Eine Kunden-Story - So konnte sich Quadrat P dank clockin digitalisieren

Quadrat P ist ein Innenausbauer im Bereich Kino und Gastronomie und deckt in diesem Bereich alles von der 3D-Visualisierung und dem ersten Entwurf bis hin zur Fertigstellung ab. Das heißt, hier werden nicht nur klassische Tischlerarbeiten verrichtet, sondern auch geschweißt, verkabelt und installiert. Dabei wird alles, was am Ende beim Kunden eingebaut wird, Inhouse produziert. 

Wie viele Unternehmen im produzierenden Gewerbe steht auch Quadrat P zurzeit vor vielen neuen Herausforderungen: Es kommt zu vielen Engpässen in der Beschaffung von Rohstoffen; Lieferketten und -termine können nicht eingehalten werden und zusammen mit der Inflation steigen so die Preise. Ineffiziente, bürokratische Prozesse können in dieser Situation die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bedrohen. 

Auch Quadrat P hat in der Vergangenheit mit solchen Prozessen kämpfen müssen. Benne Pier, einer der Mitbegründer von Quadrat P und zuständig für die 3D-Visualisierung von Projekten, Buchführung und das Personalmanagement, erzählt, wie die Zeiterfassung zuvor abgelaufen ist:

“Bis jetzt war es immer so, dass wir die Zeiterfassung so gehandhabt haben, dass wir digital erfasst haben, mit einer App, die nicht reibungslos funktioniert hat und auch in der Usability für die Jungs und Mädels, die hier arbeiten, einfach relativ unübersichtlich und schlecht war. Dazu konnte man keine Urlaubsanträge in der App stellen oder Fahrzeiten separat abbuchen.”

Aber wohl der größte Knackpunkt war die Tatsache, dass nicht auf einzelne Projekte gebucht werden konnte. So wurde zwar die Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeitenden erfasst und diese konnten entsprechende entlohnt werden, doch mussten alle Arbeitszeiten weiterhin händisch einzelnen Projekten zugeordnet werden – ein Arbeitsaufwand, der unglaublich viel Zeit und damit Geld kostete.

Das hat schwere Auswirkungen auf das Unternehmen selbst. Benne erzählt:

“Insgesamt ist durch die schlechte Benutzeroberfläche und die fehlenden Optionen sehr viel Zeit stiften gegangen bei den Mitarbeitenden, die wir anders natürlich viel effizienter hätten nutzen können und nutzen müssen. Weil gerade auf der einen Seite Lieferketten nicht eingehalten werden konnten und auf der andere Seite Zeit verschenkt wird. Das ist natürlich die maximale Ineffizienz.”  

Bei der Suche nach einer neuen, benutzerfreundlicheren Lösung stießen Benne und seine Kollegen auf clockin. Dabei begeistert vor allem die Einfachheit der Webseite und eine gradlinige Kommunikation. Nach der erfolgreichen Registrierung für eine Testphase und dem ersten Kontakt mit Mitarbeitenden von clockin, merkt das Team schnell: „Mit dem Support von clockin sind wir in solche Muster gerutscht, dass wir direkt gemerkt haben, dass das eigentlich von alleine läuft.“ 

Mittlerweile nutzen die Jungs und Mädels bei Quadrat P clockin schon seit einem Jahr. Mit einem einfachen Klick stempeln sich die Mitarbeitenden morgens auf ihrem Smartphone ein und abends genauso simpel wieder aus. 

Die größte Auswirkung hat clockin aber vor allem auf die Projektarbeit. Der entsprechende Mitarbeiter kann sich ohne Probleme auf ein einzelnes Projekt stempeln, um so die Arbeitszeit für den Kunden gesondert zu erfassen. So können im Nachhinein nicht nur einfacher Rechnungen gestellt werden, sonder Ressourcen im Voraus besser geplant werden. 

Ebenso verringert die Möglichkeit, Fahrzeiten innerhalb der Projekte erfassen zu lassen, die bürokratische Mehrarbeit um ein vielfaches. Was zuvor umständlich in Ordner festgehalten und später händisch umgetragen werden musste, erfasst clockin durch wenige Klicks separat.

Dazu kommt, dass sich Mitarbeitende durch das Scannen von QR-Codes auf einzelne Maschinen stempeln können. So kann später in der Erstellung von Rechnungen nicht nur genau nachvollzogen werden, welche Maschinen für dieses Projekt verwendet wurden, sondern auch wie lange sie im Einsatz waren. Das ermöglicht Quadrat P Projekte realistisch abbuchen zu können.

Auch Urlaubsanträge und Abwesenheiten können jetzt erstmalig digital bearbeitet werden: “Urlaubsanträge können jetzt digital angefordert werden. Dann kriegt der Administrator ein Pop-Up, dass ein Mitarbeiter einen Urlaub beantragen möchte, und kann entweder genehmigen oder ablehnen. Das ist ein super Funktion. Und dann natürlich die Krankmeldungen: Der Mitarbeiter kann an dem Tag nicht zur Arbeit kommen, weil er krank ist? Dann kann er sich einfach über clockin krankmelden und seine Krankmeldung hochladen”, schwärmt Benne. So können nicht nur Ressourcen besser organisiert werden, sondern sind auch Mitarbeiterdaten übersichtlicher an einem Ort gespeichert und leicht abzurufen.

Benne erklärt, ihm gefalle vor allem die einfache Nutzerführung der App: “Für uns ist es jetzt insgesamt deutlich übersichtlicher: Wir können den Mitarbeiter viel besser nachvollziehen, wie viele Stunden er geleistet hat, wann welcher Urlaub anfällt und zu große Produktionslücken. Das ist natürlich das Wichtigste in der Planung.”

Durch die Automatisierung von Prozessen wie der Arbeitszeiterfassung und Erfassung von Projektzeiten kann Quadrat P sich jetzt wieder auf die wesentlichen Dinge im Arbeitsalltag konzentrieren.