Urlaubsplanung: Die Entschlüsselung der Urlaubsrückstellung für einen effizienteren Büroalltag

Zunächst einmal ist jeder Arbeitnehmer dazu verpflichtet, Urlaubstage im laufenden Geschäftsjahr zu verbrauchen. Es gibt aber wenige Ausnahmen, wenn der Urlaub übertragen werden kann: Ausnahmen können betriebliche oder private Ereignisse sein. Betrieblich kann das zum Beispiel eine Urlaubssperre durch unvorhersehbare Arbeitsspitzen sein. Unter privaten Ereignissen zählen zum Beispiel Erkrankungen, während derer der Mitarbeiter den Urlaub nicht wahrnehmen kann. 

Normalerweise sollen diese Tage dann bis zum 31. März des Folgejahres aufgebraucht werden. Allerdings gibt es in der Praxis davon abweichende Vereinbarungen mit verlängerten Fristen.

Hat der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt noch Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr, müssen diese finanziell abgelten werden. Ein Verzicht ist nicht erlaubt! In diesem Fall ist keine Urlaubsrückstellung notwendig. 

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, wie mit übergebliebenen Urlaubstagen umgegangen wird, wenn der Mitarbeiter während des laufenden Jahres wechselt:

In einigen Fällen können nicht genommene Urlaubstage in das neue Arbeitsverhältnis übertragen werden, wenn dies vertraglich vereinbart ist oder gesetzlich vorgesehen. 

Es ist möglich, dass der bisherige Arbeitgeber dem Mitarbeiter die nicht genommenen Urlaubstage auszahlt. In diesem Fall würde die Urlaubsrückstellung genutzt, um die finanzielle Verpflichtung des Unternehmens zu decken.

Es gibt auch Fälle, in denen nicht genommener Urlaub weder übertragen noch ausgezahlt wird. Dies hängt von den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen, betrieblichen Regelungen und den gesetzlichen Bestimmungen ab.

Die genaue Behandlung hängt von der individuellen Situation ab. In jedem Fall ist es wichtig, dass der Arbeitgeber transparent und konsistent in der Anwendung der Urlaubsreglungen ist und dass alle relevanten Aspekte im Arbeitsvertrag oder in betrieblichen Regelungen klar festgelegt sind. 

Grundsätzlich ist die Urlaubsrückstellung schon ein recht komplexer und aufwändiger Prozess, denn sie muss für jeden Mitarbeiter individuell durchgeführt. Doch für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ist die Berechnung für den individuellen Mitarbeiter sehr aufwändig, deshalb erlaubt die Rechtsprechung die Berechnung von Urlaubsrückstellung als Individualberechnung oder als Durchschnittsberechnung. 

Bei der individuellen Berechnung wird die Ermittlung für jeden einzelnen Mitarbeiter durchgeführt. Es erfolgen exakte Berechnungen mit exakten Ergebnissen. Dieser Prozess ist recht aufwändig und zeitraubend, führt aber zu den korrektesten Daten. 

Benötigt werden also die individuellen Werte des maßgeblichen Urlaubsentgelts, die tatsächlichen Arbeitstage und die offenen Urlaubstage jedes Mitarbeiters. 

Der komplexeste dieser Bestandteile ist das maßgebliche Urlaubsentgelt. Wir erklären dir den genauen Prozess später. 

Bei der Berechnung der Urlaubsrückstellung wird zwischen der Steuer- und der Handelsbilanz unterschieden. Konkret schließt die Handelsbilanz einige weitere Kosten und Aufwendungen mit in die Urlaubsrückstellung ein. 

Zu berücksichtigende Kosten und Aufwendungen für Urlaubsrückstellungen in der Steuerbilanz:

• Jahres-Bruttoarbeitsentgelt
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• Urlaubsgeld
• Weihnachtsgeld; sofern es einen festen Bestandteil der Bezüge darstellt
• Lohnabhängige Nebenkosten wie beispielsweise Beiträge zur Berufsgenossenschaft

Zusätzlich zu berücksichtigende Kosten und Aufwendungen für Urlaubsrückstellung in der Handelsbilanz: 

• vermögenswirksame Leistungen, Jubiläumsrückstellung 
• sowie Zuführungen zu Pensionsrückstellungen

Nicht berücksichtigt werden bei der Urlaubsrückstellung folgende Kosten und Aufwendungen: 

• Weihnachtsgeld in Form einer jährlich vereinbarten Sondervergütung
• Pensionsrückstellungen
• Vermögenswirksame Leistungen
• Jubiläumsrückstellungen
• Ausbezahlte Tantiemen
• Verwaltungskosten

Bei der Durchschnittsberechnung werden alle Mitarbeiter als Gruppe zusammengefasst. Das reduziert den Arbeitsaufwand erheblich. Dennoch ist diese Methode bei stark schwankenden Lohnstrukturen nicht empfehlenswert, denn es besteht die Gefahr von Über- und Unterbewertungen. 

Die genaue Berechnung der Durchschnittsberechnung zeigen wir dir im folgenden. 

Um die Urlaubsrückstellung zu berechnen, müssen wir zunächst die Bestandteile der Gleichung feststellen. Zur Wiederholung, das ist unsere Rechnung: 

Teilst du den ermittelten Wert für das maßgebliche Urlaubsentgelt durch die tatsächlichen Arbeitstage, erhältst du den Tagessatz pro Urlaubstag. 

Grundsätzliche bleibt die Rechnung bei der Durchschnittsberechnung von Urlaubsrückstellung gleich wie bei der individuellen auch. Doch statt mit den individuellen Werten der Mitarbeiter zu rechnen, werden hier die einzelnen Werte summiert. 

Um also die Durchschnittsberechnung durchzuführen, müssen zunächst alle Gehalts- und Lohnkosten summiert werden. Darauf folgen alle Arbeits- und Feiertage aller Mitarbeiter als Summer. Zum Schluss müssen alle offenen Urlaubstage der Arbeitnehmer miteinander addiert werden. 

Statt in unserer Gleichung die individuellen Daten einzugeben, werden nun jeweils die Summen der Werte genutzt. Das bedeutet, die Rechnung sieht wie folgt aus: 

Gebildete Rückstellungen müssen wieder aufgelöst werden, wenn eine Verbindlichkeit nicht mehr besteht. Die Auflösung von Rückstellungen kann auf drei Arten erfolgen:

1. Wenn die Höhe der Rückstellung mit dem ausbezahlten Betrag (auch Aufwand genannt) übereinstimmt, ist die Auflösung erfolgsneutral.
2. War die Rückstellung jedoch größer als die notwendige Auszahlung, muss der den Aufwand übersteigende Betrag als sonstiger betrieblicher Ertrag verbucht werden.
3. Sollte die Rückstellung zu gering gewesen sein und reicht für die Auszahlung nicht aus, muss ein zusätzlicher betrieblicher Aufwand verbucht werden.