Streitpunkt Pause: Gesetzliche Vorschriften und Erfassen von Pausenzeit
Arbeitspausen haben eine große Bedeutung für die Gesundheit der Mitarbeitenden. Sie schaffen eine Möglichkeit zur Erholung, sodass die Beschäftigten danach mit frischem Kopf produktiv weiterarbeiten können. Doch welche Pausenzeiten sind gesetzlich vorgeschrieben? Und wie erfasst du die Pausenzeiten deiner Mitarbeitenden? In diesem Blogbeitrag findest du alle Antworten auf diese Fragen.
FAQ: Das Wichtigste rund um Pausenzeiten und ihre Erfassung
Ja. Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, ihren Mitarbeitenden eine Ruhe- bzw. Mittagspause einzuräumen.
Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit beträgt die Ruhepause 30 Minuten. Bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit haben Mitarbeitende Anspruch auf 45 Minuten Pause. Für Jugendliche und Azubis gibt es großzügigere Pausenregelungen.
Pausenzeiten müssen extra erfasst werden. Da die Mittagspause nicht zur Arbeitszeit zählt, wird sie davon abgezogen. Bei digitaler Zeiterfassung kann dies auf verschiedene Weisen erfolgen:
- Automatischer Pausenabzug
- Automatischer Pausenabzug mit zusätzlich manueller Pausenbuchung
- Manuelle Pausenbuchung
Was ist der Unterschied zwischen Ruhezeiten und Pausenzeiten?
Zwischen den Pausenzeiten und Ruhezeiten bzw. Ruhepausen und Ruhezeiten besteht gesetzlich ein Unterschied. Pausenzeiten bzw. Ruhepausen sind Unterbrechungen zwischen den Arbeitsblöcken an einem Tag. Ruhezeiten hingegen sind Unterbrechungen zwischen zwei Arbeitstagen, also die längeren Blöcke Freizeit, die zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten liegen. Sie müssen mindestens 11 Stunden lang sein.
In den folgenden Branchen bestehen Ausnahmen von der Ruhezeitregelung:
- Krankenhäuser und andere Einrichtungen zur Pflege, Behandlung und Betreuung
- Gaststätten und andere Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung
- Verkehrsbetriebe
- Rundfunk
- Landwirtschaft
- Tierhaltung
Ruhezeiten können auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn diese Verkürzung ausgeglichen wird. Dafür muss die Ruhezeit innerhalb eines Monats auf 12 Stunden angehoben werden.
In Krankenhäusern und anderen Pflege-, Betreuungs- und Behandlungseinrichtungen kann die Ruhezeit noch stärker gekürzt werden, z. B. in Form einer Rufbereitschaft. Diese darf aber nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit einnehmen und muss ausgeglichen werden.
Welche gesetzlichen Vorgaben zu den Pausenzeiten gibt es?
Die Pause gilt in vielen Betrieben als Streitpunkt. Ihre Gesetzeslage ist im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verankert, dessen Ziel es ist, die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen. Darin sind die folgenden Vorschriften zu den Pausenzeiten enthalten:
Zusätzlich zur Länge der Pausen gibt es auch weitere Vorschriften, die auch später beim Erfassen der Pausenzeiten wichtig werden.
Pausenuhrzeit
Die Pausen sollen sinnvoll platziert werden. Bedeutet: frühestens eine Stunde nach Beginn und spätestens eine Stunde vor dem Ende der Arbeitszeit.
Pausenorganisation
Die Pausen müssen im Voraus organisiert werden, d. h. Mitarbeitende müssen vor Beginn des Arbeitstages wissen, wann es eine Pause gibt und wie lange sie dauert. Dafür kann es konkrete Vorgaben oder Zeitfenster geben, innerhalb derer die Pause genommen werden soll. Wenn die Mitarbeitenden ihre Pausen eigenverantwortlich festlegen wollen, ist darauf zu achten, dass die Vorschriften aus dem Arbeitszeitgesetz eingehalten werden.
Pausenvergütung
Die Pausen werden grundsätzlich nicht vergütet, es sei denn, es ist vertraglich anders festgelegt.
Wichtig: Arbeitsunterbrechungen, bei denen Mitarbeitende kurzfristig und jederzeit ihre Arbeit wiederaufnehmen können, zählen nicht als Pausenzeit.
Gibt es Ausnahmen bei der Pausenzeitregelung?
Die Regelungen im Arbeitszeitgesetz können auch erweitert und spezifiziert werden. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers, Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, Tarifverträge oder betriebliche Regelungen können die Basis für individuelle Pausenvorschriften sein.
Branchenbezogene Ausnahmen
In Schicht- oder Verkehrsbetrieben werden Arbeitspausen häufig auf Kurzpausen aufgeteilt, die etwa 15 Minuten, mindestens aber 5 Minuten lang sind.
Wenn im Beschäftigungsbereich oder in der Arbeitnehmergruppe besondere Gefahren für die Gesundheit der Mitarbeitenden zu erwarten sind, können Ruhepausen ausgedehnt werden.
