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Papierloses Büro: Alle Vor- und Nachteile auf einen Blick

Erstellt von Anastasia Glawatzki  |        Digitale Transformation  

Bei einem papierlosen Büro werden Dokumente in elektronischen Datenspeichern statt in Aktenschränken gelagert. Auch die Übermittlung erfolgt auf elektronischem Weg: etwa per Dateiserver, Mail oder über Nachrichtendienste. Doch was sind die Vor- und Nachteile vom digitalen Arbeitsalltag? Und sind wir in Deutschland nicht längst in einem papierlosen Zeitalter angekommen?

Die Vorteile eines papierlosen Büros

In Zeiten von Globalisierung und New Work sind die Unternehmen klar im Vorteil, die ihre Geschäfts- und Arbeitsprozesse digital erledigen. Das papierlose Büro leistet einen wichtigen Beitrag dazu.

 

1. Einfacher, mobiler Zugriff

Das papierlose Büro ist nicht an Ort und Zeit gebunden. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Mitarbeitende von überall aus mit jedem Endgerät auf alle Dateien zugreifen. Die Corona-Pandemie und das damit verbundene Homeoffice für viele Mitarbeitenden haben gezeigt, wie wichtig der mobile Zugriff ist. Doch auch nach der Pandemie werden Mitarbeitende Flexibilität einfordern:

„Homeoffice wird in Bürojobs so selbstverständlich sein wie einst Büropräsenz. Viele Menschen haben die Arbeit im Homeoffice seit Corona zu schätzen gelernt und wollen nun nicht mehr darauf verzichten. Bei StepStone.de ist der Anteil der Suchanfragen nach Jobs mit Homeoffice-Option 2021 im Vergleich zum letzten Jahr um 105 Prozent gestiegen.“ (Zitat HR Journal)

Um auch in Zukunft attraktiv für Bewerber zu sein und die bestehenden Mitarbeitenden zu halten, müssen Unternehmen ihnen Flexibilität bei der Arbeitsplatzwahl bieten. Der mobile Zugriff auf alle Arbeitsmaterialien ist dafür essenziell.

2. Bessere Zusammenarbeit

Dadurch, dass Dokumente für alle Mitarbeitenden jederzeit und an jedem Ort verfügbar sind, können sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Auf diese Weise entfällt die Wartezeit, bis andere Kollegen ihren Beitrag zum Dokument beendet haben. Das Ergebnis: höhere Produktivität. Gleichzeitig sind Änderungen in der Datei immer für alle nachvollziehbar, was Absprachen erleichtert.

In modernen Unternehmen wird abteilungsübergreifende Zusammenarbeit immer wichtiger. Starre Strukturen brechen auf, Vernetzung wird großgeschrieben. Zur Koordination der Teams eignen sich Kollaborations- und Projektmanagement-Tools.

 

Auftragsdokumentation und Projektzeiterfassung mit clockin

Nimm dein papierloses Büro in deiner Hosentasche mit. Mit der clockin Projektakte vereinfachst du die Kommunikation in deinen Teams, denn deine Mitarbeitenden halten Projektfortschritte für alle sichtbar fest. Gleichzeitig kannst du Arbeitszeiten bestimmten Projekten zuordnen und deine Kundenaufträge vom ersten Briefing bis zur Rechnungsstellung vollständig digital abwickeln.

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3. Schnellere Suche

In papierlastigen Büros werden Unterlagen in Ordern abgelegt und in Aktenschränken gelagert. Bei vielen Dokumenten entsteht so schnell eine aufwändige Zettelwirtschaft. Mitarbeitende müssen sich durch Dutzende Papiere wühlen und verlieren dabei wertvolle Zeit.

In den meisten DMS gibt es eine Volltextsuche, die das Auffinden erleichtert. So kannst du zum Beispiel nach einzelnen Inhalten eines Dokuments oder nach dem Dokumenttitel suchen. Zwar können auch digitale Ablagen mit der Zeit unordentlich werden. Allerdings kannst du sie leichter pflegen und ordentlich halten als traditionelle Aktenschränke. Statt deine Unterlagen auszuheften und woanders hin zu transportieren, kannst du Dateien per One-Click verschieben oder löschen.

4. Platzersparnis

Hast du vergessen, wie viel Platz du in deinem Büro eigentlich hast? Sobald dein Unternehmen auf papierloses Wirtschaften umgestiegen ist, wirst du sofort einen optischen Unterschied merken. Akten und Schränke verschwinden und die freie Bürofläche kannst du für andere Zwecke verwenden. Stell doch zum Beispiel einen Kicker herein. ;)

5. Höhere Datensicherheit

Die Soft- und Hardware, die zur Speicherung von Dokumenten verwendet wird, ist meistens sehr sicher. Durch automatische Backups gehen Daten nicht so leicht verloren. Zudem lassen sie sich auch gegen Ausdrucken, Kopieren und unbefugte Weitergabe schützen.

