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Was ist Personalcontrolling?
Personalcontrolling ist ein Teilbereich des Controllings. Es geht darum, alle wichtigen Informationen rund um Mitarbeiter zu sammeln, zu analysieren und für Entscheidungen nutzbar zu machen.
Ziel ist es, den Einsatz von Personal effizient und nachhaltig zu gestalten.
Ein Beispiel:
Wenn ein Unternehmen feststellt, dass viele Mitarbeiter kündigen, kann das Personalcontrolling die Gründe dafür aufzeigen. Daraus lassen sich Maßnahmen ableiten - eine bessere Einarbeitung oder mehr Weiterbildung.
Digitale Systeme können diese Analysen erleichtern. Statt Tabellen manuell zu pflegen, liefern Tools wie clockin die wichtigsten Kennzahlen automatisch. So behalten Verantwortliche den Überblick, ohne sich im Datenchaos zu verlieren.
Was fällt alles unter Personalcontrolling?
Zum Personalcontrolling gehören alle Aufgaben, die sich mit Planung, Steuerung und Kontrolle rund um Mitarbeiter befassen. Dazu zählen:
- Personalplanung: Wie viele Mitarbeiter werden gebraucht? Mit welchen Qualifikationen?
- Einsatzplanung: Wer arbeitet wann und wo?
- Kostenkontrolle: Welche Personalkosten entstehen? Sind sie im geplanten Rahmen?
- Entwicklung und Weiterbildung: Welche Schulungen sind nötig?
- Analyse und Berichte: Welche Kennzahlen zeigen die aktuelle Lage im Unternehmen?
Kurz gesagt: Personalcontrolling hilft, den Überblick über alle wichtigen Personalthemen zu behalten.
Personalbedarf und Personalbedarfsplanung
Ein wichtiger Teil des Personalcontrollings ist die Personalbedarfsplanung. Sie beantwortet die Frage: Wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation werden zu welchem Zeitpunkt benötigt?
Dabei unterscheidet man:
- Quantitativen Personalbedarf: Wie viele Mitarbeiter werden gebraucht? Beispiel: Ein Pflegedienst weiß, dass für die Versorgung der Patienten fünf zusätzliche Pflegekräfte notwendig sind.
- Qualitativen Personalbedarf: Welche Qualifikationen müssen die Mitarbeiter mitbringen? Beispiel: Ein IT-Unternehmen benötigt nicht nur Entwickler, sondern gezielt Spezialisten für Cyber-Security.
Die Bedarfsplanung hilft Unternehmen, rechtzeitig zu reagieren. So lassen sich Engpässe vermeiden – etwa wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig in Rente gehen. Gleichzeitig wird Überbesetzung vermieden, die unnötige Kosten verursacht.
Digitale Systeme wie clockin unterstützen hier mit Daten zur tatsächlichen Auslastung. Anhand von Arbeitszeiten, Überstunden oder Fehlzeiten lassen sich Rückschlüsse ziehen, ob zusätzliche Kräfte gebraucht werden.
Mehr zu dem Thema Personalbedarfsplanung erfährst du hier.
Aufgaben im Personalcontrolling
Typische Aufgaben im Personalcontrolling sind:
- Planung: Bedarf vorausschauend ermitteln. Beispiel: Ein Handwerksbetrieb weiß, dass in 2 Jahren mehrere Gesellen in Rente gehen. Das Controlling zeigt, wie viele neue Kräfte bis dahin ausgebildet werden müssen.
- Steuerung: Einsätze, Kosten und Projekte überwachen.
- Kontrolle: Abweichungen erkennen, z.B. höhere Fehlzeiten in einer Abteilung.
- Beratung: Führungskräfte verständlich erklären, was die Zahlen aussagen.
Kennzahlen im Personalcontrolling
Kennzahlen sind das Herzstück des Personalcontrollings. Sie machen Entwicklungen sichtbar und vergleichbar.
Wichtige Kennzahlen im Personalcontrolling sind zum Beispiel:
- Fluktuationsraten: Wie viele Mitarbeiter verlassen das Unternehmen pro Jahr?
- Krankheitsquote: Wie viele Fehltage gibt es im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit?
- Überstundenquote: Wie oft arbeiten Teams mehr als geplant?
- Kosten pro Mitarbeiter: Wie hoch sind die durchschnittlichen Personalkosten?
- Weiterbildungsstunden: Wie viel Zeit wird in Schulung investiert?
Beispiel: Wenn die Fluktuation steigt, zeigt das Personalcontrolling frühzeitig Handlungsbedarf - etwa durch Mitarbeitergespräch oder bessere Karrierechancen.
Instrumente des operativen Personalcontrollings
Operatives Personalcontrolling meint, den Blick auf den Alltag zu werfen. Hier werden Zahlen und Tools genutzt, um den laufenden Betrieb zu steuern.
Typische Instrumente sind:
- Kennzahlensysteme: Dashboards oder Berichte mit den wichtigsten Werten.
- Prognosen: Hochrechnungen, z.B. wie sich der Krankenstand entwickeln könnte.
- Soll-Ist-Vergleich: Geplante Werte mit tatsächlichen Ergebnissen abgleichen.
- Balanced Scorecard: Ein System, das nicht nur Finanzen, sondern auch Mitarbeiter- und Prozessziele einbezieht.
Methoden im Personalcontrolling
Das Feld entwickelt sich ständig weiter. Gerade durch digitale Tools wird Personalcontrolling immer komplexer.
Für Führungskräfte gibt es viele Möglichkeiten zur Weiterbildung:
- Seminare zu HR-Kennzahlen und Reporting
- Schulungen in Data Analytics und Controlling-Software
- Zertifikatskurse an Hochschulen und Akademien
- Fachliteratur, Konferenzen und Netzwerke
Fazit
Personalcontrolling ist ein zentrales Instrument für jedes Unternehmen. Es macht sichtbar, wie Mitarbeiter eingesetzt werden, wo Kosten entstehen und wo Chancen liegen. Mit den richtigen Kennzahlen, Methoden und Instrumenten lassen sich Probleme früh erkennen und Lösungen entwickeln.
Durch Weiterbildung bleiben HR-Verantwortliche am Puls der Zeit – und sorgen dafür, dass Personalentscheidungen fundiert getroffen werden.
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