Personalcontrolling einfach erklärt - Grundlagen, Beispiele und Nutzen

Karla Terhaar
19.08.2025
Human Resources

Personalcontrolling klingt kompliziert - ist es aber nicht. Mit einfachen Kennzahlen und klaren Aufgaben behältst du den Überblick über Mitarbeiter, Kosten und Entwicklungen im Unternehmen.

Teammeeting zum Personalcontrolling: Mitarbeiter analysieren Kennzahlen und tauschen sich über Aufgaben aus

Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

Die wichtigsten Fragen im Überblick

Was sind die üblichen Kennzahlen im Personalcontrolling?

Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören Fluktuationsrate, Krankheitsquote, Überstunden, Personalkosten pro Mitarbeiter und Weiterbildungsstunden. Sie helfen, Trends früh zu erkennen und Entscheidungen auf Datenbasis zu treffen. Beispiel: Steigt die Krankheitsquote in einer Abteilung, kann das auf Überlastung oder schlechte Arbeitsbedingungen hinweisen.

Welche Instrumente gehören zum operativen Personalcontrolling?

Im operativen Personalcontrolling geht es um den Blick auf den Alltag. Typische Instrumente sind Kennzahlensysteme, Soll-Ist-Vergleiche, Prognosen und Dashboards. Mit solchen Tools lassen sich Abweichungen schnell erkennen – etwa wenn Überstunden oder Fehlzeiten steigen – und konkrete Maßnahmen ableiten.

Welche Methoden gibt es im Personalcontrolling?

Es gibt quantitative Methoden (Arbeit mit Zahlen wie Kosten oder Fehlzeiten) und qualitative Methoden (z. B. Mitarbeiterbefragungen). Ergänzend nutzen Unternehmen Prognosen und Szenarien, um Entwicklungen vorauszudenken. So wird klar, wie sich Personalbedarf, Kosten oder Motivation verändern könnten.

Inhalt

Was ist Personalcontrolling? 

Personalcontrolling ist ein Teilbereich des Controllings. Es geht darum, alle wichtigen Informationen rund um Mitarbeiter zu sammeln, zu analysieren und für Entscheidungen nutzbar zu machen. 

Ziel ist es, den Einsatz von Personal effizient und nachhaltig zu gestalten. 

Ein Beispiel: 

Wenn ein Unternehmen feststellt, dass viele Mitarbeiter kündigen, kann das Personalcontrolling die Gründe dafür aufzeigen. Daraus lassen sich Maßnahmen ableiten - eine bessere Einarbeitung oder mehr Weiterbildung.

Digitale Systeme können diese Analysen erleichtern. Statt Tabellen manuell zu pflegen, liefern Tools wie clockin die wichtigsten Kennzahlen automatisch. So behalten Verantwortliche den Überblick, ohne sich im Datenchaos zu verlieren.

Was fällt alles unter Personalcontrolling? 

Zum Personalcontrolling gehören alle Aufgaben, die sich mit Planung, Steuerung und Kontrolle rund um Mitarbeiter befassen. Dazu zählen: 

  • Personalplanung: Wie viele Mitarbeiter werden gebraucht? Mit welchen Qualifikationen? 
  • Einsatzplanung: Wer arbeitet wann und wo? 
  • Kostenkontrolle: Welche Personalkosten entstehen? Sind sie im geplanten Rahmen? 
  • Entwicklung und Weiterbildung: Welche Schulungen sind nötig? 
  • Analyse und Berichte: Welche Kennzahlen zeigen die aktuelle Lage im Unternehmen? 

Kurz gesagt: Personalcontrolling hilft, den Überblick über alle wichtigen Personalthemen zu behalten. 

Aufgaben im Personalcontrolling 

Typische Aufgaben im Personalcontrolling sind: 

  • Planung: Bedarf vorausschauend ermitteln. Beispiel: Ein Handwerksbetrieb weiß, dass in 2 Jahren mehrere Gesellen in Rente gehen. Das Controlling zeigt, wie viele neue Kräfte bis dahin ausgebildet werden müssen. 
  • Steuerung: Einsätze, Kosten und Projekte überwachen. 
  • Kontrolle: Abweichungen erkennen, z.B. höhere Fehlzeiten in einer Abteilung. 
  • Beratung: Führungskräfte verständlich erklären, was die Zahlen aussagen. 

Kennzahlen im Personalcontrolling 

Kennzahlen sind das Herzstück des Personalcontrollings. Sie machen Entwicklungen sichtbar und vergleichbar. 

Wichtige Kennzahlen im Personalcontrolling sind zum Beispiel: 

  • Fluktuationsraten: Wie viele Mitarbeiter verlassen das Unternehmen pro Jahr? 
  • Krankheitsquote: Wie viele Fehltage gibt es im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit? 
  • Überstundenquote: Wie oft arbeiten Teams mehr als geplant? 
  • Kosten pro Mitarbeiter: Wie hoch sind die durchschnittlichen Personalkosten? 
  • Weiterbildungsstunden: Wie viel Zeit wird in Schulung investiert? 

Beispiel: Wenn die Fluktuation steigt, zeigt das Personalcontrolling frühzeitig Handlungsbedarf - etwa durch Mitarbeitergespräch oder bessere Karrierechancen. 

Digitale Unterstützung im Alltag

Statt mühsam Daten manuell zu erfassen, bieten moderne Systeme eine smarte Alternative. Mit clockin lassen sich Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Einsatzpläne einfach digital verwalten. Das Tool liefert automatisch aussagekräftige Kennzahlen: von der Überstundenquote bis zur Fluktuationsrate. So behalten HR-Verantwortliche jederzeit den Überblick und sparen wertvolle Zeit im Controlling.

Instrumente des operativen Personalcontrollings 

Operatives Personalcontrolling meint, den Blick auf den Alltag zu werfen. Hier werden Zahlen und Tools genutzt, um den laufenden Betrieb zu steuern. 

Typische Instrumente sind: 

  • Kennzahlensysteme: Dashboards oder Berichte mit den wichtigsten Werten. 
  • Prognosen: Hochrechnungen, z.B. wie sich der Krankenstand entwickeln könnte. 
  • Soll-Ist-Vergleich: Geplante Werte mit tatsächlichen Ergebnissen abgleichen. 
  • Balanced Scorecard: Ein System, das nicht nur Finanzen, sondern auch Mitarbeiter- und Prozessziele einbezieht. 

Methoden im Personalcontrolling

Das Feld entwickelt sich ständig weiter. Gerade durch digitale Tools wird Personalcontrolling immer komplexer. 

Für Führungskräfte gibt es viele Möglichkeiten zur Weiterbildung: 

  • Seminare zu HR-Kennzahlen und Reporting 
  • Schulungen in Data Analytics und Controlling-Software 
  • Zertifikatskurse an Hochschulen und Akademien 
  • Fachliteratur, Konferenzen und Netzwerke 

Fazit

Personalcontrolling ist ein zentrales Instrument für jedes Unternehmen. Es macht sichtbar, wie Mitarbeiter eingesetzt werden, wo Kosten entstehen und wo Chancen liegen. Mit den richtigen Kennzahlen, Methoden und Instrumenten lassen sich Probleme früh erkennen und Lösungen entwickeln. 

Durch Weiterbildung bleiben HR-Verantwortliche am Puls der Zeit – und sorgen dafür, dass Personalentscheidungen fundiert getroffen werden.