Es ist wahr, dass bei online gelagerten Daten immer das Risiko von Hackerangriffen oder Cyberspionage besteht. Allerdings ist diese Gefahr eher menschlich und nicht Software-bedingt. Wenn Sicherheitsmaßnahmen beachtet werden, sind deine Dokumente online sicherer verwahrt als in deinen Aktenordnern.

Mit diesen Maßnahmen kannst du die Datensicherheit in deinem Unternehmen erhöhen:

  • Sichere Passwörter
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Regelmäßige Datenbackups
  • Mehrfache Datensicherung in zwei oder mehr Ablagen
  • Verschlüsselung von Daten und von Kommunikation
  • Individuelle Zugriffssteuerung
  • Verschlüsselte WLAN-Verbindungen

Zusätzlich kannst du deine Mitarbeitenden über Datensicherheit aufklären, etwa in Hinblick auf Phishing-Mails.

6. Informationsgewinnung

In traditionellen Büros mit Aktenordnern sind zentrale Informationen nicht für alle Beteiligten einsehbar, z. B. wenn Mails nicht weitergeleitet oder Akten nicht ins Regal zurückgestellt werden. Dadurch werden Mitarbeitende bei der Arbeit gebremst. Im schlimmsten Fall gehen sie davon aus, dass die entsprechenden Dokumente nicht existieren und verschwenden ihre Zeit damit, diese neu anzufertigen.

In papierlosen Büros verhinderst du, dass wichtige Dateien untergehen. Gleichzeitig sorgst du für eine Informationsgewinnung: Wenn Dokumente für alle abrufbar gespeichert sind, können Zusammenhänge erkannt werden, die sonst nicht sichtbar wären.

 

Fallbeispiel: Wie Digitalisierung Leben rettet

Dass Informationsgewinnung in manchen Fällen sogar Leben retten kann, beweist das Fallbeispiel von der Feuerwehr Ahlen. Alle wichtigen Informationen zum Einsatz werden in einem Ordner zum Einsatzgebiet verwahrt. Wenn es brennt, müssen die Feuerwehrkräfte diese erst einmal heraussuchen, bevor sie losfahren können. Dank der Auftragsdokumentation mit clockin bekommen sie alle Informationen direkt aufs Tablet – während sie bereits unterwegs sind. Die Minuten, die dabei gespart werden, können entscheidend sein.

7. Zeit- und Kostenersparnis

Mit digitaler Organisation sparst du Kosten für Porto, Versand, Tinte und Papier. Das ist gerade in der jetzigen Situation vorteilhaft, da die Corona-Krise höhere Preise für Drucker- und Briefpapier bedingt. 

Gleichzeitig sparst du eine andere wichtige Ressource: Zeit. Denn mit den technischen Tools zur Organisation und Automatisierung, die mit einem papierlosen Büro einhergehen, werden viele Prozesse beschleunigt und verschlankt. So bleiben mehr Kapazitäten für das Tagesgeschäft übrig.

8. Höhere Kundenzufriedenheit

In einem papierlosen Büro können Kundenanfragen schneller und besser erledigt werden. Dank der übersichtlichen Cloud-Speicherung kannst du die nötigen Dokumente zügiger finden und verschicken. Und moderne Projektmanagement-Tools gestalten Arbeitsprozesse effizienter und qualitativer. In einer Arbeitswelt, in der sich der Anspruch der Kunden immer weiter in Richtung digitaler B2C-Kommunikation entwickelt, ist Automatisierung ein großer Helfer.

9. Pluspunkt für die Employer Brand

In Zeiten des Fachkräftemangels müssen Unternehmen in die Arbeitgebermarke investieren, um langfristig attraktiv für Bewerber und Mitarbeitende zu bleiben. Mit einem papierlosen Büro trittst du als digitalisierter, fortschrittlicher Arbeitgeber auf, was vor allem für die junge Arbeitnehmergeneration interessant ist. Als Digital Natives sind die jetzigen Azubis, Studierenden und Absolventen in einer Online-Welt aufgewachsen und wollen auch auf der Arbeit digitale Tools nutzen. Ein Unternehmen, das ihnen diese Möglichkeit bietet, landet entsprechend oben auf der Präferenzliste.

10. Nachhaltigkeit

Bei der Produktion von Papier wird eine große Menge Holz, Energie und Wasser verbraucht. Diese kannst du in einem papierlosen Büro einsparen und der Umwelt nebenbei etwas Gutes tun.

Die Nachteile eines papierlosen Büros

Wie jede andere Arbeitsstruktur hat auch das papierlose Büro Nachteile. Allerdings lassen sie sich einfach beheben und sind nicht zentral. Langfristig profitieren die Unternehmen, die ihre Arbeitsprozesse digitalisieren.

