Transparenz schaffen mit digitaler Zeiterfassung
Das Erfassen von Arbeitszeiten bedeutet mehr als nur die schlichte Erfassung von Daten. Dass damit eben auch eine Transparenz und Sicherheit geschaffen wird, hat uns Thomas Mersmann erzählt. Für ihn ist clockin nicht nur ein Tool, um die Zeiten seiner Mitarbeiterinnen zu dokumentieren, sondern auch ein Schritt in die Zukunft, der gerade in Arztpraxen noch zu selten gegangen wird.
Arztpraxen leiden unter der Zettelwirtschaft
Thomas Mersmann hat eine Zahnarztpraxis im Münsterland, bietet Behandlungen für die ganze Familie an und wird dabei von neun Arzthelferinnen unterstützt. Dabei haben er und sein Team sich auf moderne Behandlungsmethoden und eine fortschrittliche Ausrüstung spezialisiert, um den Patienten eine Zahnmedizin des 21. Jahrhunderts zu bieten.
Arztpraxen seien heutzutage von sehr viel Bürokratie belastet, erzählt Mersmann. Viele Daten und Informationen müssen gemanagt werden – und das Ganze auch noch datenschutzkonform.
“Es gibt so viele Informationen, die einfach nur über eine Software zu handeln sind: Patientendaten, Tagespläne, Rechnungswesen, Kontoführung, Qualitätsmanagement … das geht alles eigentlich nur über eine gute Software.”
Das sei aus seiner Sicht nur mit einer guten Digitalisierung auch einfach und effizient umzusetzen. Ein Teil dieses Digitalisierungsprozesses ist für ihn die Arbeitszeiterfassung.
Zeiterfassung war zuvor so gut wie nicht existent
Natürlich wurden in der Zahnarztpraxis Mersmann auch zuvor schon Überstunden erfasst. Doch das lief sehr umständlich und weder effektiv noch transparent ab: Mit dem guten alten Zettel und Kugelschreiber. Mitarbeiterinnen kamen auf Mersmann zu, wenn sie diese abbauen wollten und trugen dies dann händisch im Kalender ein. Digitale Tools wurde in diesem Prozess nicht genutzt.
“Das hört man auch aus anderen Arztpraxen”, berichtet Mersmann. “Da werden Zettel geschrieben, die werden alle paar Monate einer Mitarbeiterin gegeben, die sie dann wiederum alle paar Monate mal dem Chef vorlegt. Dabei geht dann zu viel verloren. Und das kann nicht sein, das will keiner, meiner Mitarbeiterinnen nicht und ich auch nicht.”
Digitale Prozesse mit Leichtigkeit etabliert
Durch einen Beitrag des WDR stößt Thomas Mersmann auf clockin. “Die Einführung der App lief tatsächlich relativ simpel”: Er macht sich mit der Oberfläche vertraut, indem er die unterstützenden Wege nutzt, die clockin ihm bietet. Mit YouTube-Videos lässt er sich erklären, wie er seine Mitarbeiterinnen in der Software anlegt und bei kniffligen Angelegenheiten ruft er den Support an oder nutzt die Chatfunktion auf der Webseite. So kann er clockin innerhalb kürzester Zeit effektiv einführen.
Er akquiriert zwei Mitarbeiterinnen, um die App mit ihm zu testen. Das macht ihm das Etablieren im gesamten Team im nächsten Schritt leichter und er erhält direkt Feedback aus einer anderen Perspektive.
Der Plan ist, die Zettelwirtschaft aus dem Büro zu schaffen und mehr Zeit für Patienten, Firma und Familie zu haben. “Ich versuche, als Zahnarzt alles einfach an einem Ort zu behalten. Und zwar in meinem Büro, mit einer Software, auf die ich von meinem PC aus hier in der Praxis, aber auch Zuhause im Home-Office, zugreifen kann”, sagt Mersmann.
Eine Lösung nicht nur für den Chef
clockin löst für Thomas Mersmann und sein Team primär das Problem der korrekten Zeiterfassung. Seine Mitarbeiterinnen stempeln sich ein, wenn sie morgens zur Arbeit erscheinen und zur Mittagspause und zum Dienstschluss wieder aus. Die korrekte Erfassung ist Thomas Mersmann dabei sehr wichtig: “In der Zahnarztpraxis arbeiten wir nie auf die Minute genau. Da wird immer mal fünf Minuten in die Mittagspause reingearbeitet. Und das muss einfach erfasst werden, damit alles korrekt abläuft.”
Alle Mitarbeiterinnen haben über die App Zugriff auf ihre Daten. Das bringt nicht nur Ordnung in die enorme Bürokratie, sondern schafft auch Transparenz, denn es ist immer Raum für Korrekturen oder Nachfragen. Die Bedienung ist einfach, nichts muss mehr mit Tabellen oder Zetteln organisiert werden und die Prozesse sind klar.
Gerade, wenn es um Notdienste am Wochenende geht, nimmt clockin dem Team einiges an Stress ab: “Die Dienste fallen mitten in der Nacht an, oder morgens, abends, am Samstag, Sonntag – das kriegen wir mit der App alles wunderbar erfasst.”
Dank digitaler Zeiterfassung mehr Zeit für das Wesentliche
Die App ist auch für ihn als Chef sehr hilfreich. Er hat mit einem Mausklick sämtliche Übersichten über Arbeitszeiten, Überstunden und Minusstunden der Mitarbeiterinnen vorliegen. Wenn jemand eine Frage zu den Arbeitszeiten hat, kann er diese mit ein paar Mausklicks einsehen und korrigieren. Krankmeldungen können per App eingereicht und von ihm in Kürze genehmigt werden.
Auch die Urlaubsfunktion ist in seiner Branche wichtig. Gerade, wenn es ein großes Praxismanagement gibt. So können Urlaubsanträge digital eingereicht und ebenfalls digital bearbeitet werden.
Zukünftig will Thomas Mersmann auch die Lohnbuchhaltung mithilfe von clockin komplett abgeben. Er kann sich so einiges an Zeit sparen und gleichzeitig aber auch viel schneller auf wichtige Informationen zugreifen, als früher. Denn mit der DATEV-Schnittstelle läuft sein gesamtes Personalmanagement jetzt digital ab und er kann auf Aktenordner verzichten.
“Ich habe durch clockin jetzt mehr Zeit für meine Kernarbeit, mein Team und meine Familie”, sagt Mersmann. “Meiner Meinung nach gehört so eine App wie clockin einfach in jede moderne Arztpraxis. Nicht nur, um mit der Zeit mitzugehen, sondern auch, um für jüngere Mitarbeiter attraktiv zu bleiben.”
Probier es doch selber aus. Gehe mit clockin den ersten Schritt in die digitale Transformation. Einfach und selbsterklärend.