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Saubere Arbeitszeiterfassung und Dokumentation auf der Baustelle

Erstellt von Karla Terhaar | | Zeiterfassung

Sauberkeit und Ordnung sind Themen, die nicht unbedingt mit der Baubranche verbunden werden. Dabei sind dies wichtige Bestandteile für das Leiten eines Bauunternehmens. Und dazu gehört nicht nur das saubere Arbeiten und ein ordentliches Vorgehen auf der Baustelle, sondern auch im Büro. Dieser Schritt ist ohne digitale Tools kaum umsetzbar. Frank Vorwerk ist ihn mit seinem Bauunternehmen gegangen und hat uns erzählt, wie mithilfe von digitale Arbeitszeiterfassung nicht nur der analoge Stundenzettel im Unternehmen verschwunden ist.

Es heißt den Dreck auf der Baustelle zu lassen

"Baustellen sind dreckig, staubig und unordentlich.“ Das ist ein Klischee, das auf das Stuckateur- und Putzunternehmen Heinz Vorwerk GmbH nicht zutrifft. Sauberkeit und Ordnung zieht sich nicht nur durch die Arbeit vor Ort, auch im Büro legen Frank Vorwerk, geschäftsführender Gewerkschafter, und sein Team großen Wert darauf, dass Prozesse ordentlich ablaufen. 

Zu den täglichen Aufgaben des Bauunternehmens gehören klassische Stuckateurarbeiten mit mineralischen Produkten. Sie machen Außenfassaden, Wärmedämmung, Altbausanierungen, Denkmalpflege und haben sich auf mineralische Oberflächentechniken spezialisiert. 

Ihnen ist sehr wichtig, dass ihre hochwertige, designorientierte Arbeit auch innerbetrieblich abgebildet wird. Darum wird viel Wert auf saubere Prozesse und das Einhalten von Standards gelegt. 

Auch die Baubranche hat zu kämpfen

In der Baubranche sind es aber nicht die dreckigen Schuhe, die Kopfzerbrechen verursachen. Es sind Herausforderungen, wie Baukonjunkturen, Fachkräftemangel und Dokumentationspflichten. 

Die durch Corona schleichend verursachte Wirtschaftskrise macht nicht vor der Baubranche halt und so sieht auch Frank Vorwerk den Einbruch der Baukonjunktur als “ganz heißes Thema für das nächste Jahr”. Wenn dazu noch der Nachschub an Fachkräften stockt und bürokratische Prozesse einen großen Aufwand in Anspruch nehmen, ist die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt im Wanken. 

Vorwerk erkennt früh seinen Vorteil in digitaler Transformation

Für viele gehören dreckige Ordner und große Aktenschränke zur Arbeit auf dem Bau ohne Frage dazu. Viele unterschiedliche Projekte und Baustellen bedeuten viele verschiedene Daten erfassen, festhalten und archivieren, damit am Ende Ressourcen kalkuliert und Mitarbeiter korrekt ausgezahlt werden können. 

Dieses Problem wurde bei der Heinz Vorwerk GmbH schon früh erkannt und angegangen. "Es gab ja schon damals das Urteil vom EuGH, also musste irgendetwas passieren. Und ein wesentlicher Punkt ist natürlich, dass die einzige Möglichkeit wirklich konkret und effektiv zu sein ist, die Arbeit im Büro zu digitalisieren. Sonst kommen wir nicht mehr mit. Wir schaffen das nicht mehr“, erklärt Frank Vorwerk.

Damit schließt er auch die Arbeitszeiterfassung seiner Mitarbeiter ein, die laut EuGH-Urteil täglich erfasst werden muss.

Jeder Anfang kann auch leicht sein

Frank Vorwerk beginnt also nach einem digitalen System zur Zeiterfassung zu suchen. Das erste System, für das er sich entscheidet, ist allerdings enttäuschend: “Es gab keine wirkliche App, sondern eher nur einen Start-Stopp-Knopf. Man konnte keine Pausen buchen.” Also bildet er innerbetrieblich eine Test-Gruppe aus gewerblichen Mitarbeitern und Mitarbeitern aus dem Büro, die ausprobieren sollten, was ein solches System eigentlich für sie leisten muss. 

“Das hat natürlich geholfen, dass gerade die, die das anwenden müssen, sich damit beschäftigen”, erklärt Frank Vorwerk. Die Gruppe entscheidet sich für clockin, als dieses eigentlich noch in seinen Kinderschuhen steckte, und stand schnell im nahen Kontakt mit clockin. 

Die deutliche Arbeitserleichterung wird spürbar

Im Unternehmen findet das neue, digitale Tool schnell Anklang. Die Mitarbeiter buchen sich auf der Baustelle einfach ein und die Mitarbeiter im Büro haben die Daten direkt parat. So behält Frank Vorwerk gemeinsam mit  sein Team immer einen Überblick darüber, was im Unternehmen gerade passiert. 

“Ich kann jeden Tag nachschauen, wie viel Stunden auf der Baustelle schon gearbeitet wurde und wie viel vor Ort passiert ist.” 

So werden nicht nur Arbeitszeiten korrekt erfasst. Die Mitarbeiter können sich direkt auf das jeweilige Projekt einstempeln, Fahrzeiten erfassen und Pausen stempeln.

Endlich keine Ordner mehr schleppen

Aber clockin bietet ihm nicht nur die Möglichkeit, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden zu erfassen. Die App ermöglicht es dem gesamten Team, die Projektakten digital von überall einsehen zu können.. Jeder Mitarbeitende hat nicht nur alle wichtigen Dokumente immer bereit, sondern kann auf der Baustelle auch Fotos, Notizen und Absprachen in der digitalen Projektakte festhalten. Diese Daten können direkt im Büro eingesehen werden. Das erleichtert die Kommunikation im Unternehmen immens.

Ein wichtiger Bestandteil liegt für Frank Vorwerk aber auch in der Möglichkeit, Checklisten anlegen zu können. Das ist für das Unternehmen eine wesentliche Erleichterung in der Vorbereitung:

“Da wird alles abgefragt und nichts vergessen. Du machst einen Job hundertmal und vergisst doch immer das Gleiche. Das passiert einfach nicht mehr. Wir haben eine Checkliste für Arbeitsvorbereitung, Gefährdungsanalysen, Schlechtwetter, Baustellenkolonnen und so weiter.” 

40 % Zeitersparnis durch Digitalisierung

Das clockin Büro-Center hilft Frank Vorwerk nicht nur dabei, jederzeit den Überblick zu behalten: „Ganz wesentlich ist für uns die Übertragung sämtlicher Daten aus clockin in DATEV. Das hilft für die Lohnabrechnung.“ 

Wofür die Mitarbeitenden im Büro zuvor fünf Tage gebraucht haben, schaffen sie jetzt, dank der Schnittstelle, in drei Tagen. "Und wenn wir da jetzt noch ein bisschen sauberer werden, wird es noch ein Tag weniger", erzählt Vorwerk.  

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