 

1. Umstellung notwendig

Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist mit gewisser Arbeit verbunden. So müssen eventuell neue Geräte angeschafft werden und es fallen Kosten für Software an. 

ABER: Gute Organisation ist der Schlüssel, mit dem bereits hunderten Unternehmen der Umstieg gelungen ist. Am Anfang steht die Analyse des Ist-Zustands und die Festlegung von Zielen: An welchen Stellen möchtet ihr zukünftig digital arbeiten? Interne Prozesse müssen angepasst, bestehende Dokumente digitalisiert und Mitarbeitende geschult werden. Mit einem realistischen und genauen Plan gelingt die Umstellung jedem Unternehmen. Wichtig ist, dass der Umstieg schrittweise erfolgt und alle Abteilungen und Mitarbeitende eingebunden werden.

2. Internet- und Stromabhängigkeit

Cloud-Lösungen sind auf Strom und Internet angewiesen. Viele befürchten, dass Daten bei Verbindungsproblemen nicht verfügbar seien oder verloren gehen könnten.


ABER: Viele modernen Lösungen sind offline-fähig. Zudem könnt ihr mit regelmäßiger Überprüfung von Hardware und externer Datensicherung ganz verhindern, dass sensible Daten beschädigt werden oder verschwinden.

3. Digitale Affinität

Ein Gegenargument, das Arbeitgeber häufig gegen papierlose Büros vorbringen, ist die digitale Affinität ihrer Mitarbeitenden. Vor allem in größeren, traditionellen Unternehmen finden sich eher Mitarbeitende, die an analogen Arbeitsmethoden festhalten wollen. Bei der Digitalisierung des Arbeitsalltags müssen sie meistens intensiver betreut werden.


ABER: Eine Lösung ist intuitive, benutzerfreundliche Software, die keine lange Einarbeitung erfordert. Die meisten Systeme könnt ihr eine bestimmte Zeit lang kostenlos testen. Hol dir in dieser Phase Feedback von deinen Mitarbeitenden ein: Wie gut kommen sie mit der Software zurecht? An welchen Stellen bestehen Schwierigkeiten? Zudem kannst du deinen Mitarbeitenden vergegenwärtigen, wie genau sie selbst vom digitalen Büro profitieren werden. Mit direkter Kommunikation und enger Abstimmung könnt ihr Hindernisse aus dem Weg schaffen.

Ist das papierlose Büro nicht längst Wirklichkeit? – Der Status Quo in Deutschland

„Aber wir arbeiten doch längst digital!“ Ist dir beim Lesen dieser Gedanke durch den Kopf geschossen? Tatsächlich sollte das papierlose Büro schon seit 30 Jahren Realität sein. 1975 wurde im Magazin Businessweek ein Artikel von Arthur D. Little veröffentlicht. Er war Analyst bei einer internationalen Unternehmensberatung und hat prognostiziert, dass der Papierverbrauch der Büros bis 1980 sinkt. Ab 1990 sollten alle Büros papierlos arbeiten.

Wie sieht die Realität in Deutschland aus? Schauen uns wir doch mal die Faktenlage an:

  • Eine Studie von KYOCERA Document Solutions von 2019 zeigt, dass nur vier Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich papierlos arbeiten. 39 Prozent drucken immer noch 21-100 Seiten in der Woche. Besonders KMUs, die die Umstellung auf papierlose Büros oft neben dem regulären Tagesgeschäft erledigen müssen, liegen weit zurück.
  • Eine andere Studie von Bitkom von 2020 gibt eine leicht höhere Zahl für papierlose Büros an, die jedoch auch weit von Littles Prognose entfernt ist: 6 Prozent der deutschen Unternehmen arbeiten digital, weitere 30 Prozent überwiegend papierlos.

Durch die Pandemie haben papierlose Geschäftsprozesse einen Schub bekommen. Dennoch herrscht weiterhin Nachholbedarf in der deutschen Wirtschaft. Durch Plattformen wie Amazon, eBay oder Instagram hat sich der B2C-Sektor in den letzten Jahren massiv digitalisiert. Dieselbe Innovationswelle ist auch in Business to Employee, also den Beziehungen von Unternehmen zu ihren Mitarbeitenden verzögert zu erwarten. Dabei sind papierlose Büros nur der Anfang zu einer neuen, digitalen Arbeitswelt.

Du merkst: Obwohl immer mehr Unternehmen ihren Arbeitsalltag digitalisieren, ist beim Thema papierloses Büro in Deutschland noch viel Luft nach oben. Dabei bietet papierloses Wirtschaften viele Vorteile wie bessere Zusammenarbeit, Flexibilität oder Zeit- und Kostenersparnis. Obwohl die Umstellung einen gewissen Aufwand erfordert, lohnt er sich letztendlich für jedes Unternehmen. Denn die Arbeitswelt der Zukunft ist digital. Bist du es auch?

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