloud hochgeladen.

Aber das reicht noch nicht aus, um dem Gesetz zu entsprechen: Mit clockin bleiben deine Daten auch immer im Original bestehen. Sollte also im Nachhinein eine Korrektur der erfassten Zeiten erfolgen, kann zu jedem Zeitpunkt auf die originalen Daten zurückgegriffen werden. Nur so kann das System manipulationssicher sein.

clockin bietet aber nicht nur die Möglichkeit der digitalen Zeiterfassung. Mit der App können ganz einfach auch Urlaubsanträge eingereicht werden, Zeiten auf bestimmte Projekte oder Fahrzeiten erfasst werden und sogar Projekte dokumentiert werden. Je nachdem, wie dein Unternehmen arbeitet und was du benötigst, kannst du die unterschiedlichen Funktionen für dich nutzen.

In der Dashboard-Ansicht des Admins können zudem Mitarbeiterdaten eingesehen werden, Arbeitspläne erstellt werden, Projekt im Überblick behalten werden und zum Ende des Monats ein fertiger Stundenzettel jedes Mitarbeiters exportiert werden.

‍