Ausnahmen aus Tarifverträgen
Tarifverträge gelten für Mitarbeitende in der Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen, im öffentlichen Dienst und in öffentlichen Religionsgemeinschaften. In diesen Bereichen können die Pausenzeiten an den Eigenschaften der Tätigkeit und den Bedürfnissen dieser Personen ausgerichtet werden. Auch in diesem Fall steht die Gesundheit der Mitarbeitenden dennoch im Fokus. So müssen die verringerten Pausenzeiten durch längere Erholungsphasen ausgeglichen werden.
Nicht-tarifgebundene Betriebe können Regelungen zur Arbeitszeit aus den Tarifverträgen übernehmen, die für sie gelten würden.
Wie kannst du die Pausenzeiten deiner Mitarbeitenden erfassen?
Da Pausen nicht zur Arbeitszeit zählen, können sie von dieser abgezogen werden. Mit einer Software zur Zeiterfassung geht das dies in wenigen Klicks. Auf diese Weise kannst du Pausenzeiten richtig erfassen:
1. Automatischer Pausenabzug
Bei dieser Möglichkeit werden die Ruhepausen gemäß dem Arbeitszeitmodell, das in der Software eingestellt ist, automatisch abgezogen. Mitarbeitende müssen die Pausen also nicht manuell eintragen, sondern sich nur zum Beginn eines Arbeitstages ein- und zum Ende ausloggen. Zusätzlich besteht die Option, Arbeitspausen zu einer festen Uhrzeit zu buchen.
Bei clockin kannst du die Pausenzeiten deiner Mitarbeitenden schnell und einfach im System einstellen, sodass sie automatisch abgezogen werden. Dabei kannst du dich sowohl für gesetzlich vorgegebene als auch für individuelle Pausenzeiten entscheiden.
2. Automatischer Pausenabzug mit zusätzlicher manueller Pausenbuchung
Wenn die Pausen länger dauern als im Arbeitszeitmodell vorgegeben, kannst du deine Mitarbeitenden sie auch manuell nachbuchen lassen. Die festgelegten Ruhepausen werden automatisch abgezogen. Alles, was darüber hinausgeht, können Mitarbeitende am Handy, am Tablet oder im Browser am PC nachtragen.
3. Manuelle Pausenbuchung
Bei dieser Variante stempeln die Mitarbeitenden ihre Pausen selbst in der Software. Diese werden von der Arbeitszeit abgezogen.
Mit clockin funktioniert manuelle Pausenbuchung ganz einfach. Die Mitarbeitenden klicken das Pausensymbol neben ihrem Namen an – schon hat die Pause begonnen! Zum Ende der Ruhepause wiederholen sie das und melden sich so wieder zur Arbeitszeit an.
Was musst du beim Erfassen von Raucherpausen beachten?
Obwohl gesetzlich kein Anspruch auf eine Raucherpause besteht, ist es durchaus von Nutzen, unternehmensspezifische Regelungen dafür zu treffen und auch diese Pausen zu erfassen. Arbeitgebern stehen dafür zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Lockerheit und Vertrauen: Kein Erfassen von Raucherpausen
Raucherpausen werden geduldet und nicht erfasst, liegen also innerhalb der regulären Arbeitszeit. Arbeitgeber vertrauen ihren Mitarbeitenden, dass sie die Pausen nur so kurz wie nötig halten und davon nicht in ihrer Produktivität gestört werden. Häufig ergibt sich bei dieser Variante jedoch das Problem, dass sich nicht-rauchende Kollegen unfair behandelt fühlen, weil sie keine bezahlten Pausen bekommen.
Klarheit und Fairness: Erfassen von Raucherpausen
Bei dieser Option werden die Raucherpausen erfasst, also von den vorgegebenen Pausenzeiten abzogen, und zählen nicht zur Arbeitszeit. Diese Regulierung ist strenger, aber fairer, da jedem Mitarbeitenden die gleichen Pausenzeiten zustehen.
Möchtest du mehr über die Erfassung von Raucherpausen erfahren? Dann schau in diesem Blogbeitrag vorbei: Sollten meine Mitarbeiter Raucherpausen stempeln?
Was passiert bei Verstößen gegen gesetzliche Ruhepausenregelungen?
Keine Pause machen und dafür früher gehen – für viele Mitarbeitende ist diese Aussicht verlockend. Allerdings gefährdet der Verzicht auf die vorgeschriebenen Pausenzeiten die Gesundheit und ist strafbar. Wenn Mitarbeitende die gesetzlichen Vorschriften ignorieren, kann es dem Arbeitgeber zur Last gelegt werden. Aber auch der Arbeitgeber selbst darf Mitarbeitende nicht dazu drängen, ihre Ruhezeiten zu verkürzen oder auszulassen. Daher sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Einhaltung der Pausen zu überwachen. Auch hier kann eine digitale Zeiterfassung eine gute Stütze dabei sein, sich vor eventuellen Überschreitungen abzusichern. So ist man als Arbeitgeber immer auf der richtigen Seite.
Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.
Über die Autorin
Anastasia Glawatzki ist bei clockin Expertin für die Themen Digitalisierung und Mittelstand. Sie ist begeistert von den Möglichkeiten der Digitalisierung und hilft kleinen und mittelständischen Firmen bei der Bewältigung der klassischen Herausforderungen. Auf unserem Blog schreibt sie über digitale Transformation, smarte Lösungen und die Zukunft der Arbeitswelt.